コラム Column

設計・開発担当者が取説を作る現実

製品やソフトウェアの設計・開発を担当しながら、取扱説明書（マニュアル）も作らなければならない。
そんな状況に置かれている方は少なくありません。

「製品の仕様は理解しているが、分かりやすく書くのが難しい」
「マニュアル作成のルールがなく、品質にばらつきがある」
「デザインやレイアウトまで考える時間がない」

このような悩みを抱えながら、限られた時間でマニュアルを仕上げなければならない現場の苦労は計り知れません。
しかし、取説の品質が低いと、ユーザーの誤操作やサポートセンターへの問い合わせ増加といった問題につながります。

では、取説制作の課題をどのように解決すればよいのでしょうか。

取説は「単なる補助資料」ではない

取説は製品の一部であり、その品質は企業のブランドイメージにも影響を与えます。

適切なマニュアルがなければ、以下のようなリスクが発生します。

• ユーザーが誤った使い方をしてしまい、クレームや返品が発生する
• サポートセンターへの問い合わせが増加し、対応コストが膨らむ
• 製品の安全性や使いやすさに対する信頼が損なわれる

設計者・開発担当者が取説制作で直面する課題

1. 本業との両立が難しい

開発スケジュールがタイトな中、取説制作にかける時間を確保するのは容易ではありません。

その結果、納期直前に急いで作成することになり、誤字脱字や記載ミスが発生しやすくなります。

2. 分かりやすく書くスキルが求められる

技術者としての知識は豊富でも、一般ユーザーにとって分かりやすい文章を書くのは別のスキルです。

• 技術的な情報をどのように噛み砕いて伝えるべきか
• どんな表現を使えば誤解を防げるのか
• どのような構成にすれば、必要な情報をすぐに見つけられるのか

こうした視点が不足していると、技術者には理解できても、ユーザーには伝わらない取説になってしまいます。

3. 統一ルールがなく、品質が安定しない

• 取説の表現方法が担当者ごとに異なり、統一感がない
• 用語やフォーマットの管理が曖昧で、表記の揺れが発生する
• 校正・レビューの仕組みが確立されておらず、誤記が残る

結果として、ユーザーにとって分かりづらい取説になり、製品への不信感につながる可能性もあります。

分かりやすい取説を作るためのポイント

1. テクニカルライティングの基本を押さえる

テクニカルライティングとは、専門的な情報を分かりやすく整理し、正確に伝えるライティング技術 です。

取説制作の際には、以下の基本ルールを意識することが重要です。

• 短く簡潔な文章を心がける（一文を短くし、主語と述語を明確に）
• 用語や表記を統一する（「押す」「クリックする」など、一貫性を持たせる）
• 視覚的な整理を行う（箇条書きや表を活用し、情報を見やすくする）

こうしたルールを適用することで、誰が読んでも理解しやすいマニュアルを作成できます。

2. 業務の効率化を図る

• テンプレートやスタイルガイドを作成し、品質を標準化する
• マニュアル制作専用ツール（FrameMaker・CMSなど）を活用する
• 業務代行（BPO）を活用し、制作負担を軽減する

しかし、これらの対策をすべて自社で導入するのは容易ではありません。
そのため、多くの企業が「専門家の力を借りる」ことを選択肢として検討しています。

取説制作をアウトソーシングするメリット

取説制作をBPO（業務代行） に委託することで、以下のようなメリットが得られます。

• 開発者の負担軽減 ：本業に集中できる環境を整えられる
• 品質向上 ：プロのライター・編集者が作成するため、統一感のあるマニュアルが完成する
• コスト削減 ：翻訳メモリの活用やデジタル化により、制作コストを最適化できる
• 短納期対応 ：専門チームが制作を担当するため、リリーススケジュールに柔軟に対応できる

特に、多言語対応やデジタル化（HTMLマニュアル・動画マニュアル）を検討している企業にとって、BPOは有効な選択肢 となります。

まとめ – 取説制作の悩みを解決するには？

取説の品質は、製品の使いやすさや企業のブランド価値に直結 します。
しかし、設計者や開発者が本業と並行して作成するには、時間や知識が不足しがち です。

「分かりやすく書くのが難しい」
「ルールが統一されておらず、品質が不安」
「本業が忙しく、取説作成の時間が取れない」

こうした悩みを抱えているなら、専門家に相談するのも一つの方法です。

当社では、取扱説明書の作成・改善を支援しています。
「もっと分かりやすいマニュアルを作りたい」「業務の負担を減らしたい」とお考えなら、ぜひご相談ください。