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なぜ企業はマニュアルを作り、活用できていないのか?

マニュアル制作

2019-11-08

マニュアル制作会社でもある弊社は、メーカー、IT関係、病院、アパレル、不動産など多岐に渡る業界から、業務マニュアル、社内文書、ISO文書など様々なマニュアルについてのご相談・問い合わせを日々いただいております。本コラムが、マニュアル制作に課題を抱える皆様にとって、少しでも参考になれば幸いです。

クイックスが受けた問い合わせ50社の業界、課題、マニュアル種別の内訳

このグラフは、ウェブサイトを経由していただいたマニュアルに関するお問い合わせの、お客様の業界別、課題別、マニュアル種別の内訳を示しています。各社様とも、狙い・目的をもってマニュアルを制作していらっしゃいますが、結果としてどこかのフェーズで課題が発生しています。

弊社はメーカー様の取扱説明書など、エンドユーザー向けのマニュアルを長年制作サポートしてまいりましたが、それに加えて、近年は小売り・サービス、IT・メディア、医療、建設、物流関係など、幅広い業界から問い合わせをいただいております。

マニュアルの種別としても、業務マニュアル(作業要領書)、ISO文書、社内規定、就業規則、販売マニュアルなど様々です。抱える課題は、マニュアルの新規作成から、管理・運用、周知徹底(教育・標準化)、作成したマニュアルの改善など多岐にわたります。もちろんコスト・工数削減も重要なキーワードになります。

厳しいマニュアル作りの環境と活用への模索

マニュアル制作専門の部署の方からご相談いただくこともありますが、多くのお客様は他の業務の傍らでマニュアルの対応をされている方です。働き方改革関連法案が施行され、残業削減が当たり前の昨今、マニュアルに関わる作業工数、管理運用の手間・コストを減らしながら、マニュアル公開後にきちんと活用されているかまで調査することが課題になっているお客様もいらっしゃいました。また、マニュアルの理解度が社員教育にも関係するため、eラーニングでの定期テストを検討されている場合もあり、色々と苦慮されている状況です。

目指すべきマニュアルとは?

無印良品のマニュアルMUJIGRAM(ムジグラム)はご存じですか? 2,000ページを超える「店舗運営マニュアル」や、6,000ページを超える「業務用マニュアル」が各店舗に配置されており、全ての業務が徹底的に見える化されています。社内の改善要求などを毎月、反映・更新しマニュアルを成長させているようです。このMUJIGRAMにより、人も企業も成長も一緒に成長するといった効果が生まれ、業績改善にも繋がったというマニュアルの成功事例としては教科書のような存在となっています。

このMUJIGRAMも全社的に定着させ平準化を進めるには時間がかかったとのことです。定着までに乗り越える課題は多くありますが、マニュアルを作った際に掲げた狙い・目的の達成のために弊社は「情報共有の仕組み」と「スピード配信」が重要と考えます。

重要なのは、情報共有の仕組みとスピード配信

多くの企業では、社内で作成したマニュアルを印刷して紙で配布し、更新があるたびに加除式のファイルで入れ替え、変更箇所を説明・教育するといった情報共有がなされています。最近では社内サイトなどでPDF閲覧できる場合もありますが、印刷・配布やデータ化にかかる工数は企業規模に比例して増える傾向が見受けられます。

業務マニュアルの場合、更新情報の配信、認知、定着が遅くなるほど業務に支障がでるため、変更箇所を即時に配信し、実際に閲覧・理解まで確認することが重要なポイントとなります。

マニュアル配信のスピードを短縮すること、また、いつでもどこでもマニュアルを確認できる閲覧側の問題を解決すること、さらには実際にマニュアルがどれくらい利用されているかをデータで把握することが、これからのマニュアル作成・管理には重要となっています。

業務マニュアル、作業手順書、作業標準書を「i-Share」で電子化

クイックスが提供するマニュアル作成ソフト「i-Share」は、マニュアル制作から管理、配信、閲覧まで、マニュアルに関する様々な課題を解決します。誰でも簡単にマニュアルを作成できるUI、マニュアルをPDFやHTMLで配信・公開できる仕組み、バージョン管理や改定個所の表示、変数機能など、長年マニュアル制作に取り組んできたノウハウや、こんな機能が欲しい!といったユーザー・制作者の考えが詰め込まれています。

「i-Share」でできることや具体事例のご紹介、デモを見てみたい方、見積もりをご希望される方は、下記バナーより詳細をご確認ください。
マニュアル・文書管理システム i-Share(アイシェア)


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