コラム Column

ISO文書の管理は、品質管理基準の維持や法令遵守において不可欠な要素です。手動での管理では、文書の更新やアクセス制限、承認プロセスの追跡が困難であり、時間とリソースを大量に消費します。特に、ISO文書のような厳格な規定がある文書は、誰がいつ作成し、誰が承認したかの管理が煩雑になることが多いです。これに対し、システムを導入することで、以下のような効率化が期待できます。

• 時間の節約: 文書の作成から承認、公開までのプロセスが自動化されるため、手動の作業が減少し、作業時間が大幅に短縮されます。
• 正確性の向上: バージョン管理機能により、最新の文書が常に利用でき、誤った情報の使用を防ぎます。
• 透明性の確保: 承認履歴や変更履歴がシステムに記録されるため、監査対応が容易になります。
• 情報の集中管理: クラウド上で文書を一元管理することで、必要な情報が必要な時に確認でき、情報共有が円滑になり、業務効率が向上します。

i-ShareDXは、ISO文書の管理を効率化するために設計されたクラウドベースのシステムです。このシステムは、文書の作成、レビュー、承認、公開の各プロセスを一元管理し、組織全体のコンプライアンスと品質管理を支援します。

承認ワークフロー

i-ShareDXの承認ワークフロー機能は、上司や関係部署のチェックを含むプロセスを簡単に構築できます。解決できるユーザー課題は、次の通りです。

• 効率的な承認プロセス: 承認依頼や進捗状況がリアルタイムで把握でき、迅速な対応が可能です。これにより、承認プロセスの遅延やコミュニケーションの行き違いを防ぎます。
• 指摘の管理: 「どこに」「誰が」指摘を入れたか、その内容が適切に反映されているかを管理でき、品質文書の正確性が向上します。これにより、指摘事項の見落としや修正漏れを防ぎます。
• 履歴の透明性: 誰がいつ文書を作成し、承認したかの履歴が一元管理されるため、監査時に迅速に対応できます。

公開管理機能

公開管理機能により、必要な情報が必要な時に確認できる環境が整います。解決できるユーザー課題は、次の通りです。

• 情報の一元化: すべての文書がクラウド上で管理され、従業員はどこからでもアクセス可能です。これにより、複数のシステムやファイルに分散していた情報が一元管理されます。
• アクセス権の管理: 文書へのアクセス権限を厳密に管理し、機密情報の保護を強化します。これにより、必要な情報に対して適切な権限を持つ人のみがアクセスできるようになり、情報漏洩のリスクを減少させます。
• 検索機能: 必要な情報を迅速に検索・閲覧できるため、業務効率が向上します。これにより、必要な情報をすぐに見つけることができ、作業の無駄が減少します。

ISO文書の効率的な管理を実現するためには、効果的な文書管理システムの導入が不可欠です。i-ShareDXは、承認ワークフローと公開管理機能に優れたクラウドシステムであり、社内規定や品質マニュアル・手順書などの文書管理を最適化します。これにより、文書管理の効率化、透明性の向上、コンプライアンスの強化が実現できます。i-ShareDXの導入を通じて、業務の標準化と品質管理の向上を図りましょう。詳細については、i-ShareDXのページをご覧ください。