コラム Column

自動翻訳の運用には

前回は、自動翻訳のメリットと事例を紹介しました。今回は、自動翻訳を導入・運用するための注意点について説明したいと思います。

自動翻訳ツールを選ぶ際に確認すること

自動翻訳ツールは、無料版から有料版まで多岐にわたります。どのツールが自社にマッチするか、以下の項目で考えてみましょう。

翻訳精度

無料トライアルやデモを有効活用して翻訳精度を確認しましょう。

対応言語

対応言語がないとそもそも意味がありません。事前に確認をしましょう。

専門用語への対応

医療、機械などの専門分野に特化した翻訳ができるかを確認しましょう。

セキュリティ

情報漏洩のリスクがあるため、セキュリティ内容は必ず確認しましょう。

使いやすさ

無料トライアルやデモなどで使いやすさを確認しましょう。

対応ファイル

翻訳したいファイルに対応しているかを確認しましょう。

あると便利な機能について

上記以外にも、あると便利な機能があります。代表例を挙げました。

用語集などのインポート・エクスポート機能

用語集があることで、文章内の表記ゆれや修正の手間を減らすことができます。

また、翻訳支援ツールとの連携、用語集の管理の方法も確認しておきましょう。

翻訳文字数

プランによっては翻訳できる文字数が制限されている場合があります。

社内の使用頻度によって、どれくらい必要かをしっかりと把握しましょう。

オプションプランや設定

社内のセキュリティ基準を踏まえ、必要なオプションを確認しましょう。

特に、機密情報を翻訳する場合などは必須項目となるでしょう。

トライアルは自分だけで完結させない

自社にマッチしそうな自動翻訳ツールが見つかったとして、皆さんはどのようにトライアルを行いますか？自分だけトライアルしますか？係または課単位でトライアルを行いますか？
正解はありませんが、「関わる方全員（部課長含む）」にトライアルで自動翻訳ツールを触ってもらうべきだと考えています。
理由は、業務にマッチするかを担当者自身に見極めてもらう必要があるからです。

経験上、自動翻訳ツール1つで会社すべての翻訳をカバーするのは困難です。なぜなら、自動翻訳ツールはそれぞれ得意な言語や苦手な言語があり、お客様によって欲しい機能やセキュリティ基準が変わるためです。

そのため、「関わる方全員」にトライアルを試してもらい、業務にマッチするかを判断してもらい、フィードバックをもらうことが大切です。
それぞれの課にマッチした自動翻訳ツールを選ぶのか、はたまた共通で同じものを使用するのか、トライアルは導入後の使われやすさを大きく左右する重要なセクションです。

運用は根気強く続けましょう

ツールを導入しても、結局使われずに終わってしまったことはないでしょうか？マニュアルを作成しても読まれない。システムを入れたけど使われない。こういったことは運用でカバーしていく必要があります。
例えば、ツールを使用できる条件や時期を決める、使ったことで得られるメリットを説明する、簡単なものからトライアルできるようにする等、まずは触ってもらうことが大切です。

次に、実際に使用してもらうために、付属のマニュアルを共有したり、自分で簡易的なマニュアルを作成して、さらに使ってもらう頻度を高めていきましょう。
あくまで一例のため、実際にはもっと細かく運用ルールを決める必要があります。

定着して運用されていくには、かなりの時間と工数がかかるので、途中であきらめず根気強く続けていくことが大切です。

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