コラム Column

製造現場や接客現場には必ず「ばらつき」が存在します。人によって作業手順が違っていたり、また同じ作業者でも日によってやり方が違うといったこともあります。

このようなばらつきをなくすには、社内規程・作業手順書といった社内文書を整備し作業の標準化を行うことが必要です。

※標準化とは…作業方法や業務の流れの基準を設定すること。いつ・誰が作業を行っても同じ品質・結果を得られるようにすること。

 一概に業務マニュアルといっても、用途や目的によってさまざまな種類があります。 

① 規程・規約 

内規、運営規程書等がこれにあたります。 

一般的に社内ルールや事務プロセス、仕事の進め方が記載されているルールブックです。 

② マニュアル・手順書 

業務の全体像や、各作業手順を具体的に説明する文書です。 

一般的に社内マニュアルと呼ばれている文書です。 

③ フローチャート 

図形や矢印を用いてものごとの順序を分かりやすく示す図です。 

手順書・マニュアルと組み合わせることで業務の流れや、条件分岐等が理解しやすくなります。 

④ チェックリスト 

業務内容や手順を項目にし、チェック（レ点）を入れて、その作業を漏れなく実施するためのリストです 。

⑤ 動画マニュアル 

文章では伝わりにくい作業を、動画を用いて説明するマニュアルです。 

細かなニュアンスが伝わりやすい、抵抗感なく活用しやすいといったメリットがある一方、検索性や編集・運用の工数が増えるといったデメリットもあります。 

この①～⑤のマニュアルを利用シーンやユーザーに合わせて使い分けることで、活用度を上げることができます。 

マニュアル作成のフローは大きく７つのステップに分かれています。

重要なことは初めに手順の棚卸と目次作成を行うことです。

マニュアル全体の構成を検討せず、いきなりマニュアルの執筆を始めると、情報の流れが整理されず、必要な情報が抜けてしまうことがあります。

必ず「手順の棚卸」と「目次作成」を先に行うようにしましょう。

また、マニュアルが活用され続けるためには、執筆・運用ルールの整備やユーザーが使いやすい共有方法の検討が必要です。

マニュアルの成果を継続的に出していくためにも、このような「土台作り」を必ず行うようにしましょう。

押さえておきたいその他のポイント

マニュアルを活用していくためにはいくつかのポイントがあります。

1. 読み手視点の目次構成を作る
2. 用語や書き方を統一する
3. マニュアルの運用・作成ルールを整備する（文書ガイドラインの作成）

詳細は別コラムをご覧ください。

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「i-ShareDX」は社内文書を活用するための機能を備えたクラウド社内文書管理システムです。

30年以上マニュアル制作・運用に携わってきた弊社のノウハウを詰め込み、成果が出るマニュアル運用のための社内文書プラットフォームとして開発しました。

「手順」や「順序無しリスト」といった要素をドラッグ&ドロップでくみ上げていくことで、誰でも簡単に標準化された社内文書を作成することができます。従来のワードソフトではばらついていたマニュアル表現も、「i-ShareDX」では50％の工数で整えることができます。

業務の標準化を実現するためには、正しい情報が載ったマニュアル運用が必要です。

i-ShareDXでは「レビュー」、「承認」が行えワークフローを持っているため、社内で承認された最新のマニュアル管理をシステマチックに行うことができます。

また、内容の指摘事項や変更履歴もすべて「i-ShareDX」内に記録されるため、従来行っていた旧版データの管理やコメントリスト作成は必要ありません。

「i-ShareDX」ではブラウザベースで社内文書の閲覧が可能です。そのためPCやスマートフォンなど、デバイスや場所の制約を受けることなくマニュアル閲覧が可能です。また、i-ShareDXで製作した文書はPDF形式に自動書き出しすることもできるため、従来の紙ベースでの利用にも対応しています。

業務の効率化と品質向上のためには、社内マニュアル活用が欠かせません。ご課題のあるお客様は、まずはお気軽にお問い合わせください。弊社スタッフがヒアリングの上、トライアル・導入プランニングを致します。