コラム Column

「マニュアルを改善する」それは、今より良いマニュアルを作るということです。では、良いマニュアルとはどんなものなのかを、まず振り返ってみましょう。

良いマニュアルには、作業担当者が知りたい情報が書いてあります。「そんなことは当たり前」と思ったあなた。お手元のマニュアルを見直してみてください。作業担当者が実際にどんな作業をするのか理解して、実作業に沿った内容でマニュアルが作られていますか？
一番大事なこの点が見過ごされているマニュアルは意外と多いものです。書き手が伝えたいことのみが書かれていて、作業担当者はマニュアルを読み解いて作業方法を判断する必要があると、担当者ごとに手順が変わってしまう可能性があります。

次に、良いマニュアルは作業担当者が知りたい情報が簡単に見つかる工夫がされています。例えば見出しをつける、画像や表を使う、検索性を高めるといった工夫です。これと合わせて不要な情報を入れすぎないことを心がけ、手順のヒントや補足は手順と別の表現方法を使うようにします。

社内でのみ使われている用語、あるいは仕組みや機器の社内通称はありますか?　ベテラン社員にとっては当たり前の用語でも、新しく入ったメンバーには何を指す言葉なのかわからないことがあります。新人が迷わず業務が進められるよう、用語集を作っておくと良いでしょう。

最後に、マニュアルの情報はいつのものなのか、明確にしておきましょう。そしてその手順が上長に承認された、標準作業であることが確認できるようにすることも重要です。

これらをまとめると、良いマニュアルの条件が見えてきますね。

良いマニュアルとは

1. 作業者視点で情報が整理されている
2. 必要な情報がスピーディーに伝わる
3. 情報量に過不足がない
4. 常に最新情報が反映されている
5. 承認済標準作業である

前編ではマニュアルのあるべき姿について解説しました。続いて後編では、マニュアル改善のポイントと、改善効果について明らかにしていきます。

クイックスでは今あるマニュアルの課題を明らかにして、改善手法を提案する、マニュアルコンシェルサービスを提供しています。
マニュアル改善の何から始めればいいか迷ったら、ぜひお気軽にお問い合わせください。