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文書管理システムでISO文書や作業手順書を電子化。社内文書の作成と運用をスムーズに!

マニュアル制作

2018-09-18

ISO文書や作業手順書、品質マニュアルなどの社内文書の作成と管理には、かなりの時間と手間がかかります。文書管理システムでできることは?今回のコラムでは、社内文書作成に関するよくある課題を取り上げ、社内文書作成を効率化させるための解決策についてご紹介します。

1,000ページを超えるISO文書や作業手順書を、効率的に作成・運用する方法とは?

ISO文書や作業手順書、作業標準書などの社内文書を作成する際には、数多くの部署に協力を求めて制作するのが一般的です。その場合、WordやExcel、PowerPointなどバラバラのファイル形式で作成されてしまったり、表記が統一されずにわかりにくい記述になってしまったりすることがあります。かといって、社内文書作成のルールやガイドラインを細かく設定して統一を図ろうとすれば、社内文書の執筆に時間がかかり、本来の業務が滞ってしまう事態に陥りかねません。働き方改革や業務効率化の必要性が叫ばれる昨今、人材管理の観点からも、ISO文書などの社内文書作成に多くの時間をかけることは避けたいものです。

また、できあがったファイルを総務部などで取りまとめて承認し、承認版を印刷してファイリングで各部や各課で保管・閲覧している場合、変更があった場合の差し替え作業に多大な労力がかかってしまいます。また、分厚いファイルに綴じられた紙の社内文書は、検索性が低く、必要なときに取り出して閲覧するのも一苦労です。こうした課題を、文書管理システム(文書管理ツール)によって解決できます。

文書管理システムのメリット① 文言の統一も簡単。見やすい社内文書が作成できる

文章の書き方は執筆者によってばらつきが出てしまうため、様々な部署の社員が作成する社内文書において、表記ゆれをなくして用語の統一を行うことは簡単なことではありません。文書管理システムを導入することにより、個人のスキルに左右されずに、統一されたテンプレート、文書管理規定に沿って、構造化された文書を作成することができます。過去の記載内容を参照できるサジェスト機能(入力候補を表示する機能)が備わっている文書管理システムであれば、表記ゆれや語句の不統一が起こらず、品質の高いISO文書や作業手順書が簡単に作成できます。
文書管理システムの多くは、アカウントごとに編集権限をきめ細かく設定できるので、総務部、人事部、経営企画部、製造部など部署ごとに管理できるセクションを切り分けて運用できます。文書管理システムにバージョン管理の機能があれば、改訂の履歴を確認することも簡単です。「最新版の社内文書が作成者のPCに保存されていて元データが見つからない」「どのバージョンが法務部のチェックを通ったのかわからなくなった」といったトラブルも回避できます。

文書管理システムのメリット② Web閲覧で新着情報の確認や検索もラクラク!

文書管理システムで紙だけでなくWebでも閲覧できるISO文書や作業手順書を作成すれば、外出先や現場などPCが使えない環境でも、スマートフォンやタブレットといった様々なデバイスで閲覧が可能になります。また、Web化することで、在宅勤務やサテライトオフィス勤務などの多様な働き方をする社員も、それぞれの場所から社内文書を活用できるようになります。

ISO文書や作業手順書を電子化することにより、新着情報を目立つ場所に表示させて社員に確認を促したり、社員がそれぞれ必要に応じて検索したりできるので、周知徹底にも役立ちます。また、社内文書を紙のファイルで管理する場合には、改訂のときの差し替えやチェック作業に手間と時間がかかりますが、電子化することで印刷費や差し替えコストを削減できます。

ISO文書管理、作業手順書作成に適した文書管理ソフト「i-Share」

マニュアル専門会社のクイックスが開発した文書管理システム「i-Share」は、社内文書の電子化、テンプレート化を可能にします。表記ゆれをなくし、語句の統一を可能にするサジェスト機能や、文書の構造化を促す統一フォーマット機能を備えているので、作成者のスキルにとらわれず高い品質のISO文書や作業手順書を作成できます。

文書管理システム「i-Share」は、Webのほか、PDFなど多彩なファイル形式でデータを出力できるので、配布時や印刷時にも便利です。社内文書が改訂されたときには、最新版を紙で出力して社内教育に使うこともできます。ISO文書や作業標準書の最新版が常に「i-Share」内で一元管理されるため、最新版の保存場所が不明になることもありません。期ごとの体制変更など、部署名や担当者名が変わるときにも、「i-Share」の変数機能を使用することで簡単に更新が可能です。

大量の文書や更新頻度の高い社内文書を管理するなら、大手企業にも採用された実績のある「i-Share」の導入をぜひご検討ください。

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