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「マニュアルの更新が手間」「必要な情報が見つけにくい」「業務の効率をもっと上げたい」——このような課題を感じたことはありませんか？

多くの企業では、製品マニュアル（取扱説明書）をPDFや紙で運用していますが、それらの方法では検索性や更新のしやすさに課題があります。これらの課題を解決するために、多くの企業がWebマニュアルへの移行を進めています。今回は、紙やPDFのマニュアルが抱える課題を整理し、それらを解決するWebマニュアルのメリットを紹介します。

紙やPDFマニュアルが抱える課題

(1) 検索性の低さ

PDFはキーワード検索が可能ですが、複数のファイルを横断して検索することは難しく、目的の情報をすぐに見つけられないことが多いです。

紙のマニュアルでは目次や索引を頼るしかなく、閲覧に時間がかかります。

(2) 更新が煩雑

PDFの修正には新規作成・差し替え・再配布が必要で、製品の改訂があるたびに手間が増えます。

紙のマニュアルは改訂のたびに印刷や配布が必要で、コストと手間がかかります。

(3) 閲覧のしづらさ

PDFは固定レイアウトが多いため、スマートフォンやタブレットでは拡大・スクロールが必要になり、閲覧が煩雑になりがちです。

紙のマニュアルは持ち運びが不便で、製品使用時にすぐに参照できないことがあります。

(4) 環境負荷（SDGsの観点）

紙のマニュアルは大量の印刷や廃棄が発生し、環境負荷が高いです。ペーパーレス化を進めることで、環境負荷を削減でき、SDGsの目標12（つくる責任・つかう責任）にも貢献できます。

Webマニュアルで解決できること

では、Webマニュアルを導入することで、どのような改善が期待できるのかを詳しく見ていきましょう。Webマニュアルの特長を活かせば、従来の紙やPDFの課題を解消し、業務の効率化やユーザーの利便性向上につながります。

(1) 検索性の向上

HTML化により、全文検索やカテゴリ検索が可能になり、ユーザーが必要な情報をすぐに見つけられるようになります。

(2) リアルタイム更新

修正・追加が即座に反映され、常に最新の情報を提供できます。変更履歴の管理も簡単になり、製品のアップデートに伴う改訂履歴をすぐに確認できます。

(3) マルチデバイス対応

PC・スマートフォン・タブレットなど、さまざまなデバイスで閲覧しやすくなります。製品を使用する環境に応じて、最適な端末でマニュアルを参照できます。

(4) 視覚的・インタラクティブな情報提供

画像や動画を活用することで、文章だけの説明よりも直感的に理解しやすくなります。ハイパーリンクやFAQ機能を活用し、ユーザーが必要な情報を簡単に探せるようになります。

(5) アクセス分析による改善が可能

どのページがよく閲覧されているかのデータを分析し、マニュアルの改善に役立てることができます。 例えば、特定のステップトラブルシューティングページの閲覧頻度が高い場合、その内容を整理・補強することで、ユーザーの自己解決率を向上させ、問い合わせ件数の削減につなげることができます。また、閲覧データを分析することで、利用者のニーズに即した情報の強化が可能になります。

マニュアルの運用方針によって必要な機能・できることは異なります。導入前に、自社の業務フローに適した設計を検討することが重要です。

Webマニュアル導入時の懸念点と解決策

Webマニュアルを導入する際には、適切な設計が重要です。制作要件や運用方法によって効果が異なるため、事前にどのような機能や構成が必要かを整理し、最適な方法を検討することが成功の鍵となります。また、導入支援サービスを活用すれば、スムーズに移行できるようサポートを受けることも可能です。

• 「移行にコストがかかるのでは？」

→ 初期設定は必要ですが、更新・配布のコスト削減により、長期的にみるとコストメリットが大きくなります。

• 「社内の人員リソースで対応できるのか？」

→ 既存のコンテンツを活用しつつ、段階的な導入や専用ツールを利用することで負担を軽減できます。

まとめ

製品マニュアルをPDFや紙で運用していると、検索や更新の手間が発生し、業務の効率を下げる要因になりがちです。Webマニュアルを活用すれば、これらの課題を解決し、よりスムーズな情報共有と業務の生産性向上が期待できます。

「製品マニュアルをもっと使いやすくしたい」「紙やPDFの製品マニュアルをデジタル化したい」とお考えの方は、Webマニュアルの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Webマニュアルの導入や最適化についてのご相談は、ぜひお問い合わせください。貴社の業務に最適なデジタル化の方法をご提案いたします。