コラム Column

ISO9001とは、国際標準化機構（ISO）が定めた品質マネジメントシステムの規格の一つで、組織が顧客の要求や法規制などを満たすために必要なプロセスや手順を整備し、継続的に改善することを目指すものです。ISO9001に沿って品質マネジメントシステムを構築することで、組織は以下のようなメリットを得ることができます。

• 顧客満足度の向上
• プロセスの効率化や無駄の削減
• スク管理や問題解決能力の強化
• 組織の信頼性や競争力の向上

国内外問わず新規で取引をする際の、自社の信用性を表す指標にもなるため、現在では世界中で1万を超える企業が取得しています。

ISO9001では、手順書について「プロセス運用を支援するために必要な文書化した情報を維持するため」という観点から要求しています。

つまり、手順書は、作業者が作業内容や方法を正しく理解し、実行できるようにするためのツールとして活用することが推奨されています。

そのため手順書には、テキストや画像を中心としたマニュアルから、動画マニュアル、チェックシート、フローチャートのような補助ツールも含まれています。

手順書の作成や運用においては、以下のポイントに注意することが望ましいです。

• 作業者の立場に立って、わかりやすい言葉や画像・動画などを用いて作業手順を説明する。
• 作業工程や注意点などを5W1H（Who, What, When,Where, Why, How）の観点から明確にする。
• 作業手順書は定期的に見直しや更新を行い、現場の変化に対応する。
• 作業手順書は従業員に周知し、教育や研修などで活用する。

ここでのポイントは、作業手順書は作業者の立場に立って、使いやすいものであることが重要であるという点です。

そのため作業者の知識レベルによっては、詳細な手順書が必要な場合やチェックリストやフローチャートといった補助ツールのみの方が使いやすい場合があります。

実情に沿った柔軟さもマニュアル運用には求められます。

• 該当作業の環境が変わっていないかを確認する。

前の章でも記載した通り、使いやすいマニュアルというのは作業者（利用者）や使う環境（PCでみる、紙で見る、外で見る…etc）によって変化します。

マニュアルを作成した当初は経験豊富なベテラン作業員しかいなかった現場も、人の入れ替わりにより保有している知識レベルが全く違ってくる可能性もありますので、常に現状に最適なマニュアルとはなんなのか、という観点で分析をしましょう。

• 現場の声を反映する。

実際にマニュアルを利用している作業者から不足している情報はないか、或いは多少のアソビがあってもよい工程に対して不必要に作業内容が指定されていないかといった意見を聞くことが重要です。

ISO9001に求められる顧客目線の品質保証マネジメントに求められる成果を意識しつつ、効率化を実現できる塩梅を探ることも重要です。

• 不要なマニュアルは削除する。

意外と見落としがちになることが、使われなくなったマニュアルの放置です。情報が古い、あるいはすでに運用がされていない作業についてのマニュアルを放置してしまうと、その他のマニュアルの信頼性も著しく下げてしまう恐れがあります。そういったことが無いように定期的に不要なマニュアルは削除することが好ましいです。

今回はISO9001、品質保証という観点でマニュアル改善についてお話を致しました。作って終りにならないよう、定期的なマニュアル改善といった運用を行うように心掛けてみてください。

今回はISO9001、品質保証という観点でマニュアル改善についてお話を致しました。作って終りにならないよう、定期的なマニュアル改善といった運用を行うように心掛けてみてください。

マニュアルを活用するためのプラットフォーム「i-ShareDX」

「i-ShareDX」は社内文書を活用するための機能を備えたクラウド社内文書管理システムです。

30年以上マニュアル制作・運用に携わってきた弊社のノウハウを詰め込み、成果が出るマニュアル運用のための社内文書プラットフォームとして開発しました。

「作って終わりのマニュアル」を「活用され続ける資産」にかえる4つの機能。

統一したフォーマットでマニュアルの作成が行える「作成・改訂」機能。

「手順」や「順序無しリスト」といった要素をドラッグ&ドロップでくみ上げていくことで、誰でも簡単に標準化された社内文書を作成することができます。従来のワードソフトではばらついていたマニュアル表現も、「i-ShareDX」では50％の工数で整えることができます。

文書の信頼性を担保し、版管理も行うことができる「レビュー」「承認」機能。

業務の標準化を実現するためには、正しい情報が載ったマニュアル運用が必要です。

i-ShareDXでは「レビュー」、「承認」が行えるワークフローを持っているため、社内で承認された最新のマニュアル管理をシステマチックに行うことができます。

また、内容の指摘事項や変更履歴もすべて「i-ShareDX」内に記録されるため、従来行っていた旧版データの管理やコメントリスト作成は必要ありません。

必要な時に必要な情報をすぐに活用することが出来る「共有サイト」

「i-ShareDX」ではブラウザベースで社内文書の閲覧が可能です。そのためPCやスマートフォンなど、デバイスや場所の制約を受けることなくマニュアル閲覧が可能です。また、i-ShareDXで製作した文書はPDF形式に自動書き出しすることもできるため、従来の紙ベースでの利用にも対応しています。

トライアル・導入プランニング

業務の効率化と品質向上のためには、社内マニュアル活用が欠かせません。課題のあるお客様は、まずはお気軽にお問い合わせください。弊社スタッフがヒアリングの上、トライアル・導入プランニングを致します。