コラム Column

マニュアルは1つじゃない

「マニュアル」と言っても、実はたくさんの種類があります。

• 業務マニュアル：社内の処理作業などの業務プロセスを標準化したもの
• 製品マニュアル：製品の機能や操作方法を購入者に説明するもの
• 教育マニュアル：新人研修などの基礎知識などをまとめたもの

今回は、当社株式会社クイックスが得意としている「製品マニュアル」について説明したいと思います。

マニュアルが必要な理由

「マニュアル」がなぜ必要なのか、皆さんはご存知でしょうか？それにはいくつか理由があります。

• 怪我・トラブルの防止：正しい手順、注意事項を明記して怪我やトラブルを防ぐ
• 顧客満足度の向上　　：機能の理解度が上がり、製品への満足度が高まる
• 問い合わせ数を減らす：FAQなどで問い合わせを減らし、コストを削減する

このように、マニュアルは製品を使用する人の安全や顧客満足度を高めるだけでなく、企業側にとっても負担軽減やブランド力向上といった、様々な効果が期待できます。

マニュアルを外部委託するメリット

次に、マニュアルを外部委託するメリットを紹介します。

品質の良いマニュアル制作が可能

ライティング技術、レイアウト構成、情報整理など、マニュアルに関する専門的な分野に特化した作業者がマニュアルを制作することで、統一感のある分かりやすいマニュアルになることが期待できます。

担当者の負荷軽減

マニュアル制作にはかなりの工数が掛かります。本業と並行しながらマニュアル制作を行うと、どちらかが疎かになったり、残業時間の増加につながったりします。外部委託することで本業に集中でき、残業時間削減などの効果が期待できます。

方式を選べる

紙やPDFはもちろん、外部委託では、HTMLや動画などの様々な媒体で閲覧ができ、実際の現場に合わせた方式にすることで、より活用されるマニュアルになります。

マニュアル制作のフロー

では実際に、マニュアルを外部委託した場合、どのようなフローで作業を行うのか、簡単に紹介したいと思います。

1. 実機確認＆取材
マニュアル制作を担当する担当者により製品の操作や機能を確認し、写真撮影やヒアリングなどを行って実際の製品への理解度を高めます。

2. 目次構成の検討
類似製品や流用製品などから、マニュアルに記載する内容を検討します。目次構成を作成することで、どういった内容をどこに入れるのかが可視化できます。

3. ライティング＆DTP
実機確認や取材した資料をもとに操作方法などをライティングします。TC（テクニカルコミュニケーション）の知識や技法をもとにライティングを行い、最終的な出力方式に合わせたソフトでDTPを行います。

4. 校正＆納品
完成したマニュアルをお客様内でご確認いただき、必要に応じて修正を行った後、データを納品します。

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弊社は30年以上に渡って培ったマニュアル制作・翻訳の実績＆ノウハウをもとに、お客様の課題解決に向けたお手伝い、ご提案をさせていただきます。マニュアル制作でお困りの方は、是非一度お問い合わせください。