コラム Column

 バージョン管理とは、文書の変更履歴を記録し、各バージョンの内容を追跡するプロセスです。これにより、誰がいつどのような変更を行ったかを明確にし、文書の一貫性と信頼性を維持します。

一貫性の確保: 最新の情報が常に使用されることで、誤解や誤情報の伝達を防ぎます
履歴の追跡: 変更履歴を参照することで、過去の変更内容を簡単に確認できます。
問題解決の迅速化: 文書の変更履歴を参照することで、問題が発生した場合に迅速に原因を特定し、対策を講じることができます。
コンプライアンスの維持: 規制や業界標準に準拠するために、正確なバージョン管理が不可欠です。

 文書のバージョンを上げるタイミングは、変更の規模や影響度に基づいて決定されます。以下に、具体的なタイミングとその基準を紹介します。

メジャーバージョンの更新（例：1.0から2.0）

メジャーバージョンは、大規模な変更や新機能の追加、または後方互換性がない変更が行われた場合に更新されます。

• 新しいセクションや章の追加: 文書に新しいセクションや章が追加された場合。
• 全体的な構成変更: 文書の構成が大幅に変更された場合。
• 根本的な内容の変更: 基本的な内容やポリシーが大きく変わった場合。

マイナーバージョンの更新（例：1.0から1.1）

マイナーバージョンは、既存の機能の改善や小規模な新機能の追加が行われた場合に更新されます。

• 細部の改善: 既存の内容を改善し、より詳細な説明を追加した場合。
• 小規模な追加: 文書に小規模な情報や補足が追加された場合。
• デザインやレイアウトの調整: 文書の視覚的な要素が改善された場合。

パッチバージョンの更新（例：1.0.0から1.0.1）

パッチバージョンは、軽微な変更が行われた場合に更新されます。

• 誤字脱字の修正: タイポや誤字脱字の修正。
• 軽微な修正: 文書内容の小さな修正や微調整。
• セキュリティの改善: 文書のセキュリティに関する小さな改善。

以下は、文書のバージョン管理の具体例です。

初版（Ver 1.0）の基本構成確立後、Bさんが新しい章を追加しました。これは全体構成の変更のため、メジャーバージョンがVer 2.0に更新されています。その後行われたCさんの修正は、第3章の手順を改善し、詳細な説明を追加したため、マイナーバージョンがVer 2.1に更新されました。次のAさんによる図表の更新と誤字脱字の修正は軽微なものにあたるため、パッチバージョンを更新し、Ver 2.1.1となっています。最後のBさんの更新も微調整のためパッチバージョンが更新されています。

 バージョン管理を効果的に行うためには、以下の方法を取り入れることが重要です。

• バージョン番号の一貫性: メジャー、マイナー、パッチの3レベルで番号を付けることで、一貫性を保ちます。
• 変更履歴の詳細な記録: 変更内容を具体的に記載し、関係者が変更点を容易に理解できるようにします。
• 承認プロセスの明確化: 変更内容を承認するプロセスを明確にし、必要な場合は複数の承認者を設定します。
• 定期的な更新: 文書の変更が発生するたびに、バージョン管理を更新することを怠らないようにします。

 文書のバージョン管理は、情報の一貫性と正確性を確保するために不可欠です。適切なバージョン管理を実践することで、文書の信頼性とコンプライアンスの維持が可能となり、組織の運営がスムーズに進むことが期待できます。バージョン管理の重要性を理解し、効果的な実践方法を取り入れましょう。

【手順書や規定、業務マニュアルの書き方にお悩みの方へ】 

■オンデマンドセミナー公開中
弊社では、業務マニュアルの書き方や管理に関する課題解決のために、オンデマンドセミナーを公開しています。
▶詳しくはこちら  

■初めてのマニュアルづくりガイドブック
初心者向けに、プロのノウハウ20選をガイドブックとしてまとめました。
▶詳しくはこちら