コラム Column

オフィスの中心的な機器である複合機やプリンターは、見た目こそ似ていますが、内部構造や操作体系には大きな違いがあります。特に複合機は多機能化が進み、スキャン・FAX・クラウド連携など多様な操作を一台で行うようになりました。

この“機能の複雑化”はマニュアル制作にも影響を及ぼし、従来の単純な印刷機の説明とは異なる設計思想が求められます。本稿では、両者の違いを整理しながら、成功するマニュアル制作のポイントと、多言語展開・英文ライティングを見据えた実践的な工夫を紹介します。

プリンターは「データを印刷する」という単一機能に特化した機器です。
一方、複合機はコピー・スキャン・FAX・クラウド保存・ネットワーク印刷など複数の工程を統合し、ワークフローを支える中心的存在です。
そのため、マニュアルも操作範囲が広く、「機能ごとの説明」だけでは不十分です。ユーザーが“どのような目的でどの機能を使うか”という利用シーン別の構成が重要になります。  

複合機ではタッチパネルやネットワーク設定など、操作パターンが多岐にわたります。
また、ソフトウェア更新により画面構成が頻繁に変化するため、UIに依存した表現を避け、「○○メニューを開く」など抽象度を調整した表現が求められます。
こうした違いを理解したうえで、情報を整理・階層化することが、読者にとって“迷わないマニュアル”につながります。  

マニュアルの構成は「機能説明」よりも「利用目的」を軸に設計します。
たとえば、「スキャンしてメール送信する」「紙原稿をクラウド保存する」など、実際の利用シーンをベースにまとめると、読者は操作の流れを理解しやすくなります。
読者が知りたい情報にすぐアクセスできる導線設計が重要です。  

図やイラスト、ピクトグラムなどの視覚要素の活用は、特に複雑な操作説明で効果を発揮します。
テキストだけでは理解しにくい箇所も、操作画面や手順図を組み合わせることで直感的に伝えられます。
近年ではインフォグラフィックやアニメーションを取り入れたWebマニュアルも増えています。  

複合機のように海外展開される製品では、多言語対応を前提にした翻訳しやすい原文づくりが不可欠です。
翻訳工程で誤訳を防ぎ、効率的に各言語へ展開するためには、次の工夫が有効です。  

• 一操作＝一手順の短文構成 
• 曖昧表現を避ける（「行う」「する」などを明確化） 
• 用語統一・スタイルガイドの運用 
• 能動態を使用し、文の主語を明示 

これらを徹底することで、英語や多言語への翻訳時に意味のずれを防ぎ、翻訳メモリの再利用率も向上します。  

英文ライティングは単なる「翻訳」ではなく、「翻訳されることを前提とした原文設計」です。
多言語翻訳に向けた英文ライティングでは、文型・語彙・句読点などを統一し、翻訳支援ツール（Tradosなど）の自動処理と整合をとることが重要です。
さらに、英語圏ユーザーに伝わりやすい文法構造を意識することで、全体の理解度とコスト効率を両立できます。  

マニュアル制作は“作って終わり”ではありません。
製品のバージョンアップやUI変更に合わせ、定期的な更新が必要です。
そのためには、XMLやCMSによるワンソースマルチユース設計が有効です。
一つの原稿データをもとにPDF・Web・多言語版へ展開できるようにしておくと、改訂作業が格段に効率化します。
翻訳メモリや用語集を併用すれば、複数言語間で表現の統一とコスト削減を同時に実現できます。  

複合機マニュアルのように情報量が多く、多言語対応が前提となるドキュメントでは、原文設計＝品質設計と言えます。
翻訳の精度は原文の明確さに依存し、英文ライティングの質が高いほど誤訳や再作業を防げます。
また、翻訳・校正・DTP・納品までを一元管理する制作体制を整えることで、各言語版の整合性や納期の安定化も実現します。
「正確さ」「伝わりやすさ」「更新のしやすさ」を両立させるには、制作と運用を分けずに設計段階から統合的に考えることが重要です。  

マニュアル制作の成功には、コンテンツの質だけでなくチーム体制と運用プロセスが大きく影響します。
制作・翻訳・校正・管理を分業にせず、一元管理体制で進めることで、ミスの防止とスピード向上が可能です。
また、i-Shareのような文書管理システムを活用すれば、改訂履歴や最新版共有が容易になり、品質維持と監査対応の両面で効果を発揮します。
制作・管理・改善を連携させる仕組みが、マニュアル制作を“継続的に成功させる”ための鍵となります。  

複合機とプリンターは、機能や構造だけでなく、マニュアル制作に求められる設計思想も異なります。
複合機のような多機能製品では、読者視点で情報を整理し、多言語対応や英文ライティング、XMLによる一元管理までを見据えることが成功の条件です。
情報量の多い製品ほど、制作から更新・運用までを通じた管理体制が欠かせません。
クイックスでは、マニュアル制作業務の代行から、制作運用の最適化、i-Shareによる文書管理まで、トータルでサポートしています。
マニュアル制作や運用に課題を感じた際は、ぜひお気軽にご相談ください。  

Q1. 複合機とプリンターの違いは何ですか？
→ 複合機はコピー・スキャン・FAXなどの機能を統合した多機能機。プリンターは印刷に特化しています。マニュアル制作では、複合機の方が操作手順や情報量が多く、構成設計の工夫が必要です。 

Q2. 多言語展開で重要なポイントは？
→ 翻訳しやすい原文設計（短文・能動態・用語統一）と、XMLによるワンソース管理が鍵です。これによりコスト削減と品質維持を両立できます。 

Q3. 英文ライティングを意識するメリットは？
→ 翻訳品質の安定化・誤訳防止・作業効率向上です。特に複合機のように専門用語が多い製品では、英文構造の明確化が重要です。