コラム Column

みなさんは、どんなときに業務マニュアルを作っているでしょうか。業務で使うツールが変わったとき、新しいメンバーが入ってきたとき、前任者からの業務引継ぎのときなどが業務マニュアルを作るきっかけになることが多いですよね。

では、業務マニュアルの更新についてはどうでしょう。今のマニュアルだけでは手順に不足がある、またはツールに変更が入った、というような場合は、既存のマニュアルを修正していく必要があります。

しかし、これがなかなか難しいもので、長期間更新されていない「化石マニュアル」が放置されていることがよくあります。新しいマニュアルを作るのは比較的容易なことですが、そのマニュアルをタイムリーに更新していくのは意外とハードルが高いです。

新しい業務マニュアルを作っても、使える状況になっていない、文書の管理課題が増えてしまう理由はいったい何でしょうか。お客様からお寄せいただく代表的な課題と解決策を前編に３つ、後編で２つご紹介いたします。

まずは、「最新文書がどれなのかわからない」というお悩みです。業務マニュアルは更新されているようだけれど、本当にこれが最新文書なのか確信がもてないということはありませんか。

文書管理の第一歩として、保管場所を決めるところからはじめましょう。文書ごとに保管フォルダを決めて、誰がマニュアルを作っても必ずその場所に保管することをルール化します。また、過去の経緯を確認するためにも最新文書だけではなく、以前の文書も保管しておけるよう、最新文書と同じ場所に、過去文書の保管場所を作っておくとよいでしょう。

文書の保管場所は、そのマニュアルを使う人たちが迷いなくたどり着ける場所にすることが大切です。そして保管場所が決まったら、その場所を広く通知することも忘れずに！探せないマニュアルは、存在しないのと同じです。 

保管場所を決めておいても、誰が作ったマニュアルなのかわからないようでは片手落ちです。どんな経緯で作られたマニュアルなのか知りたい場合はないでしょうか。あるいは、マニュアル内に不明点がある場合、誰に聞けばいいのか困ったことはないでしょうか。

文書作成経緯や内容に疑問があれば、作成者に確認できるよう、文書作成者の名前は必ずいれるようにしましょう。

決められた保管場所にマニュアルは置いてある。作成者の名前も書いてある。でも、いつ作られたマニュアルなのか分からないようでは、情報の信頼性は損なわれます。

作成日を知りたいなら、データのタイムスタンプを確認すればいい？はたして、それで実際の作成日が確認できるでしょうか。誰かがうっかり上書き保存してしまえば、その日付がタイムスタンプとして残ってしまいます。こんなことのないように、作成日は文書内に記載しておくようにしましょう。

前編では、3つのポイントで文書の管理方法をお伝えしました。 後編では、残り2つの課題と解決策についてご紹介をしていきます。

このほかにも社内文書の管理に課題を感じていたら、お気軽にお問い合わせください。なるべくストレスのない管理が進められる対策をご提案させていただきます。