コラム Column

改訂履歴は、文書の変更内容を記録するためのものであり、以下のような利点があります。

• 透明性の確保: 変更内容とその理由が明確になるため、関係者全員が理解しやすくなります。例えば、「第3章の手順を更新」や「セキュリティポリシーの追加」といった具体的な変更内容を記載することで、誰が何をどのように変更したかが一目で分かります。
• トレーサビリティ: 誰がいつ何を変更したかを追跡できるため、問題発生時に迅速に原因を特定できます。これは特に、改訂履歴に改訂日や改訂者を明確に記載することで達成されます。
• コンプライアンスの維持: ISOなどの規格や法令遵守に必要な変更履歴の管理を行うことで、監査対応が容易になります。

改訂履歴を記録する際には、以下の項目を含めることが一般的です。

• 改訂番号: 各改訂を一意に識別するための番号（例：Ver 1.0、Ver 1.1）。
• 改訂日: 変更が行われた日付。
• 改訂者: 変更を行った人物の名前または担当部署。
• 変更内容: 具体的な変更点の説明。
• 承認者: 変更を承認した人物または担当部署。

どの項目を使うかは、文書の種類や重要さ、どれくらい頻繁に改訂があるかによって決めると良いでしょう。特に「承認者」の情報については、変更内容が重要な場合や責任の所在を明確にする必要があるときに記録すると便利です。逆に、監査などが無い軽微な文書では省略しても問題ない場合があります。

以下は、具体的な改訂履歴の書き方の例です。

初心者が改訂履歴を作成する際には、いくつかのよくあるミスがあります。

• 不明確な変更内容:
  変更点を具体的に記述せず、曖昧な表現を使うことで、関係者が変更内容を正確に把握できないことがあります。具体的な変更内容を詳細に記載することが重要です。
  
  
• 改訂番号の一貫性がない:
  改訂番号の付け方が統一されていないと、どの改訂が最新かが分かりづらくなります。番号付けのルールを統一し、一貫性を持たせましょう。
  
  
• 承認者の記載漏れ:
  承認者の名前や部署を記載しないことで、誰が変更を承認したのかが不明確になり、変更の追跡が難しくなります。そのため、特に重要な文書や大きな変更では承認者の情報も記載することが基本です。
  ただし、簡易な文書や内部での軽微な変更の場合には、承認者の記載を省略することも検討できます。その際は、社内のルールやフローの確認から始めることをおすすめします。
  
  
• 履歴の更新忘れ:
  文書の変更があっても、改訂履歴を更新し忘れることで、変更内容が正しく反映されず、後で混乱を招くことがあります。変更が発生するたびに、改訂履歴を確実に更新することを心掛けましょう。
  
  
• 不適切なフォーマット:
  改訂履歴のフォーマットが不統一であったり、読みにくい形式であると、関係者が変更内容を迅速に理解することが難しくなります。読みやすい形式で統一することが重要です。

改訂履歴を記録する際のポイントは、以下の通りです。

• 明確で具体的な記述: 変更内容を具体的に記述し、曖昧な表現を避けます。例えば、「手順3の詳細を追加」や「セキュリティポリシーの項目を新設」と記載することで、関係者が変更点を容易に把握できます。
• 簡潔な表現: 必要な情報を簡潔にまとめ、過度に詳細に記述しないようにします。例えば、「第2章の図表を更新」や「手順5を削除」といった短く明確な表現が効果的です。
• 適切なフォーマット: 表形式や箇条書きなど、読みやすい形式を使用します。例えば、表形式で改訂履歴を記録することで、変更内容が一目で分かるようになります。

 改訂履歴の適切な管理は、業務マニュアルや社内マニュアルの品質を向上させ、組織全体の効率を高めます。透明性、一貫性、トレーサビリティを確保するために、改訂履歴の書き方と管理方法をしっかりと実践しましょう。

改訂履歴の効果的な管理により、文書の信頼性とコンプライアンスの維持が可能となり、組織の運営がスムーズに進むことが期待できます。

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