Column
コラム

誰もが抱える業務マニュアルの困りごととは!?(後編)

マニュアル制作

2021-07-26

前編では、業務マニュアルについての困りごとのうち、「マニュアルをどう書くか」という課題解決についてお話ししました。「デジタル化」と「共有」についても引き続き企画開発担当した近藤に話を聞いていきます。

マニュアルセミナーを開催する理由とは

中林:先程、i-ShareDXにはわかりやすいマニュアル作成をサポートする機能が実装されていると言っていましたが、それならばなぜ定期的なマニュアルセミナーを別途開催しているのでしょうか。

近藤:i-ShareDXは、わかりやすいマニュアル作成をサポートする機能はついています。ですが、実際に運用を続けていくためにはマニュアル作成者自身がわかりやすいマニュアルの特徴について理解している必要があると考えています。
また、業務マニュアルには、特定の個人だけが作成者になるのではなく全社員が業務マニュアルの作成者になりうるため、継続的なマニュアルライティングに関する教育が必要になるという特徴があります。

そこでクイックスでは、ウェブセミナーという形で「読み手に伝わるわかりやすいマニュアル」とはどういうものか、といった基礎的な部分について情報を発信しています。
実際にi-ShareDXを導入する前後で、マニュアル作成者が書き方について悩んだときに参考になるようなコンテンツとなるよう配信をしているということです。

中林:たしかに、継続的な運用を目指すには、セミナーのような教育の場が定期的に開かれていると助かりますよね。

近藤:あとは、マニュアルについて課題をもっている方に、クイックスという相談先があるんだよということを知ってもらうための集客的な意味合いもありますね(笑)

中林:そこについては営業としても助かっています(笑)

業務マニュアルのデジタル化と共有化にも課題が…

中林:運用面の話では、デジタル化については約3割、共有方法については4割と多くの方が課題を抱えているようです。

近藤:デジタル化と共有方法についてはとても近しい課題とも捉えられます。紙保管では検索性も悪いため、まずはPDFやwordデータにして共有フォルダに入れて保管してみた。けれど、いまいち使い勝手が悪く効率化に繋がっている気がしない、といった企業が多いようです。

これはデジタル化=業務効率化ととらえていることに大きな問題があると思います。確かにデジタル化することのメリットも大きいのですが、マニュアルの本来の目的である「品質の向上」と「業務効率化」を実現するためには更に情報のデジタル化に合わせた仕組みの構築が必要になります。

i-ShareDXは、その名前の通り業務文書のDX、デジタルトランスフォーメーションを支援できるよう開発がされています。具体的には欲しい情報にすぐにアクセスでき、閲覧端末を選ばず見やすい表示ができるように、HTMLの書き出しや公開サイトの作成ができるようになっています。さらに公開されているマニュアルに対し利用者からレビュー・コメントの記載ができるようになっており、現場からの意見や改善要望の吸い上げもできるようになっています。

デジタル化・共有化により業務マニュアルの使い勝手は格段にアップ!

中林:リモートワークや在宅勤務が増える昨今、ウェブ上で作成・公開ができ、どこからでも閲覧できるi-ShareDXはとても役に立ちそうですね!

近藤:そうなんです、マニュアルの作成者、閲覧者(使う人)のどちらにとっても使いやすいツールを目指しました。

他にも、i-ShareDXはバージョンやログ、改訂履歴を残すことができるため、作成、承認、修正のプロセスをきちんと管理することができます。これにより、いつ、だれが、何のために作成したマニュアルか、どれが最新のマニュアルかを把握することができます。

さらに、閲覧者が必要なマニュアルを探すとき、様々なアプリケーションで作成している場合は、それぞれのファイルを開いて検索をする必要があります。しかし、i-ShareDXでは、すべてのファイルを横断して検索できるため、キーワード検索をするとすべての文書から探すことができ、検索したキーワードをハイライトで表示、必要な情報にすぐにアクセスできます。

業務マニュアルのフロー図作成や多言語展開にも対応

中林:改訂履歴、検索機能、データ管理によって、閲覧者にとっても使いやすいツールなんですね。企業によっては、フローチャート図の作成や多言語運用が必要なケースもありますが、そのあたりはどうでしょう?

近藤:i-ShareDXは、ルシッドチャートやT-400などのアプリケーションとも連携しています。ルシッドチャートはフローチャート、構成図、ワイヤフレームなどがチームとオンラインで同時作成できるクラウド作図サービスです。T-400は2000の分野からの専門分野データベースとユーザーごとのデータベースを兼ね備えた最新のAI自動翻訳で、国内のAI翻訳市場では圧倒的なシェアを誇っています。このサービスと連携をすることで、グローバル運用の対応や、業種・業界を選ばないマルチなマニュアルシステムにすることができました。

デジタルトランスフォーメーション促進をi-ShareDXがサポートします

中林:今ある資産も有効活用しながら効率的にデジタルトランスフォーメーションを進めることができるんですね!

近藤:その通りです!

最後になりましたが、i-ShareDXの「共有」できる仕組みについても説明しますね。

i-ShareDXには現場でマニュアルを使用する人たちの声をマニュアルの作成者にフィードバックする仕組みがあります。マニュアルの中に誤った記載や不明点を見つけた場合、文書にコメントを書き込みます。すると、マニュアル作成者に通知が行き、コメントを確認しながら現場の声を反映したマニュアルに更新することができるのです。また、マニュアル作成者が特に見てほしい文書をトップページにピックアップすることもできます。

 

このように、i-ShareDXはマニュアルの「作成」「レビュー」「公開」「閲覧」のサイクルを一括で行い、企業様のDX推進をサポートします。

お客様の業務マニュアルに関する課題を解決できるi-ShareDX。さらに詳しく知りたい方は、詳細資料やクイックスのウェブセミナーをぜひご覧ください!

オンデマンドセミナーのご案内

好評をいただいてい折りますマニュアル関連セミナーをオンデマンド配信中です。 予告なく配信を取りやめる場合がございますので、この機会にぜひお申込みください。

■オンデマンドセミナー一覧はこちら

i-ShareDXについて

機能紹介、料金体系、導入までの流れなど詳細を掲載しております。

■i-ShareDXの詳細はこちら


コラム一覧へ戻る

トップ