コラム Column

みなさんは業務上の課題を見つけた時、どのような対策をとっていますか？まずは現状を分析し、どこが悪いか確認した上で、対策をたてるのではないでしょうか。マニュアル分析も同じです。「現状を分析」し、「対策をたてて改善」していきます。はじめに以下の2点を分析していきましょう。

1. いまのマニュアルの書き方、構成を分析する（文書分析）
2. いまのマニュアルの共有方法と運用ルールを分析する（運用分析）

現状分析から課題の洗い出しができたら、次に対策をたてて改善していきます。

分析結果によって対策にはさまざまな方法が考えられますが、対策が必要な項目とは、これまでルール化されていなかった項目なのではないでしょうか。足りない項目はルール化し、改善項目を継続的に共有できるようにしていきましょう。

マニュアル改善を行うことは多大な工数が必要となる場合があります。しかし、マニュアルを改善・活用することにより下記のような効果を得る事が出来ます。

• 作業の標準化を行うことで、業務品質の向上
• 作業時間の揺らぎの抑制
• 日々の業務の見える化
• 業務課題が発生した場合の自己解決の促進
• 教育工数の削減

これらの効果により、改善にかかるコストよりも大きなパフォーマンスを得られるため、昨今社内マニュアル・文書の見直しが注目されています。

マニュアル分析の流れと、文書分析手法の概要についてご理解いただけたでしょうか。後編では実際に分析を行う際のポイントについてご紹介します。

また、弊社主催の文書分析ワークショップでは、サンプル文書を使って、詳細な分析手法をみなさんと学ぶ内容になっています。ご興味のある方はぜひお問い合わせください。