コラム Column

マニュアルのWeb化により得られるメリットは、大きく以下の３つです。

では、マニュアルをWeb化するにあたって、どのように進めていけばいいのでしょうか。

マニュアルのWeb化＝HTML化・システム導入を連想される方は多いのではないでしょうか。

しかし、自由につくられたWordやそのほかのデータを一瞬で整ったHTMLなどに置き換える魔法の機能は残念ながら存在していません。

Web化を成功させるためには、順を追ったステップが必要なのですが、有効なWebマニュアルの実現には、まず初めに既存のマニュアルを『標準化された状態』にする必要があるのはご存じでしょうか？

標準化の状態にすることによって、Webマニュアルをさらなる『業務効率化』と『品質向上』へつなげることができます。次のステップを踏んでマニュアルの改善を進めることをお勧めしています。

まずは、Web化する既存マニュアルの調査を第一にはじめましょう。下記一例のように、どれだけの構造要素を使用しているか調査し一覧にまとめます。その後、まとめた要素一覧を分析して、各要素の統一化をおこない、使用する要素を限定します。

マニュアルの構造要素の統一化は、Web化において大変重要な役目を果たします。

マニュアルをHTMLやその先のDX化するプログラムやシステムで作成する際には、必ずマニュアルの構造要素を決定しなければいけないためです。

目次構造のバラつきや要素が乱立していると、マニュアルは統一性が低くなることはもちろん、要素が多いほどWeb化の際の調査・分析費用が加算されていくこととなりコストが増大します。

Web化を検討するのであれば、まずDXに進む・進まないはのちの問題としても、既存マニュアルの調査・分析をし、構造要素を決めることを一つ目のステップとしましょう。

次に、目次・レイアウト・上記①で整えた要素スタイルのルールを作成します。

構造や見栄えにバラつきがあり、どれが重要な手順でどれがどの補足等かなど、迷いながら読む状態では、いくらWeb化をしてもエンドユーザーに優しくないマニュアルとなってしまいます。

また、制作者側でもいろいろな目次構成や項目スタイルがあると、この内容はどの項目にしようかなど判断に迷ってしまい、マニュアル制作に時間がかかってしまいます。

Web化するにあたって、２つ目のステップとして下記のルールを策定します。

このようなことを決めておくことによって、どの制作者でも同じ構成で、同じ項目スタイルを使用できます。文書構造の統一化が図れるとともに、エンドユーザーの迷いも解消されます。

3つ目のステップとして、②で決定した内容を下記一例のようにスタイルガイドにまとめましょう。

個々制作者が作成する結果について、統一性を図ることができます。

また、Web化のためのシステム設計時に必ず必要となってきますので、Web化（HTMLなど）に進む際にシステム会社と相談の上、作成することをお勧めします。

もう一つ、Web化する上で考慮していただきたいのは、ウェブサイトでのヒット性を良くする手法として「SEO対策」があります。

SEO（Search Engine Optimization）とは、「検索エンジンの最適化」です。

Googleなどの検索エンジンで、あるキーワードを検索した場合に、特定のウェブサイトを検索結果の上位に表示させる方法のことを意味し「SEO対策」と呼ばれています。

なかなか製品マニュアルだけでは使用しない手法ですが、その入り口となるホームページ上に、ヒット性の高いキーワードを多く使用させて、検索結果の上位に表示させることで、検索流入を増やすことができます。

Web化のメリットと Web化に進むために必要な準備について、ご理解いただけましたでしょうか。 こちらだけを見ていると、ハードルが高く大変に思われるかもしれませんが、今後の運用やコスト削減のためには準備が必要です。

ルール策定、スタイルガイド作成と聞いて、なんだか大変だと感じた方は、ぜひクイックスへお問い合わせください。