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【DITAコラム:第2回】DITAではなにができるのでしょうか?

DITA

2018-05-09

第1回目のコラムで、DITAとはどういうものなのか、概略はご理解いただけたでしょうか?第2回目は、DITAを使ってなにができるのか?というところを、特徴と注意点からお話していきます。

DITAの特徴

トピック指向ライティングだから情報が見つけやすい

DITAを使ったライティング手法の大きな特徴は、「トピック指向」であるということです。第1回目のコラムで、DITAではトピックごとに情報が簡潔するように書く、というお話をしました。「トピック指向」と言われる書き方をすることで、読み手にピンポイントで必要な情報を供給することができるのです。

たとえば、「会議室を予約するには」というトピックがあったとします。そのトピックには、紙の予約表または全社共通の予約アプリなど、予約のためのツールをどのように、どんな順番で使うのか、予約完了までの手続きの流れを書きます。読み手はこのトピックを読むだけで一連の手続きの流れを理解できますので、ピンポイントで情報を見つけ出し、実行に移すことが可能なのです。

最適な文書構造に従って制作するから品質が安定する

DITAでは、コンテンツに含まれる情報の内容により、トピックタイプが分かれています。各トピックタイプには、その情報の性質によって最適な文書構造が準備されています。

前述の「会議室を予約するには」というトピックの例を考えてみましょう。この場合は、予約をとる「手順」を書くわけなので、タスクタイプのトピックを使ってライティングしていきます。タスクタイプトピックにはトピックのタイトル、手順を始める前にやっておくこと、タスク(手順)、作業手順に必要な補足情報、作業手順後にやっておくべきこと、といった要素が準備されています。

各要素は、省略できるものとできないものに分かれていて、必要な要素を省略すると、構造違反となります。DITAがライティング指南の役目も果たしてくれるわけですね。一定のルールに従ってライティングしていくことで、複数のライターが書いた場合であっても、品質のばらつきを防ぐことができます。

再利用することで効率化を実現

「部品化して再利用」、これもDITAの特徴のひとつです。再利用する単位はトピックであったり、トピック内の要素であったり、サブマップとよばれる小さなまとまりを作るマップであったりさまざまです。conrefと呼ばれる再利用のためのしくみも存在しています。

新しいコンテンツを作成する場合に、すでにある文章を簡単に再利用できたら便利だと思いませんか?前述の「会議室の予約をとるには」というトピックを例にとってみましょう。会議室予約のためのツールには他の機能も備わっているかもしれません。予約ツールを使って、社用車の予約をすることができたとしたらどうでしょうか。

「社用車を予約するには」というタスクトピックをライティングする場合、「会議室を予約するには」の手順と共通する部分が出てきます。共通部分は再利用して、手順が異なる部分だけを新たにライティングすればよいということになります。

このように、1回きりで使い捨てだったコンテンツを、再利用可能なコンテンツに変えることで、作業効率はアップ、コスト削減にもつながります。また、このトピックを翻訳する場合には、翻訳済みコンテンツを再利用できますので、より大きな効果を見込むことが可能です。

「ワンソース・マルチユース」複数のアウトプットに対応可能

DITAでは同じソースデータから、複数のアウトプットを生成することが可能です。印刷してユーザーに提供するマニュアルと、電子データでネット公開する情報をひとつのソースデータから生成することができます。再利用できるのはライティング時だけではないということです。アウトプットする工程でも、再利用することができます。

DITAの注意点

さまざまなメリットがあるDITAですが、もちろん注意点もあります。DITAに興味のある方は、できることとできないことをしっかり見極めて、導入効果を検討しておくことが大切です。

レイアウトの自由度が制限される

世界レベルでみると、日本はDITA後進国に分類されるといってもよいでしょう。その大きな理由のひとつが、日本では情報を伝達するためのレイアウト(見た目)がとても大きな要因になっているということです。目で料理を味わう日本文化が、文書にも見ための調和を求める背景となっているかもしれません。
DITAでは要素ごとにフォントサイズ、スタイルを決めたスタイルシートを適用して自動組版することが基本となります。ページのボリュームが多く、類似文書を複数作成するコンテンツであれば、自動組版は大変効果的なのですが、類似文書がない、または他文書とは異なるその文書のためだけのデザインを採用したい作業には向いていないと考えられます。

大事なことはSSOT(SINGLE SOURCE OF TRUTH)

共通コンテンツを再利用していくのがDITAの考え方です。そこで重要になってくるのが、ソースとなるコンテンツの正確性です。SSOT(Single Source of Truth)、ソースは正しくあることが絶対条件となります。ソースコンテンツに間違いが含まれていると、そのコンテンツを再利用するすべての文書が誤った情報を配信するというリスクが潜んでいるのです。

コンテンツ管理システムを併用すると効果的

DITAのトピックはひとつひとつがXMLファイルとして存在します。少量のファイルであれば、ごく普通にコンピュータ上での保管も可能ですが、作業を進めていくと、各ファイルのバージョン管理、履歴の管理、共通コンテンツの管理など確実にファイル管理をするのが困難になってきます。DITA導入時にはコンテンツ管理システムの併用を検討することがおすすめです。

KWIXの考えるDITAの可能性

現在はマニュアル制作の手法として用いられているDITAですが、情報を整理して再利用する仕組みであることから考えると、マニュアル以外の用途にもDITAを活用することはできるのではないでしょうか。
とはいえ、決められたルールを習得するのが大変そう、コンテンツ管理システムを併用といわれると、ハードルが高そう・・・そう感じた方は、どうぞお気軽に弊社へご相談ください。そのハードル、低くできますよ。


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