製品情報マスターDBによるカタログ制作/HP運用

• カタログ制作（修正指示・校正）を効率化したい
• HPもカタログもできるだけ最新の情報を載せたい
•  カタログやチラシ・パンフとHPの連携、整合性をとりたい
• 販促業務全般（制作、印刷、発送、保管）の管理工数、コストの低減

• 製品情報のマスターデータベースを構築
• HP、カタログの製品DB連携（ワンソース・マルチユース）
• カタログ自動組版による制作の効率化、期間の短縮
•  販促物の集約、クラウドシステムからの注文／管理

建物や地中にある水廻りの配管設備などを販売する管工機材メーカー様。形状やサイズの違いなどにより数多くの製品があり、500頁以上からなる総合カタログをはじめ、多くの販促品を活用されています。

こうしたなか、販促担当のかたから、とくに毎年改訂する3種のカタログ制作で校正などに多くの時間を割かれるので、効率化したいというご相談を受けました。

また、HPも図面データなどを中心に頻繁に改訂／差し替えがあり、それらをカタログに反映させるための修正指示の手間を軽減し、漏れを無くしたいという課題がありました。

これらの課題に対して、まずは数千点ある製品アイテムのデータベースを構築し、これをマスターデータとしてカタログやHPへ展開する、いわゆるワンソース・マルチユースの運用を提案し、採用して頂きました。

カタログ制作については、マスターデータを登録してプログラムで自動的にページ生成をおこなう自動組版システムを導入することにより、制作の工数・期間を短縮し、お客様に確認して頂く校正の負担も軽減することができました。

HPについては、管理画面からお客様のほうでも随時更新できるだけでなく、製品マスターデータからの一括登録も可能な設計としました。これにより、カタログ制作の際には日々更新されているHPのマスターデータを抽出して自動組版システムへ流し込み、制作が終了した際には発売前の新製品なども網羅したカタログの最新マスターデータを適時HPへ一括登録して置き換える、といった連携が可能となりました。

作成したカタログ類は当社で在庫保管し、他社で作成したPOPなども入庫受け入れしていますので、販促品を一括して管理、運用して頂くことができます。クラウドの注文システムから随時発送を依頼できますので、全国の支店や営業所、または販売店などの取引先へも必要なときに必要な数量を送ることができます。

注文システムへはブラウザからアクセスできますので、テレワークでの在宅勤務や外出先など、時間や場所を選ばず利用可能です。在庫が少なくなり、あらかじめ設定した部数を切るとアラートメールが自動送信される機能もあるため、都度画面を確認する必要なく、在庫切れのリスクや管理工数も軽減されます。

本事例では、データ制作から印刷、発送／在庫管理まで、販促業務をトータルにご依頼頂き、ワンストップサービスとして、業務効率化のサポートをさせて頂きました。効率化は工数（=コスト）削減にも繋がりますので、業務全体を把握したうえで、さらなる最適化に取り組んでいます。