コラム Column

必要なマニュアルが見つからない原因は、大きく分けて2つ。「文書の作り方」と「文書の運用」に問題が起きていることがほとんどです。「文書の作り方」についての課題と同様に、「文書の運用」についてもよくある課題を5つあげていきましょう。

よくある文書運用課題には、以下のようなものがあります。

1.  社内にどんなマニュアルがあるのか全体像がわからない
2. マニュアルが系統立てて管理されていない
3. マニュアルの保管場所がわからない
4. 保管場所の構成が複雑で直感的に探せない
5. 検索してもマニュアルが見つからない

業務マニュアルをだれが、どのように管理していくのか。その必要性はわかっていても、部門変更や人事異動の影響を受けやすい業務マニュアルを、継続的かつ適切に管理していくのは簡単なことではありませんね。

 それでは、「文書の作り方」と同じく、「文書の運用」についてもそれぞれの原因に対して対策をご紹介していきます。原因に対して有効なアクションをとり、問題を解決していきましょう。  

社内にどんなマニュアルがあるのかわからない場合は、まずは情報収集から始めましょう。情報収集の第一歩は、発生する業務（タスク）の整理から実施します。担当部門や担当者ではなく、タスクをキーとして全体を管理していくと、部門変更により担当部門が変わったとしてもマニュアル管理への影響を少なく抑えることができます。

どのようなタスクがあるか洗い出したら、それぞれのタスクに対してどのような業務マニュアルが作られているのかを一覧にまとめます。タスクベースで一覧化していくと、すでに発生していない作業や新しく発生した作業を明確にしたうえで、業務マニュアルの過不足を確認することができます。作成した一覧は、「マニュアル管理台帳」として保管しましょう。

「マニュアル管理台帳」を作成して業務マニュアルの過不足が洗い出せたら、今度はタスクごとにそれがどのような業務に分類されるのかを考えていきます。作業の種類や作業工程など、何が適切なカテゴリーとなるか、タスクを見て検討しましょう。

【第1回】の文書の命名ルールでご紹介したように、大工程、小工程を考えてカテゴリー分けすると、マニュアル管理台帳がファイル命名ルールの台帳ともなり、管理しやすくなります。

カテゴリー分けをしてみると、異なるカテゴリーに分類されるタスクに対して、関連するマニュアルが1冊であることがわかる場合があります。このような状態では、作業者はマニュアルを見つけにくくなってしまいます。複数のカテゴリーにひもづくマニュアルが見つかったら、あわせてマニュアルも分割しましょう。

「マニュアル管理台帳」のカテゴリー分けが終わったら今度は保管場所を決めます。台帳により、タスクの全体像の視える化はできていますので、カテゴリーごとに保管場所を決めていきましょう。

マニュアル作成はWord、公開するマニュアルはPDF、というように、作成データと公開データの形式が異なる場合は、必ず双方をセットで保管します。特に作成データが迷子になりがちです。あらかじめ作成データ、公開データの保管場所をフォルダで作成しておくなど、保管場所の指定席を決めておくとよいでしょう。

マニュアル作成者が都度個人判断でマニュアルを保管してしまうと、複雑な構成になりがちです。これを避けるには、マニュアルの全体像を管理して、一貫したルールで保管場所を決める必要があります。

マニュアルの一覧、カテゴリー分けは前述の「マニュアル管理台帳」で整理済です。この情報を活かして、保管場所のフォルダ構成を考えていきましょう。「マニュアル管理台帳」が保管場所の地図であると理解するといいでしょう。

システムで管理されている場合など、保管場所をフォルダで管理しない例も考えられます。その場合は、「マニュアル管理台帳」に文書管理番号を付与して、カテゴリーと文書管理番号の双方で管理してくといいでしょう。

フォルダやシステム内を検索しても、マニュアルが見つからないのはなぜでしょう。簡単にいえば、マニュアル内に検索キーワードが含まれていないのです。そんなはずはない、と思ったあなた。その検索キーワードの全角英数字を半角英数字に変えてみてください。あるいは漢字の送り仮名を変えてみても結果は同じでしたか?　

全角を半角に、または半角を全角に変えたら見つかったなど、検索キーワードが適切でなかったためにマニュアルを探せない事例は意外と多いものです。このような事例を避けるには、まず用語の統一を行います。そして、統一された用語を使ってマニュアルを書きましょう。

【第2回】は、文書運用に問題がある場合の対策をご紹介しました。最後に、運用問題についてその原因と対策のおさらいです。

 続く【第3回】では、パターンごとのおすすめ文書管理方法をご紹介します。  

「i-ShareDX」は社内文書を活用するための機能を備えたクラウド社内文書管理システムです。 

1. 統一したフォーマットでマニュアルの作成が行える「作成・改訂」機能

「手順」や「順序無しリスト」といった要素をドラッグ&ドロップでくみ上げていくことで、誰でも簡単に標準化された社内文書を作成することができます。従来のワードソフトではばらついていたマニュアル表現も、「i-ShareDX」では50％の工数で整えることができます。 

2. 文書の信頼性を担保し、版管理も行うことができる「レビュー」「承認」機能

業務の標準化を実現するためには、正しい情報が載ったマニュアル運用が必要です。
i-ShareDXでは「レビュー」、「承認」が行えるワークフローを持っているため、社内で承認された最新のマニュアル管理をシステマチックに行うことができます。
また、内容の指摘事項や変更履歴もすべて「i-ShareDX」内に記録されるため、従来行っていた旧版データの管理やコメントリスト作成は必要ありません。 

3. 必要な時に必要な情報をすぐに活用することが出来る「共有サイト」
「i-ShareDX」ではブラウザベースで社内文書の閲覧が可能です。そのためPCやスマートフォンなど、デバイスや場所の制約を受けることなくマニュアル閲覧が可能です。
また、i-ShareDXで製作した文書はPDF形式に自動書き出しすることもできるため、従来の紙ベースでの利用にも対応しています。
全文検索やタグ検索による高い検索性と、利用シーンを選ばなずに利用できる共有機能で、マニュアルを基点にした業務標準化を実現します！ 

業務の効率化と品質向上のためには、社内マニュアル活用が欠かせません。課題のあるお客様は、まずはお気軽にお問い合わせください。弊社スタッフがヒアリングの上、トライアル・導入プランニングを致します。