コラム Column

製造業や教育機関では、多くの紙書類が日々発生し、その管理が業務の大きな負担となっています。契約書や設計図、報告書などの重要な文書を紙のまま管理していると、いくつかの課題が発生します。

• 業務効率の低下：必要な書類を探すのに時間がかかり、担当者の業務負担が増加
• 情報の分散：異なる拠点で異なる管理方法が採用され、統一的な管理が難しい
• セキュリティリスク：紛失・盗難・災害による情報漏洩の可能性が高まる

こうした課題を解決するためには、スキャニング技術を活用し、書類電子化を進めることが非常に有効です。ペーパーレス化とDX推進を実現し、文書管理システム化を図ることで、業務の効率化とセキュリティ対策を両立できます。

1. 書類電子化が必要な理由！紙管理のリスクと課題

紙書類の管理がもたらすリスクは、主に業務効率とセキュリティの2つの側面から考えられます。

(1) 業務効率の低下

紙書類の管理には多くの手間がかかります。例えば、書類を探すためにファイルを何度も開け閉めしたり、適切な保管場所を確保する必要があります。また、情報共有の際に紙のコピーを配布する手間が発生し、業務がスムーズに進まないことがあります。

• 書類を探す手間が増え、業務が滞る
• 情報共有が困難で、部門間の連携がスムーズに進まない
• 過去の文書の履歴管理が煩雑になり、正確な情報把握が難しくなる

(2) セキュリティリスク

紙書類の管理において、セキュリティの確保も大きな課題です。紙の書類は紛失や盗難のリスクがあるだけでなく、災害時に消失する危険性も高くなります。

• 紛失・盗難のリスク：重要書類が管理不十分で外部流出する可能性がある
• 災害リスク：火災や水害により、重要文書が物理的に消失する危険性
• 不正アクセス：オフィス内で無許可のコピーや盗み見が発生するリスクがある

これらのリスクを軽減するために、スキャニング技術を活用した書類電子化が推奨されます。契約書や設計図の電子化を進めることで、情報の一元管理が可能になり、より安全な環境を構築できます。

2. スキャニングでペーパーレス化！業務効率とセキュリティ強化のメリット

スキャニング技術を活用した書類電子化によって、業務効率を大幅に向上させるだけでなく、セキュリティ対策も強化できます。

(1) 業務効率の向上

電子化することで、紙の書類に比べて情報を素早く検索・取得できるようになります。特に、大量の書類を管理している企業では、このメリットが顕著に現れます。

• 検索時間の短縮：デジタルデータはキーワード検索が可能で、瞬時に情報を取得できる
• 遠隔地との情報共有：クラウド連携により、どこからでもアクセス可能
• 一元管理：契約書や設計図など、異なる書類も統一フォーマットで管理できる

(2) セキュリティ対策の強化

電子化することで、アクセス管理やデータ保護がしやすくなります。重要な情報へのアクセスを制限し、万が一の事態にもバックアップ体制を整えることで、より強固なセキュリティ対策が実現できます。

• アクセス管理：閲覧・編集権限を設定し、不要な閲覧を制限
• データバックアップ：クラウド保存で災害時にもデータ消失を防止
• 監査ログの記録：誰がいつ文書を閲覧・編集したのかを把握できる

3. 文書管理システム化への第一歩！スキャニング導入の5つのステップ

スキャニングによる書類電子化を実施するには、以下のステップを踏むことが重要です。

① スキャニング対象の選定

契約書・設計図・報告書など、業務に重要な書類を優先的に電子化

② OCR（光学文字認識）技術の活用

スキャンした文書をテキストデータ化し、検索性を向上

③ クラウド連携の検討

安全なクラウドストレージを活用し、どこからでもアクセス可能な環境を構築

④ セキュリティ設定の強化

閲覧制限・バックアップ体制を整え、情報漏洩のリスクを低減

⑤ 運用ルールの策定

社内で統一した電子文書の管理ルールを確立し、適切な運用を実施

4. まとめ

紙書類の管理を続けることは、業務効率の低下やセキュリティリスクを招く要因となります。特に、製造業や教育機関では、多くの重要書類を扱うため、適切な管理が求められます。

スキャニングによる書類電子化を導入すれば、業務効率が向上し、セキュリティ対策も強化されます。

スキャニングや文書管理システム化、契約書・設計図の電子化についてのご相談も承っておりますので、ぜひお問い合わせください。