働き方改革・
業務効率化実現のヒント

いま、文書管理システムが多くの企業で必要とされる理由

労働人口の減少、転職者の増加
……深刻さを増す労働力不足

1 2030年までの15年間で800万人もの労働人口が減少するといわれるなか、どの企業にとってもリソース不足が深刻な課題になっています。また、転職者の増加、定着率の低下などの背景から、「熟練者のスキルやノウハウを社内に蓄積、継承できない」という課題を抱える企業も多く見られます。一方で、企業のグローバル化がさらに加速しており、外国人労働者を雇用する企業が増え、多国籍・多言語のスタッフの教育に悩むケースも見られます。

さらなる生産性の向上、
業務効率化が各企業の重要課題に

2 国内では市場が成熟するとともに、購買人口も減少しています。消費者は、安くて品質のいいもの、よりよいサービス・接客を求める傾向にあり、企業はさらなる業務効率化や生産性の向上、サービスの高品質化を迫られているのが現状です。企業が生き残り、成長を続けるためには、労働生産性やサービス品質をいかに高められるかが鍵となります。

業務効率化の実現には
「誰にでもわかりやすい業務マニュアル」が必要

3 生産性向上やサービス品質向上のためには、企業のナレッジやノウハウを効率よく共有し、スタッフのスキルを標準化する仕組みづくりが求められます。そこで必要となるのが、初心者や熟練者、日本人や外国人など誰にとってもわかりやすく、必要なときにすぐ閲覧できる「洗練されたマニュアル」です。“使える”マニュアルを効率的に運用できれば、労働生産性の向上、スキルの標準化、サービス品質の向上など様々なメリットが得られます。

このような課題を 文書管理システム i-Shareが解決 します。 i-Shareを導入することにより、様々なドキュメントの作成・管理・閲覧がスムーズに行えるようになります。

マニュアル・文書管理システム i-Shareとは

i-Shareは、マニュアル制作専門会社である当社が30年以上かけて培ってきたノウハウを凝縮したコンテンツ・文書管理システムです。スキルを問わずに作成、更新が簡単に行えるCMSであり、作成した文書は印刷のほか、パソコンやスマートフォンなどで閲覧、検索が可能。入社したてのスタッフにとっても熟練スタッフにとっても見やすく活用しやすい社内文書を、少ない工数で作成できます。

i-Shareひとつで、社内文書、業務マニュアル、ISO文書など様々な文書のコンテンツ管理を行えます。編集の権限設定をきめ細かく行えるので、複数スタッフによる共同編集も可能です。また、翻訳(マルチリンガル)に対応しているため、国内・海外拠点が複数ある企業や、外国人労働者を雇う企業に採用されています。

i-Shareは、働き方改革を推進する
総務、人事、経営企画の方におすすめ!

2019年4月から働き方改革関連法が順次施行され、総務、人事、経営企画部門は様々な対応に迫られています。働き方改革を実現するために、オペレーションマニュアルや社内規定・社内文書の見直しを検討されている方も多いのではないでしょうか。しかし、作業手順書や規定文書の見直しには、多くの手間と時間がかかるものです。貴社でも、次のような課題をお持ちではありませんか?

  • 業務マニュアルはあるが、更新できず結局使われていない

  • 何百ページにもおよぶ社内規定やISO文書は、最新版のファイルがどれかを把握するだけでも一苦労。社内文書をもっと楽に管理・情報共有したい

  • 更新が容易で、必要なときにすぐに参照できる作業マニュアルを整備したい

  • 海外、国内拠点で統一された業務マニュアルを作成し、人材育成を強化したい

  • 作業手順書や規定文書は印刷のコスト、手間がかかる。
    電子化、ペーパーレス化したい

CHECK

i-Share の特長

i-Shareは、マニュアルや規程文書の作成や共有に特化した文書管理システムです。
誰にでも見やすい社内文書を、誰でも簡単に作成できます。

Web上で編集・公開・閲覧 できる

文書の作成や共有は、すべてブラウザ上で完結できるため、環境を問わず導入できます。文書をHTML化できるので、アクセス解析ソフトで閲覧分析も可能です。アクセス数が多いページ、少ないページを把握したり、情報が閲覧され社内に行き届いているかを確認したりできるので、文書の見直しなどPDCAに役立ちます。

ドキュメントの多言語翻訳に対応

日本語と英語といった1対1の翻訳管理だけでなく、英語をベース言語として中国語やフランス語に翻訳するなど多言語バージョンを管理できるので、翻訳作業を無駄なくスムーズに行えます。改版管理、変更箇所の自動抽出ができるので、翻訳の工数削減にも役立ちます。

