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【マニュアル制作コラム:第1回】プロが直伝!マニュアル作成の業務フロー

マニュアル制作

2018-02-20

製品の取扱説明書や業務手順書などのマニュアルは、ポイントを押さえて低コストで効率的に作成したいものです。マニュアル作成のプロの目線から、マニュアル作成の効率的な業務フローについてご紹介します。

1. プロが教えるマニュアル作成業務フローのポイント

1-1 マニュアル制作の第一歩は、読み手(ターゲット層)は誰かを明確にする

マニュアル作成で最初に取り組むべきは、マニュアルの読み手(ターゲット層)や目的を明確にして、どのような内容を載せるのか、どのような構成、目次で記載するのかを決めておくことが大切です。
例えば、BtoC(消費者向け)製品の操作方法を記述するとき、想定する利用者の年代などによって説明する項目や方法が異なります。ユーザーが高齢層であれば、マニュアル内の文字を大きくしたり、イラストを多用したりして分かりやすくするといった具合です。
BtoB(企業向け)の操作マニュアルであれば、ユーザーの技術レベルに合わせた「便利な使い方」や「トラブルシューティング」などの内容を豊富に用意するのも一案です。

1-2 社内でマニュアル作成のルールを統一

全体的なルールや基準書があれば、「あれもこれも」と情報を詰め込みすぎてマニュアルのページ数が膨大に増えるといった事態を避けられます。特に製品を管理する部署が多数にわたる企業の場合、マニュアル作成のルールや基準書、用語集を作成しておくことをおすすめします。

2. マニュアル作成の業務フロー

2-1 マニュアル作成に必要な情報を集める

マニュアル作成のルールが決まったら、必要な情報収集を始めましょう。製品の取扱説明書や操作方法の手順書を制作するのであれば、設計資料や製品意匠(製品の写真やデザイン画、画面キャプチャ、ロゴなど)、製品情報、機能一覧表、用語集(専門用語の定義など)、業界ルールや製造物責任法(PL法)関連に関連するの情報を集めます。テスト用の実機やソフトウエア環境なども用意しましょう。

2-2 マニュアル作成の標準化を行う

制作者の経験や技量に頼らずマニュアルの品質を一定にするためには、構成やレイアウト、デザインのテンプレートが必要です。マニュアルを紙やWeb電子マニュアル(パソコン向け、スマホ向け)など多媒体で用意する場合は、それぞれのテンプレートを定めておくといいでしょう。これにより、業務担当者や発注する際の依頼先(代行業者)変更などがあっても、制作物に統一感が生まれ、ブランディングにつながります。

2-3 製品情報に関連する専門用語の管理

製品のUI(ユーザーインターフェース:製品の外観や製品の画面表示など)に使われる専門用語は、仕様変更やバージョンアップなどで変化するものです。こうした用語の変化にマニュアルが対応できるよう、用語集を継続的に管理しましょう。また、製品を海外向けに展開する場合は、英語や中国語など多言語に翻訳する際の用語集も必要です。翻訳用の用語集や明確なルールを作成しておけば、翻訳コストの抑制と、安定した言語品質でマニュアルを提供する2つの効果を発揮します。

3. マニュアル作成を成功させるために

3-1 品質とコストのバランスを見極める

日本国内向けのマニュアルは、海外向けのものに比べて美しいビジュアルデザインやイラストが求められる傾向にあります。そのため、クオリティーを追い求めるあまりにマニュアル作成のコストが必要以上にかかってしまうことも。品質とコストのバランスを見ながら、目的に合わせたマニュアル作成を行いましょう。

3-2 マニュアル作成のルールを定期的に見直す

マニュアル作成の手順やテンプレートは、運用しながら改善を行うと効率化が図れます。特に多くの部署が関係する場合、各部署から意見を集めながら定期的に改定を行って編集を続けることが大切です。また、サポートセンターから、お客様から問い合わせの多い質問などの情報を集めて、マニュアルの内容に反映します。


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