コラム Column

改訂履歴とは、マニュアルや規定などの文書について、過去に行った変更の内容を時系列で記録したものです。
一般的には、次のような情報を記載します。

• 改訂番号・版番号
• 改訂日
• 改訂した箇所
• 変更内容
• 変更理由
• 改訂者
• 承認者

すべての項目を必ず設ける必要はありません。文書の重要度、改訂頻度、社内の承認フローなどに応じて、必要な項目を決めます。

例えば、日常業務で使う簡易的な手順書であれば、改訂日・変更内容・改訂者だけでも管理できます。一方、品質文書や社内規定など、承認や監査への対応が必要な文書では、改訂番号や承認者まで記録するのが一般的です。

改訂履歴を残す主な目的は、次の4つです。

最新版を明確にする

マニュアルを更新した際に改訂番号や改訂日を記録しておくことで、文書の新旧を判断しやすくなり、古い手順を参照するリスクの低減につながります。 

変更内容を関係者に伝える

「何が変わったのか」が明確になれば、利用者は文書全体を読み直さなくても、今回の変更点を把握できます。

特に、作業手順や判断基準が変更された場合は、対象箇所を具体的に記録することが重要です。

問題発生時に変更経緯を確認する

改訂日、改訂者、変更内容などを記録しておけば、問題が起きた際に、いつどのような変更が行われたのかを確認できます。

変更前の内容も保管されていれば、問題の原因がマニュアルの改訂にあるのか、運用にあるのかを調査しやすくなります。

文書管理の信頼性を高める

一定のルールに基づいて改訂履歴を管理することで、文書の作成・確認・承認が適切に行われていることを示しやすくなります。

品質管理や内部監査などで文書の管理状況を確認する場合にも、変更の経緯を説明しやすくなります。 

改訂履歴を記録する際には、以下の項目を含めることが一般的です。

以下は、具体的な改訂履歴の書き方の例です。
表形式で作成すると変更の経緯を確認しやすくなります。 

表の項目が多すぎる場合は、文書の用途に合わせて簡略化できます。

改訂履歴には、変更内容を簡潔かつ具体的に記載します。

変更した箇所、変更の理由、変更後の内容を組み合わせることで、簡潔でも分かりやすい記録になります。

例えば、次の形を意識すると書きやすくなります。
「どこを」＋「なぜ」＋「どのように変更したか」
記載例：システム変更に伴い、第3章のログイン手順と画面画像を更新 

誤字脱字や表記の統一など、業務内容に影響しない修正まで履歴に残すべきかは、文書の用途や社内ルールによって異なります。

例えば、次のようにルールを分ける方法があります。

改訂履歴に残す変更

• 作業手順の追加・削除・変更
• 判断基準や数値の変更
• 担当部署や責任者の変更
• 使用するシステムや帳票の変更
• 法令や社内規定に関わる変更
• 利用者の行動に影響する変更

