コラム Column

いくつもの支社や子会社を抱える製造業C社では、それぞれの拠点で、業務マニュアル、作業手順書、作業標準書などを作成しており、全社を横断した品質管理を行うことが困難になっていました。作業手順書や作業標準書などの業務マニュアルは拠点ごとに異なり、本社によるチェック・承認などが煩雑な状態でした。

各拠点が独自で作成した業務マニュアルは、文書の内容が作成者によってバラバラで統一性がなく、体系的に管理できないことも問題でした。また、改定履歴に抜けがある、最新版がどこに保存されているかわからないなど、作業手順書や作業標準書の更新作業がスムーズに進められないという課題もありました。こうしたトラブルを解決するため、ブラウザ上で作成、共有、閲覧ができる文書の電子化に取り組むことになったのです。

C社は文書電子化ツール「i-Share」を導入し、品質管理や標準化のための文書を電子化、Web化することにしました。これにより、大量の作業手順書や製品仕様書などを一元管理して簡単に更新、運用できるようになり、管理工数を大幅に削減できました。各拠点の社員にとっても、PCやタブレット、スマートフォンなどデバイスを問わず、どこからでも作業マニュアルや製品仕様書を検索、閲覧できるようになり、使い勝手が向上。改訂作業が簡単になっただけでなく、改訂された差分を抽出し、更新情報を一覧にまとめて通知する仕組みを取り入れて周知を徹底することができました。これにより、オペレーションや作業手順の最新版が全社員に行きわたるようになり、業務標準化や品質向上につながりました。

「i-Share」の導入により、作業マニュアルや作業標準書などすべての書類が電子化され、ブラウザで閲覧できるようになるため、アクセス解析ツールを併用して「どのページが読まれているのか」「どんな情報が必要とされているのか」を数値で把握できます。これにより、アクセスが多いページの情報を拡充したり、ニーズに合わせて更新の頻度を増やしたりといった改善が可能になり、作業手順書は今まで以上に活用されて業務効率化や品質マネジメントに貢献できるようになります。

「i-Share」は、製造業が盛んな中部地方で、30年以上もマニュアル制作に携わってきたクイックスが開発したツールです。情報をわかりやすく階層化して整理でき、管理しやすい文書を簡単に作成できます。版管理、ファイル管理ができるだけでなく、コンテンツ管理にまで踏み込んでいる文書電子化ソフトなので、統一されたフォーマットで誰にとってもわかりやすいドキュメントを作成、更新、運用できます。また、「i-Share」は品質管理のための作業マニュアル制作や、ISO文書管理などに適しているだけでなく、店舗の運営マニュアル、オペレーションマニュアルにも活用されています。

作業手順書や標準書、業務マニュアルなどの文書電子化では、万全のセキュリティ対策が求められますが、グローバル企業数社を含めた「i-Share」のユーザー企業においては、セキュリティ事故は一度も報告されていません。「i-Share」の導入時には、安全性の高いサーバー環境の提案・構築や、セキュリティレベルを高めるオプションサービスも行っていますので、企業の重要な機密情報も安心して運用できます。ISO文書の管理版、非管理版の作成・運用にも最適です。また、企業ごとのカスタマイズや機能追加にも柔軟に対応していますので、御社の社内事情に合わせた形で運用できます。

人手不足がますます深刻化し、働き方改革が叫ばれるなか、企業にとって業務効率化は切実な課題となっています。また、外国人労働者の採用を始めた企業のなかには、多言語での作業手順書の徹底や社員教育に難しさを感じるケースも多く見られます。「i-Share」は多言語翻訳・管理に対応しているため、日本語と同様の業務マニュアルを使い均質な社員教育による標準化を図ることができます。

※本コラムは、弊社が実際にサービス提供した複数の事例を元に構成しました。