Column
コラム

取扱説明書のPL法対策をマニュアル作成ソフトで効率化!

マニュアル制作

2018-08-20

PL法対策で重要となる取扱説明書・マニュアルの注意書きをマスターデータ化し、業務効率化した産業機械メーカーの事例を紹介します。

事例:多品目を扱う産業機械メーカーのB社。PL法対策業務の効率化に成功

PL法対策とは、企業が自ら製造・加工・輸入する製品について、ユーザーに正しい取扱方法を示し、安全に使用してもらうための施策全般を意味します。製品と購入利用者をつなげる取扱説明書には、必ずPL法(製造物責任法)にかかわる注意事項を明記する義務があり、PL法や業界団体の規制が改定・変更された場合、取扱説明書のPL法表記を最新の内容に修正して差し替える必要があります。特に数百、数千という多品種のマニュアルを持つ企業にとっては、PL法に対応した「使用上の注意(危険、警告、注意などの項目を含む)」を全マニュアルにおいて正しく、表記ゆれなく記載することは重要な業務であると同時に、膨大な工数がかかる作業です。今回は、PL法に対応した取扱説明書制作を効率化した事例についてご紹介します。

1. 数百本もの取扱説明書のPL法対策に四苦八苦。制作を効率化できないだろうか?

数百種類の品番がある製品を提供している産業機械メーカーのB社では、PL法対策を含む取扱説明書の制作に時間と手間がかかり、担当者の負担が増大していました。特に取扱説明書の冒頭に記載する「安全上の注意」は、PL法対策のため社内の法務関連部門からたびたび修正依頼が入り、修正すべき機種や製品品番を絞り込んで漏れなく修正する作業に工数がかかっていました。

B社の取扱説明書はすべてPDFで管理されていたため、全ファイルに対して修正箇所を一括して検索することができませんでした。そのため、文書ファイルを一つずつ開いて確認する必要があり、修正と確認作業に相当の時間と手間がかかっていました。警告や説明表記に欠陥があれば、製造責任を問われ大きな問題になるため、数百本に及ぶ取扱説明書の修正部分を複数回、素読みでチェックしていたのです。それでも表記ゆれや修正漏れが発生していたうえ、「どのファイルの内容が最新版なのか分からない」「法務関連のチェックを通ったバージョンが特定できない」といった状況が続いていました。

2. マニュアル作成ソフトを使って、PL法の表示ガイドラインに沿った記述を一括管理

数百本の取扱説明書に記載された情報を、スタッフによる目視でチェックするには限界があります。そこでB社では、PL対策をスムーズに行えるよう、マニュアル作成ソフト「i-Share」を導入しました。「i-Share」を使えば、取扱説明書に掲載するPL法の注意書きをマスターデータとして一元管理でき、最新版の注意書きを全ての取扱説明書に一括で適用させることができます。

必要となる「安全上の注意」は製品ごとに項目数が異なりますが、「i-Share」ではすべての注意書きを1つのマスターデータとして管理し、マスターから個々の取扱説明書で必要なデータを読み込み・書き出しできるため、表記ゆれや修正漏れを防ぐことができます。

3. PL文の修正漏れ、表記ゆれが減り、マニュアル作成の運用コストも削減!

「i-Share」の導入により、何日もかかっていたPL文の修正作業が30分ほどに削減できるようになりました。「安全上の注意」の記述を整理し、統一ルールを決めるといった初期設定の作業には時間がかかりましたが、そのあとの運用がとても簡単になり、工数削減を実現できました。PL文の一元管理により、法務関連部門のチェックが1回で済むのも大きなメリットの一つです。

「i-Share」でPL法表記のマスターデータが管理できるため、どの取扱説明書においても最新バージョンを正しく読み込ませることができます。数百本の取扱説明書のPDFを一つずつ開いてPL法の注意書きを確認する作業が不要になり、取扱説明書制作の業務効率化につながりました。新規の取扱説明書を作成する際にも、「安全上の注意」のマスターデータから必要な部分をドラッグ&ドロップするという簡単な操作だけで、法務関連部門の承認済のPL対策文を掲載できます。

特に、安全面で配慮が必要な電圧関連やバッテリー関連の注意書きは、PL法に沿った分かりやすい文言で記載されていない場合、大きな事故につながりかねません。B社では、マニュアル作成ソフトを使って「安全上の注意」を正しく記載してユーザーの理解を促すとともに、警告・注意マークのシールやラベルを製品に貼るなどして、十分な注意喚起を行うようにしています。

 

100種類以上など、多品種のマニュアルでPL法の説明書対策を行う場合、マニュアル作成ソフト「i-Share」を使うことにより効率的な運用が可能になります。また、多言語マニュアルを管理する場合、翻訳言語が増えるほど「i-Share」によって大きな業務効率化を実現できます。取扱説明書のPL法対策でお困りであれば、マニュアル作成ソフトの導入をぜひご検討ください。

※本コラムは、弊社が実際にサービス提供した複数の事例を元に構成しました。

>マニュアル作成ソフト「i-Share」について詳しくはこちら

>無料トライアルをご用意しています。お申し込みはこちら


一覧へ戻る

トップ