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マニュアル
2023-06-20
化石マニュアルはいかにして生まれるか。理由と対策まとめ
「このマニュアル、しばらく更新されていないみたいだけど使えるのかな?」 あなたの会社でこんな声が聞かれたことはありませんか。こんなマニュアルを作らないためにはなにをするべきか、いっしょに考えていきましょう。
1. 社内に散在、だから化石マニュアルはなくならない
「化石マニュアル」とは一体なんのことなのか。はじめにその定義をご説明します。
「化石マニュアル」とは、どのように・いつ・だれが作ったマニュアルなのかわからない文書を指します。
- 元データが不明
- 作成日が不明
- 作成者が不明
このようなマニュアルでは、その内容を信じて作業に取り組むことは難しくなります。すると、そのマニュアルは使われないまま放置され、いつしか担当者の記憶から忘れ去られる化石マニュアルとなってしまうのです。
化石マニュアルのもうひとつの特徴は、社内のどこにあるのか予測がつかないというところです。存在場所が特定できないために、化石マニュアルを撲滅することは非常に困難です。見つけるたびに、対応していくしかありません。
2. どうしてマニュアルが化石化するのか
ではどうしてマニュアルが化石化してしまうのでしょうか。大きな原因として、マニュアル作成ルールが定まっていないことがあげられます。
- 元データの保管場所
- 作成日の表現方法
- 作成者の表現方法
これらがルール化されていれば化石化を阻止する第一歩となります。
【例】
- 元データの保管場所：社内サーバーのマニュアルソースフォルダ
- 作成日の表現方法：マニュアルの表紙に作成日、更新日を明記する
- 作成者の表現方法：マニュアルの表紙に作成者、更新者を明記する
次に、化石マニュアルを生まないためにマニュアル作成ツールもあわせてルール化することをおすすめします。個人が自由にツールを選んで、思い思いのフォーマットでマニュアルを作っていくと、マニュアルの化石化が促進されてしまうためです。
【例】
- 元データの保管場所：社内サーバーのマニュアルソースフォルダ
- 作成日の表現方法：マニュアルの表紙に作成日、更新日を明記する
- 作成者の表現方法：マニュアルの表紙に作成者、更新者を明記する
- マニュアル作成ツール：所定のツールを使用する
- マニュアルフォーマット：所定のフォーマットで作成する
3. まとめ 化石化させないマニュアル作成
最後にマニュアルを化石化させないための対策をまとめます。
- 作成ルールを決める
- 作成ツールを決める
そして、せっかく作ったマニュアルが過去の遺産、化石にならないよう適切なアップデートを心がけてください。
クイックスではマニュアルを化石化させない、活用されるマニュアル作りをサポートするマニュアル活用プラットフォーム「i-ShareDX」を提供しています。化石マニュアルを発掘してしまったあなた。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
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