Column
コラム

  • home
  • コラム
  • Webマーケティング
  • 【テンプレート有り】制作会社目線から見た、正しい情報が伝わる提案依頼書の作り方

【テンプレート有り】制作会社目線から見た、正しい情報が伝わる提案依頼書の作り方

Webマーケティング

2020-02-28

前回のコラムでは「成功するWebサイトリニューアルのために」をテーマに、リニューアル方針を決めるポイントを紹介しました。ただせっかく一所懸命に作ったリニューアル方針も、作る側に正しく伝わらなければWebサイトリニューアルの成功には繋がりません。今回はオリエンの際に必要な提案依頼書の作り方についてポイントを制作会社の目線からお届けしていきます。

そもそもWebサイトリニューアルにおける提案依頼書はどういう目的で作成するのか

提案依頼書を作成する目的はリニューアルにおいて貴社の要望を正しく制作会社に伝える事です。そのため提案依頼書は、リニューアル方針(背景、サイトの目的、ターゲット)や制作条件(仕様、納期)等をもれなくまとめる必要があります。資料をまとめるのは大変で時間もかかりますが、正確な提案依頼書ができれば、発注後の認識相違によるトラブルをさける事ができ、制作から条件に沿った提案を引き出すことができます。

提案依頼書を作成するうえでのメリット

制作を依頼する側のメリット

  • 提案依頼書を作成する中で、企画・計画段階では気づけなかった情報のもれや仕様の抜けに気づく事ができます。
  • 提案の条件を揃える事で、各社からあがってきた提案を比較する際に、優れている部分を判断しやすくなり、業者選定も明確な基準で行う事ができます。
  • リニューアルにおける要件を明確にすることで、制作会社からよりクオリティの高い提案をもらうことができます。
  • あらかじめ要件をドキュメントとして残す事ができるので、発注後にこんな仕様じゃなかったのにといったトラブルを未然に防ぐのに役立ちます。
  • Webサイトリニューアルは規模が大きいほど、多額の費用が掛かります。そのため経営層や関係部署への説明といった社内的なプレゼンも必須です。要件をまとめた提案依頼書があれば、社内でのプレゼンも簡単に進める事ができます。

制作する側のメリット

  • お客様の要望が明確になっているため、余分な機能や仕掛けを考える必要が無く、予算の範囲で最大限要望にそった提案を提出する事ができます。
  • 制作要件が明確になっているため、適切な費用算出をする事ができます。
  • コンペで負けた場合も、何が基準で負けたのかをヒアリングしやすくなるため、次回以降の貴社に対する提案のクオリティアップにつながります。

あいまいな情報のまま依頼してしまった場合の失敗談

自社のWebサイトの担当者をしているKさんは上司からWebサイトリニューアルの指示をうけ、さっそく制作業者数社に声を掛け、口頭でオリエンテーションの内容を説明し提案を依頼しました。

後日、各制作会社から提案があがってきましたが、各社、提案内容・見積もり金額もバラバラで比較検討ができず、再度提案を依頼する事になってしまいました。

上記の事例では、Kさんはリニューアルの概要を口頭で説明してしまったため、どうしても細かい仕様や要望を伝えきる事ができず、各制作会社にその場で思いついた内容もふまえて提案を依頼しています。そのため、どこまで詰めた内容にするのかを各社の判断に任せてしまい、結果的に三者三様の提案内容となってしまいました。この様な事態を防ぐためにも提案依頼書を作成し、要件・仕様を明確にしておく事が必要なのです。

提案依頼書をつくるうえでのポイント

提案依頼書を作成するうえで最も重要な事は、制作会社に向けて「要件を明確に伝える」ということです。
ただし、本当に良い提案を受けるには以下のポイントを抑えた提案依頼書を作成する必要があります。

  1. 要件を並べただけの提案依頼書にしない

    Webサイトリニューアルをするに至った背景や、目的を制作会社が共有できて初めて良い提案を受ける事ができます。

  2. 目標や目標達成へのプロセスはあらかじめ社内で検討しておく

    目標をどこに設定するかで、提案の内容・費用も変わってきます。企業としてWebサイトをどのように利用していくかをあらかじめ社内で検討しておきましょう。

社内で検討する際の材料で困ったら?

Webサイトリニューアルを検討されているご担当者様向けに、クイックスでは企画・計画を支援する「Webマーケティングサポートサービス」をご用意しています。まずはお気軽にお問い合わせください。
『Webマーケティングサポートサービス』(1.47KB)

対案依頼書に書くべき項目

  1. プロジェクトの概要となる項目
     

    提案依頼書として最低限掲載すべき項目です。
    リニューアルの目的や背景といったプロジェクトの概要に関する情報を記載してください。

    • プロジェクトの名称
    • Webサイトリニューアルの目的、リニューアルに至った背景
    • 抱えている課題
    • プロジェクトの目標
    • 想定しているターゲットユーザー
    • 自社と競合する企業の情報
    • サイトの公開希望日
    • 予算
  2. 制作与件
     

    制作環境や制作で必要になる材料等、制作にかかわる情報を記載します。後々のトラブルを防ぐためにも、上記については貴社で準備したうえでオリエンに向かう事がおすすめです。

    • 制作範囲(デバイス)
    • 利用中のサーバー
    • SSL証明書の有無
    • 原稿・画像提供の有無
    • 利用中・利用希望のCMS
    • 各種タグ設置の有無(解析タグ、広告タグ)
    • 導入するプラグインの有無
    • 以前のWeb制作での課題点
    • 納品の方法
  3. 依頼内容
     

    提案の内容として制作会社から提出してほしい資料を記載します。提出される資料をあらかじめ決めておく事で、フラットな条件で制作業者を選定する事ができます。

    • プロジェクトの概要が分かる提案書
    • プロジェクトの全体スケジュール
    • プロジェクトの体制図
    • サイトマップ
    • サイトデザイン
    • お見積り
  4. 提出方法・期限
     

    提案書類を誰に何時までに提出してほしいかを記載します。またプレゼンの実施までお願いする場合は、希望日時も合わせて記載しておくと良いでしょう。

    • 提案資料の提出期限
    • 提案資料の提出先

提案依頼書のテンプレートダウンロード

提案依頼書をイチから作るのが大変という方のために、提案依頼書のテンプレートをご用意しました。下記リンク先からダウンロードして、ご自由にお使いください。
『提案依頼書テンプレートダウンロード』(11KB)

まとめ

今回は提案依頼書の必要性や記載内容についてお届けしました。良い提案を受けるには、正しい情報が伝わる提案依頼書を作ることが重要です。貴社の要望を制作会社に正しく伝え、Webサイトリニューアルの成功に繋げましょう。

 

<関連コラム>


コラム一覧へ戻る

トップ