コラム Column

 紙文書を電子化して出力紙を減らす。ペーパーレスとは文字通りオフィスから「紙」をなくしていくことです。では、そもそもなんのためにペーパーレスが推奨されているのでしょうか。  

 出力紙を減らすと、出力や配布時間の削減をはじめとしたビジネスの効率化、パスワード保護によるセキュリティ強化、コスト削減、オフィスの省スペースといった改善を見込むことができます。コロナ禍では、ペーパーレス化がリモートワークの手助けとなったことも記憶に新しいところです。また、紙の削減は環境保全にもつながります。  

 日本ではデジタル庁が中心となって、デジタル社会の実現に向けた計画を推進しています。公共サービス提供の改善だけでなく、国際社会での競争力強化のためにもデジタル化が推進されているのです。  

では紙の文書をなくしてしまえば、課題が解決されて、ビジネスはスムーズに進んでいくのでしょうか。実は紙、電子、それぞれに利点があることは、みなさん実感しているはずです。 

一例をあげると、e-文書法では電子保存を容認することが適当でないものとして以下をあげています。

• 緊急時に即座に見読可能な状態にする必要があるもの
  （例）安全のため船舶に備え付けるべき手引書　など 
• 現物性が極めて高いもの
  （例）許可証、免許証　など 
• 条約による制約があるもの 

緊急時にはだれでもすぐに取り出してみることが出来る紙のマニュアルが適していることは、このように法律にも明記されているのです。 

では次に、デジタル化するとよい文書と考えられるものをあげてみましょう。 

• 情報共有すべきメンバーが、部門や場所を越えて存在する文書
  （例）複数のオフィス・工場で、同じ作業が発生する業務のマニュアル 
•  紙出力のコストを削減したい文書
  （例）会議参加者に配布する資料 
• 閲覧許可されたメンバーだけに公開したい文書 

紙、電子どちらにもメリットとデメリットはあります。たとえば、紙文書では電子データの検索機能は備わっていませんし、出力して配布するためのコストがかかります。一方、電子文書の場合は、閲覧するためのデバイスを起動させないと読むことが出来ないため、デバイス起動が困難な現場では紙文書でなければ仕事が成り立たない場合があるでしょう。 

なにを紙文書として残して、なにを電子化していくのか。紙と電子、それぞれのメリットを生かしながら文書作成と管理方法を検討することが、ペーパーレス化成功の鍵となります。 

 このように、ペーパーレス化が進んでも、紙文書すべてがなくなるわけではありません。正しくは、「なくすことができない」というべきでしょう。文書の使用シーンを検討して、紙なのか電子なのか、作成すべき形式を決めていく必要があります。 

また、どちらの形式を選ぶにせよ、文書作成の元データの保管場所を決めておくこともお忘れなく。  

 クイックスでは、紙と電子双方を出力可能なマニュアル活用プラットフォーム「i-ShareDX」を提供しています。ペーパーレス化を推進しながら紙文書も備えておきたいという御社のご要望にお応えします。どうぞお気軽にお問い合わせください。