コンテンツ管理により
記載統一・差分抽出

i-Shareは、文書ファイルを管理するだけのツールではありません。語句や表現の統一、過去に作成した文章の流用、挿入する画像の管理など、記載内容に踏み込んだCMSです。変更箇所の差分を抽出し、「新着情報」として社内周知に利用することもできます。

レビュー機能による
オンライン校正

段落単位でレビューコメントを挿入できるため、作成した文書やマニュアルの校正をオンラインで行えます。変更理由を記録しておくことで、改訂履歴の作成や業務引継ぎ時の情報伝達が可能です。

i-Share の導入事例

  • 教育マニュアル
    多言語対応
  • ISO文書
    文書作成の効率化
  • 業務マニュアル
    品質向上に貢献

教育マニュアル
多言語対応

#

<導入背景>
国内外で多店舗展開している小売業A社では、接客・陳列マニュアルや新商品・キャンペーン情報を紙のファイルで周知していましたが、情報の更新がしにくいうえ、必要な情報をすぐに探し出すことができず、接客品質の低下につながっていました。

<効果>
電子マニュアルの導入によりマルチデバイスからいつでも閲覧できるように。さらに新着表示や検索機能で情報提供がスピーディーになりました。多言語での情報更新もスムーズになり、スタッフ育成、サービス品質の向上を実現。クレームの抑制にも役立っています。

ISO文書
文書作成の効率化

#

<導入背景>
ISO文書や作業手順書など社内文書の作成と管理において、ファイル形式や表記が統一されていない、更新作業に労力がかかる、紙媒体であるため検索性が低いなど、様々な課題がありました。

<効果>
表記ゆれをなくし語句を統一させるサジェスト機能や、文書の構造化を促す統一フォーマット機能により、高い品質の社内文書を作成が可能に。また文書の電子化により印刷費・差し替えコストを削減し、最新版の管理や改訂箇所の確認も容易になりました。

業務マニュアル
品質向上に貢献

#

<導入背景>
多くの拠点を抱える製造業C社では、業務マニュアルを支社・子会社で作成・管理していたため、全社を横断した品質管理において課題を抱えていました。

<効果>
ファイル管理だけではなく、コンテンツ管理もできるi-Shareの導入により、作業手順書や標準書などの業務マニュアルを統一されたフォーマットで作成できるようになりました。また電子化することにより共有・管理も楽になり、マニュアルが活用されることで業務標準化、品質管理に貢献しています。

生産性向上、業務効率化を
実現する文書管理システム
「i-Share」事例集

i-Share の主な機能

まとめる

情報の体系化

仕事の見える化/標準化

つくる

情報をマニュアル化するための
制作環境の整備

マニュアル作成の工数削減/
品質向上

つかう

マニュアルデータのメタ情報の活用

事業と組織のグローバル化を支援

みる

マニュアルの公開と
フィードバック収集環境の整備

社内情報を活用し情報の資産化

導入までの流れと料金

まず、お客様の課題についてヒアリングを行います。その後、環境構築を行い、約2ヶ月で運用を開始できます。直感的にわかりやすい画面設計で、誰でも簡単に使いこなせるのもメリットの一つです。導入時、文書データの登録はお客様に行っていただくことが基本となりますが、オプションで文書データ登録の代行も承ります。料金はご利用されるID数による従量制となっているため、無駄なくリーズナブルな価格で導入が可能です。

  • ドキュメント分析

    1ヶ月

    • ・課題のヒアリング、検討
    • ・既存データの分析
    • ・既存制作フローの分析
  • 運用設計

    0.5ヶ月

    • ・階層構造設計
    • ・出力設定
    • ・例外処理設計
  • 環境構築

    0.5ヶ月

    • ・クラウドサービスの契約
    • ・サーバー環境構築
  • 運用開始まで

    約2ヶ月

    • ・操作手順書の提供
    • ・担当者教育
    • ・作業サポート
    • ・運用課題サポート
  • ・課題のヒアリング、検討
  • ・既存データの分析
  • ・既存制作フローの分析
  • ・階層構造設計
  • ・出力設定
  • ・例外処理設計
  • ・クラウドサービスの契約
  • ・サーバー環境構築
  • ・操作手順書の提供
  • ・担当者教育
  • ・作業サポート
  • ・運用課題サポート

働き方改革、業務効率化に役立つ資料をご用意しました

働き方改革がどの企業においても重要な課題となっている今こそ、業務マニュアルや社内規定書などを刷新して活用することが求められています。 業務効率化を実現するためのマニュアル活用術や、ドキュメント管理ツールi-Shareの特長をまとめました。 ぜひダウンロードして、貴社の業務効率化にお役立てください。

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