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コラム

誰もが抱える業務マニュアルの困りごととは!?(前編)

マニュアル制作

2021-07-16

私たちクイックスは業務マニュアルを取り巻く様々な課題を解決すべくi-ShareDXの企画、開発に取り組んできました。多くの方が抱える業務マニュアルに関する困りごとの中から、i-ShareDXがどんな困りごとをどうやって解決できるのかをi-ShareDXの企画開発担当に話を聞きながらご紹介します。

DX時代到来。i-Shareからi-ShareDXに。

中林:こんにちは。今日はよろしくお願いします。

近藤:こちらこそ、今日はよろしくお願いします。では、どこから話したらよいでしょうか?

中林:今日は、今販売している「i-Share」があるのに、なぜ新たに「i-Share DX」を開発することになったのか、その開発背景を教えてください。

近藤:わかりました。i-Shareは、製品に付属する「取扱説明書」の作成環境を提供するためのサービスとして2016年に開発を開始し、2018年にリリースしました。ちょうど、メーカー様内で取扱説明書の作成を内製化するような動きが多く見られた時期です。メーカー様の取説ご担当者様が私たちのように組版やデータに詳しいわけではないので、DTPソフトウェアを使いこなせるようになるにはハードルがちょっと高くて、、、というようなニーズをターゲットにしていました。

中林:マニュアルはマニュアルでも、業務マニュアルがターゲットではなかったんですね。それがどうして手順書をターゲットにするようになったのですか?

近藤:社内の業務マニュアルをi-Shareで作成されたいとご連絡いただいたお客様の声がヒントになりました。あと、働きかた改革の展示会にも出店したところ、ブースで説明を聞いていただいたお客様の反応にも手ごたえを感じました。働きかた改革であるとか、DXであるとか、世の中の流れもあって、「社内のノウハウを一元管理して共有する」というニーズがあると考えました。

中林:業務マニュアルをターゲットにするために、i-Shareからなにか変えたことはありますか?

近藤:i-Shareは「取扱説明書」を作る、という機能に特化しています。ここから、詳細な設定項目はなくして、編集作業をシンプルにしました。あとは、手順書を作るための 作成 → 内容のレビュー → 修正 → 承認 → 公開 → フィードバック の一連の流れををワンストップでできるようにしました。

中林:ずいぶんいろいろな機能が盛り込まれるのですね。これなら「i-Share DXを入れれば業務マニュアルの課題はすべて解決!」といった感じで紹介できそうです!

近藤:それがですね。。。

中林:なにかまずいことがあるんですか?

近藤:まずくはないんですが、魔法のようには解決できない、と思ってください。ちょっと、実際の「社内で業務マニュアルを作成されている方」の声を聴いてみましょう。

マニュアルセミナーのアンケート結果から分かる業務マニュアルの困りごと

―――業務マニュアルについて、どのような困りごとを抱えている方が多いのでしょうか?

近藤:昨年秋から月に1~2回、マニュアルに関する無料のセミナーを行っています。その中で参加者の皆さんに業務マニュアルの困りごとについてアンケートを実施したところ、「マニュアルをどう書くか」、「マニュアルの共有方法」、「マニュアルのデジタル化」、について課題を持っている方が多いことが分かりました。

業務マニュアルの作り方、書き方はシステム導入で解決できる!?

中林:制作そのものと制作した後それぞれに悩みがあるのですね。アンケートの結果を見ると書き方についての課題が多いようですが、i-ShareDXのようなシステムの導入で解決ができるものなのでしょうか?

近藤:解決できると考えています!書き方の課題の多くは目次や体裁などルール化されていないことが起因となっています。i-ShareDXでは、その部分を悩むことのないように、システム的にサポートできる仕組みになっています。
具体的には、
・見出しは大きく、必要に応じて飾りや数字を付ける
・本文は見出しより小さめの文字にする
・手順を書くときは、1から順に連番を付ける
・注意事項はアイコンと、黄色の着色で目立つようにする
といったことです。
i-ShareDXは、読み手に伝わりやすいメリハリのある書き方の「ルール」(書式)が仕組み化されています。書き手はルールに従って文章を書いていくだけで、体裁の整った文書を作成することができるのです。

体裁だけではなく、ワークフローも仕組化して読み手にやさしい業務マニュアルに

中林:誰でもルールに則って書くことができれば読みやすいマニュアルになりますね。文書ソフトでは、自分で見出しや本文、手順など様々なルールを設定する必要があり、センスが問われるし、書く人によって書き方が異なってしまいますもんね。体裁以外では、新しくマニュアルを作るときは、何から書いていけばいいのか、書き進めるうちに何が必要か分からなくなるなどの悩みもあると思います。

近藤:そうですね。新しくマニュアルを作るときに成り行きで文章を書いていくと、本文を書いて、目次を作って…と書き手ごとに自由に書き進めてしまうため、必要な情報が抜けたり、表現が統一されていなかったりと読み手に取って読みにくい文章になってしまいますよね。マニュアルを作成する際には、記載が必要な情報を洗い出すこと、情報を分類・整理し目次作成することがとても大切です。i-ShareDXは文章の骨組みとなる目次をまず初めに作成し、その目次という骨組みに、情報を肉付けしていきます。これは、マニュアル作成のプロが実際に文章を書く時の流れと同じです。このワークフローによって、記載が必要な情報を書き漏らさず、読み手にやさしい業務マニュアルができるというわけです。

業務マニュアルの作り方に関する悩みはi-ShareDXで解決!

中林:書式のルールから情報整理のワークフローまですべて仕組み化されているのは書き手にとっても、読み手にとっても良いことばかりですね。

近藤:そうなんです。多くのお客様が現在制作している業務マニュアルは様々なアプリケーションで書かれていたり、不統一なレイアウトやデザインになっていたりと読みにくい要素があふれています。i-ShareDXであれば、統一されたレイアウト、デザインが用意されているので、属人化によるばらつきが生じません。また、文書を作成するうえで必要な構成要素をあらかじめ定義してフォーマット化するため、誰でも簡単に高い品質の文書が作れるんですよ。

中林:とはいっても、i-ShareDXを導入したからと言ってスムーズに業務マニュアルを作れるようにはならないですよね?

近藤:はい。i-ShareDXの導入有無にかかわらず、クイックスのノウハウが業務マニュアルを作成される方のヒントになれば、と考え、定期的に無料セミナーを実施しています。。
そのセミナーは、、、、後編で
後編では、無料セミナーの概要と、i-ShareDXでできる「共有」と「デジタル化」については後編でご紹介します。


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