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業務効率化に繋がる紙文書(過去資料)の電子化方法とは(後編)

印刷・物流

2019-11-29

紙文書電子化のメリットは業務効率化だけではなく、自然災害や火災などの緊急事態への対策としても有効な点が挙げられます。今回は、BCP(事業継続計画)からみた電子化のメリットと、お客様から寄せられたよくある質問についてお届けします。

“BCP”の観点で紙文書の電子化を考える

「業務効率化に繋がる紙文書(過去資料)の電子化方法とは(前編)」では、ただ電子化するのではなく業務効率化に結び付ける文書電子化、管理の方法をご紹介しました。今回はBCP(事業継続計画)の観点から紙文書の電子化を考えます。

BCP(事業継続計画)とは?

BCP(事業継続計画)とは、自然災害や火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において事業資産の損害を抑え、事業の継続や早期復旧を可能とするための備え、手段のことをいいます。

紙メディアの課題は“寿命”と“災害耐性”

BCPの観点で見た場合、紙で保管されている過去資料は“メディアとしての寿命”と“災害耐性の低さ”が課題となります。

一般的に、紙の寿命は洋紙100年、和紙1000年といわれています。意外と長持ちだと思う方も多いのではないでしょうか。ただし、これは保管状態の良い管理された環境下での数値で、保管状態の悪い場所では1年で印刷面が読めなくなったり、かびてしまったりすることもあります。また、火事や水害などに弱く、一度被害にあってしまうと復旧が困難なことから災害耐性は低いといえます。

BCP(事業継続計画)には電子データでの保管が最適

紙文書を電子化した場合はどうでしょうか?一般的なCDやDVDで10~30年、長期保存用ディスクで100~1000年といわれています。この数値だけをみると紙での保管と大差がないように感じるかもしれませんが、データはクラウドやサーバを上手く使うことにより半永久的に寿命を延ばすことが可能です。また、バックアップが容易な点も電子化されたデータの特長で、紙メディアよりも電子データでの保管がBCPに適しているといえるのです。

今一度、BCP対策として文書電子化について検討してみてはいかがでしょうか?

ご要望に合わせた様々な電子化対応(Q&A)

紙文書の電子化についてお客様よりお寄せいただくことの多い質問を「電子化サービスQ&A」としてまとめました。その中より、一部抜粋してご紹介します。PDFデータ(電子化サービスQ&A)も併せてご覧ください。

Q1:バックアップとして紙文書を電子化したいが、紙文書も引き続き保有したいのですが…

A1:以下三つの方法で対応が可能です。

・専用のスキャナにて、冊子の状態のままスキャン

・冊子を一度断裁、スキャン後に再製本

・カメラにて定点撮影(移動が難しいような大判資料が対象となります)

※ホチキス止め、クリップ綴じ、付箋など、お預かりした原本を元の状態に戻した状態で返却します。(要別途費用)

 

Q2:どのような種類のスキャンが可能でしょうか。

A2:フィーダーに通る用紙以外にも、油紙やクラフト紙等も手置きで対応が可能です。また、図面などの大判紙についてもA1サイズまでは1枚の画像としてスキャンが可能です。
※それ以上のサイズでもスキャン後データを結合し、1枚のデータに仕上げることで対応可能です。

 

Q3:電子データの活用方法について相談したいのですが。

A3:ご要望に応じてファイル管理システムの導入支援、開発も承っております。ご予算に応じてご提案いたしますのでまずはご相談ください。

「紙文書電子化サービス(Q&A)」の資料ダウンロード

クイックスは、スキャンからその後の運用面までをトータルでサポートいたします!まずはお気軽にお問い合わせください。

紙文書電子化のQ&Aについて、以下リンクよりダウンロードしてご検討ください。
『紙文書電子化サービス(Q&A)』(737KB)

 


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