改訂履歴を省略できる変更（社内ルールで問題ない場合）

• 誤字脱字の修正
• 句読点の修正
• 意味が変わらない表記の統一
• レイアウトや文字サイズの調整
• 内容に影響しない画像の差し替え

ただし、品質文書など厳密な管理が必要な場合は、軽微な変更も記録対象となることがあります。

担当者ごとに判断が分かれないように、「何を改訂として扱うか」「何を軽微な修正として扱うか」を事前に決めておきましょう。

改訂履歴の書き方や記載ルールを決めていても、WordやExcelなどを使って手作業で管理している場合は、更新漏れや確認ミスが起こることがあります。

特に、複数人でマニュアルを作成・改訂している場合は、次のような課題に注意が必要です。

改訂履歴の更新を忘れる

本文の修正を優先し、改訂履歴への記載を後回しにすると、更新自体を忘れてしまうことがあります。
変更内容が履歴に残っていないと、後から修正の経緯を確認できません。

変更内容の書き方が担当者によって異なる

「一部修正」「内容を更新」など、担当者によって記載の粒度や表現が異なると、何を変更したのか分かりにくくなります。

書き方を統一するためには、記載項目や表現のルールを決めておく必要があります。

改訂番号や日付の更新に漏れが生じる

本文、改訂履歴、版番号、改訂日などをそれぞれ手作業で変更していると、一部の更新を忘れる可能性があります。

本文は新しい内容でも、版番号や改訂日が以前のままになっていると、利用者が文書の状態を正しく判断できません。

変更前後の内容を確認しにくい

改訂履歴には変更内容を記載できますが、実際にどの文章や画像が変わったのかを確認するためには、新旧の文書を見比べる必要があります。

改訂箇所が多い場合は、変更内容の確認に時間がかかります。

確認・承認の進捗が分かりにくい

メールや口頭で確認・承認を依頼している場合、誰が確認済みなのか、どこで止まっているのかが分かりにくくなることがあります。

承認前の文書が誤って共有されるリスクにも注意が必要です。

改訂履歴を適切に運用するには、書き方を統一するだけでなく、本文の修正、履歴の記録、確認、承認、公開までを一つの流れとして管理することが重要です。 

Q. 改訂履歴はマニュアルのどこに載せますか？

一般的には、表紙の次のページ、目次の前後、または文書の末尾に掲載します。
利用者が見つけやすく、すべての文書で掲載場所が統一されていれば、どの位置でも問題ありません。

文書管理システムを使用している場合は、本文とは別にシステム上で履歴を確認できる場合もあります。

Q. 初版も改訂履歴に記載しますか？

初版を「Ver.1.0」「第1版」などとして記録しておくと、文書がいつ作成されたのかを確認しやすくなります。変更内容には、「初版作成」「新規制定」などと記載します。

Q. 改訂と改定の違いは何ですか？

一般的に「改訂」は、文書の内容を見直して修正することを指します。
「改定」は、制度、規則、価格、基準などを変更して、新しく定める場合に使われることが多い言葉です。

ただし、社内文書では使い方が統一されていないこともあります。文書ごとに表記が混在しないように、社内ルールを決めておくとよいでしょう。

Q. 誤字脱字の修正でも版番号を上げる必要がありますか？

文書の管理ルールによって異なります。
業務内容に影響しない誤字脱字であれば、版番号を変更しない運用もあります。

一方、厳密な文書管理が必要な場合は、軽微な修正も記録します。
どちらの場合も、担当者が個別に判断するのではなく、事前に基準を決めておくことが重要です。

Q. 改訂履歴はどのくらいの期間保存しますか？

一律の保存期間が決まっているわけではありません。
文書の種類、社内規定、関係する法令、顧客との契約などを確認し、保存期間を定めます。

判断が難しい場合は、文書の管理責任者や法務・品質管理部門などに確認してください。

業務マニュアルの改訂履歴には、改訂日、改訂箇所、変更内容、改訂者などを記録します。
重要な文書では、改訂番号、変更理由、承認者なども加え、変更の経緯と責任の所在を確認できるようにしましょう。

改訂履歴を分かりやすくするポイントは、次のとおりです。

• 改訂番号の付け方を統一する
• 変更した箇所を明記する
• 変更内容を簡潔かつ具体的に書く
• 改訂日・承認日・施行日を区別する
• 軽微な修正を記録する基準を決める
• 本文の修正と履歴更新を同時に行う 

改訂履歴を作成するだけでなく、文書の確認、承認、公開まで含めて運用を整えることが重要です。 

改訂履歴への記入や版番号の更新、変更箇所の確認を手作業で行っていると、記載漏れが発生したり、確認作業に時間がかかったりすることがあります。

「i-ShareDX」は、業務マニュアルや品質文書の作成、改訂、承認、公開、検索を一元的に管理できるクラウドシステムです。

過去版との差分表示や変更箇所の確認、改訂・承認履歴の管理などにより、マニュアル改訂時の作業負担の軽減と、管理上のミスの防止を支援します。 

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