コラム Column

社内の様々な人がマニュアル作っていく中で、書く人によって、情報の細かさや入れるべき情報がばらついてしまうことが起こりがちです。その中で業務マニュアルに入れるべき情報を目次の観点から考え、標準化することでより伝わりやすいマニュアル運用にすることができます。今回は、伝わるマニュアルの目次構成についてお伝えします。

目次は、マニュアル全体の構成を一目で把握できる重要な要素です。明確な目次があれば、読者は必要な情報を素早く見つけることができ、業務の効率化に寄与します。また、目次の構成はマニュアル全体の品質を左右するため、慎重に設計する必要があります。

情報の記載ルールが目次といった形で整理されることで、必要な情報を素早く見つけることができ、業務の効率化に直結します。

分かりやすい目次は、初めてマニュアルを使う人や不慣れな人にとって大きな助けとなり、「どこに何が書いてあるかわからない」といったストレスを軽減します。

情報の記載順や目次ベースで記載すべき情報が標準化されることで、情報の抜け漏れが起きづらくなります。結果として作業の正確性に寄与し、品質や安全性が保たれます。

明確な目次構成は、どの部分を更新すべきかを迅速に特定するのに役立ちます。これにより、効率的な改訂作業が可能になります。

文書のバージョン管理や配布、保管が容易になります。情報が階層化されていることにより、改版履歴などの運用をするうえで追跡性があがり、管理がスムーズに行えます。

今回は、業務マニュアルを作成する際の目次構成の一例を記載します。
こちらはすべての業務に対応しているわけではなく、業務内容や読み手に合わせて最適化をすることが重要です。一例として参考にしてみてください。

1. 概要：目的や、対象者について記載
2. 前提知識：専門用語、注意事項を記載
3. 手順：実際の手順情報について記載
4. よくある質問
5. 参考資料：添付資料やほかの文書の参照する際に記載。 

目次構成がしっかりしていることは、読者、管理者の双方に利点があります。すべての文書で目次を作るべきか……というわけではありませんが、自社内の文書について、全体把握がしづらいといったご課題がありましたら一度見直しをしてみるとよいかもしれません。