コラム Column

製品マニュアル（取扱説明書）は、ユーザーが製品を正しく理解し、安全に使うための重要なツールです。しかし、「読みにくい」「統一感がない」「情報が探しにくい」といった課題を抱える企業は少なくありません。こうした問題を放置すると、ユーザー満足度の低下やクレーム増加、サポートコストの上昇を招きます。まずは第三者の視点を取り入れた「マニュアル診断」で現状の課題を洗い出し、どこから改善を始めるべきか明確にすることが、品質向上への近道です。

1. マニュアルの品質低下が引き起こす問題とは？

(1) よくあるマニュアルの課題

製品マニュアルには、次の課題がよく見られます。

• 専門用語が多く読みにくい
• 情報が整理されておらず検索性が低い
• フォーマットや表記が統一されておらず属人化している
• 開発者の知識に依存し、ユーザー目線が欠けている

これらの問題が蓄積すると、マニュアルの品質が低下し、ユーザー満足度や業務効率に悪影響を及ぼします。

(2) マニュアルの品質が低いと何が起こるのか？

• ユーザーの誤使用が増え、クレームや問い合わせが多発
• サポート対応にリソースが割かれ、コストが増加
• ブランド価値が低下し、信頼を損ねる

結果的に、社内の作業効率だけでなく企業イメージや売上にも悪影響を及ぼしかねません。

2. 社内評価の限界と第三者診断の必要性

マニュアルの品質を改善しようとするとき、まずは社内でレビューを行うケースが多いでしょう。しかし、以下のような課題が生じやすいのも事実です。

• 見落としがち：慣れや思い込みのせいで、当事者には気づきにくい欠点を見逃す
• 評価基準が曖昧：部署や担当者によってチェックポイントが異なる
• 優先順位が不明瞭：改善点が多すぎて、どこから手をつければよいか分からない

こうした状況を打破するために、第三者の客観的な視点を取り入れる「マニュアル診断」が有効です。社内では当たり前とされていた表現やルールを、客観的な基準でチェック・洗い出しできるのが強みです。

3. クイックスのマニュアル診断とは？

(1) 診断でチェックするポイント

当社のマニュアル診断では、以下の項目を重点的にチェックします。

• 情報の正確性：誤解を招く表現や情報不足がないか
• 統一性：フォーマットや用語が統一されているか
• 視認性：レイアウトや図解が見やすく整理されているか
• 検索性：ユーザーが必要な情報をすぐに見つけられるか
• ユーザー目線：実際の使用シーンに合った内容になっているか

(2) 診断の流れ

1. 現行マニュアルの分析：内容・構成・表記ルールを客観的に評価し、課題を抽出
2. レポート化：改善すべきポイントを整理し、優先度を可視化
3. 具体的な改善提案：診断結果をもとに、標準化や属人化防止などの施策を提示

当社のマニュアル診断では、単に問題点を列挙するだけでなく、改善に着手しやすい形でご提案まで行います。これにより「どこから取りかかればよいか」が明確になるため、効果的な品質向上が図れます。

診断の結果、改善が必要なポイントとその優先度が明らかになったら、いよいよ具体的な対策に進みます。次に、長期的かつ安定した品質向上を実現するための代表的な施策をご紹介しましょう。

4. 品質向上のためにできること

マニュアル診断によって洗い出された課題を解消し、長期的に高品質を維持するには、以下の取り組みが重要です。

(1) 標準化の重要性

マニュアルのフォーマットや記載ルールを統一する「標準化」は、品質を一定に保つうえで欠かせません。標準化を徹底することで、どの担当者が作成しても同じレベルの品質を確保しやすくなり、ユーザーがマニュアルを利用するときの混乱も防ぎやすくなります。

(2) 属人化を防ぐには？

マニュアル作成が特定の担当者だけに依存してしまうと、属人化が進みがちです。これを防ぐためには、以下の施策が効果的です。

• 用語集の作成：社内で使われる専門用語や表現を一元管理し、表記揺れをなくす
• テンプレートの活用：ページレイアウトやデザインを定型化し、時間を節約＆品質を均一化
• テクニカルライティングのルール整備：ユーザー視点で分かりやすい文章を作成するためのガイドラインを設ける

こうした仕組みを導入すれば、担当者が変わっても安定した品質を保ちやすくなり、作成時間の短縮や効率アップにもつながります。

5. まずは診断から始めてみませんか？

「マニュアルを改善したいが、どこから手をつければよいか分からない」という場合、まずは当社のマニュアル診断を受けてみませんか。客観的な評価と具体的な改善提案を通じて、最優先で取り組むべき課題を明確にできます。そうすることで、現行マニュアルの品質を確実に引き上げ、ユーザー満足度やブランド価値向上にも大きく貢献できるでしょう。

まとめ

マニュアルの品質が低下すると、ユーザーからの問い合わせやクレームが増加し、サポートコストがかさむだけでなく、企業の信頼やブランド価値までも損なわれる可能性があります。こうしたリスクを回避し、マニュアル品質を高めるには、第三者の視点を活用した「マニュアル診断」で現状を正しく把握することが効果的です。そこから、標準化や属人化防止策（用語集・テンプレート・テクニカルライティングルールなど）を導入することで、誰が担当しても一定の品質を保てる体制を整えられます。当社のマニュアル診断では、問題点を指摘するだけでなく、改善策まで踏み込んだご提案を行います。まずはお気軽にご相談ください。