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コラム Column
プリント&デリバリー
2019-10-29
業務効率化に繋がる紙文書（過去資料）の電子化方法とは（前編）
過去の契約書や議事録、図面など捨てるに捨てられない資料。 スペースを確保したい、検索性を高めたいなどのお悩みを持つ企業様は驚くほどたくさんいらっしゃいます。 そこで、ただ電子化するのではなく、業務効率化に結び付ける文書電子化・管理の仕方をご紹介いたします。
紙文書について、このような課題はございませんか
- 過去文書や資料が大量に保管されており、置き場所に困っている。
- 過去資料の検索に時間がかかっている。
- 天災や経年劣化による情報資産消失のリスクを避けたい。
- DAMやDMSを導入したが、ドキュメントのデータ化に時間がかかっている。
“保管場所の削減”と“検索性の向上”の二軸で文書電子化による生産性向上！
オフィスの壁面に大量の資料の入ったラックが並んでいたり、過去の資料を保管するために専用の保管庫を契約している会社様は意外と多いものです。
また、そこから目的の資料を探す時間は、年間でみると膨大なコストになるものです。
電子化し検索性を持たせた資料は、目的の資料もすぐに見つかり、保管費用も削減できます。
重要なのは電子化 検索性の付与！ クイックスの文書電子化サービスはここが違う
過去資料をただ電子化（PDF化）するだけでは検索性も悪く、紙で保管しているのと何ら変わりありません。
重要なのは、どのような情報で検索を行い、活用するかを明確化し、それに合わせたファイル保管を行うことです。
弊社の文書電子化サービスでは、ご要望に合わせてスキャン後のファイルを体系化（整頓）、テキストを埋め込み（OCR/手入力）までをトータルでサポートいたします。
更に、ファイルの利用状況に合わせた文書管理システムにより、詳細なコンテンツ検索を可能にいたします。
クイックスの文書電子化実績
■某社事務
1冊500頁ほどのキングジムファイル1000冊をスキャン。検索単位に合わせてファイル分割、OCRによるテキスト埋め込みを行いました。
■某メーカー 設計部署
A4サイズからA0サイズまでの大判図面2万枚をスキャン。全ファイルに図面管理番号の付与を行いました。
■某大学研究室
過去書籍を断裁しスキャン。また、一部冊子はスキャン後再度製本し返却いたしました。
今回は、 業務効率化に結び付ける文書電子化・管理の仕方についてご紹介しました。文書の電子化について、次回「業務効率化に繋がる紙文書（過去資料）の電子化方法とは （後編）」では、BCP（事業継続計画）からみた電子化のメリットについてご紹介します。ぜひご覧ください。
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