コラム Column

御社のマニュアルはどのように作成していますか？ マニュアルにはWord形式、Excel形式、PowerPoint形式など、さまざまなバリエーションがあります。今回は、マニュアルを運用するにあたってどの形式が適しているのか、判断基準についてお話しします。 

まず、各フォーマットの特徴をまとめてみました。 

いかがでしょうか。このように各ツールにはそれぞれ得意不得意があります。次の章では、各フォーマットの特徴をさらに掘り下げてみます。 

Word形式では 

• 編集の柔軟性：テキストの編集やフォーマット変更が簡単。 
• 印刷適性：紙に印刷する際に適している。 
• セクション分け：目次や章ごとにセクションを分けて整理できる。 

といった特徴があります。 

特に、章・節・項といった情報の階層構造を作りやすい、スタイル機能を使用することで表現を統一しやすいといったことが、テキストを中心としたマニュアル運用で大きなメリットになるのではないかと思います。 

反面 、画像配置の難しさや、図表を用いた表現は難しいため、視覚的に情報を伝えることには不向きです。教育資料やプレゼン形式で利用する資料には不向きです。 

Excel形式では 

• データ管理：数値データや表を扱うのに適している。 
• 計算機能：関数やグラフ作成が可能で、データ分析に強い。 

といった特徴があります。
また帳票のように情報の標準化がしやすいことも特徴です。 

しかしExcelは長文の文書編集や表現の標準化を行う難易度が高い点が懸念点になります。また情報量が増えた場合、シートをまたいで情報を探す必要も出てくるため検索性が悪くなる危険性があることも気を付けなければいけません。 

PowerPoint形式では 

• 視覚的表現：画像やグラフ、図解を多用した視覚的な表現が可能。 
• プレゼンテーション適性：プレゼンテーション形式で説明する際に便利。 

といったことが特徴があります。 

視覚的に表現したい教育資料等では最適なツールであるといえます。 

しかしExcelと同様表現の標準化が難しい、作成者のスキルによって出来栄えが大きく左右してしまう点が難点といえます。 

これらの情報から、対象としている情報の種類によってツールを使い分けることが重要であるといえます。 

たとえば規定や、テキストを中心として手順書についてはWordが最適といえます。目次やスタイル機能を使うことによって検索性や理解度を高めることができます。 

帳票や報告書のようなものはエクセル形式が表現を統一しやすいことが考えられます。 

教育や掲示物として使う資料はパワーポイント形式が最適といえます。 

それぞれの特長を理解し、最適なフォーマットを選ぶことで、効率的で分かりやすいマニュアルを作成することができます。