COLUMN コラム

業務マニュアルの改善を試みても、以下のような課題により運用が立ち行かなくなるケースが多く見られます。

更新されず情報が古いまま：

作成時点では有用だったマニュアルも、業務の変化に対応できなければ活用されなくなってしまいます。更新の仕組みがないと、古い情報のまま放置され、誤った業務手順が実施されるリスクがあります。

検索できない・読みにくい：

マニュアルの構成が整理されておらず、検索性が低いと、必要な情報にすぐにアクセスできません。また、冗長な文章や専門用語の多用により、実務で使いにくいマニュアルになってしまいます。

前章で挙げた失敗を防ぐためには、どのような施策が効果的なのでしょうか。

実務に即した内容にする：

マニュアルを実務で活用するには、具体的な手順を明確に記載することが重要です。業務フローを詳細に書く際の基準として、

「作業時間が5分以上の業務は手順を細かく記載」
「例外処理がある業務は分岐を明確に示す」

などのルールを設けるとよいでしょう。また、作業の流れを図やフローチャートで示すことで、視覚的に理解しやすくなります。
さらに、チェックリストを活用し、手順漏れを防ぐ仕組みを作ると、実務での利便性が向上します。

定期的に更新できる仕組みを作る：

マニュアルを常に最新の状態に保つには、定期的な更新ルールを制定することが必要です。例えば、

「業務変更が発生したら3日以内にマニュアルを更新」
「四半期ごとに担当者が見直しを行い、定例レビューを実施」

など、スケジュールを明確に設定しましょう。更新をスムーズに進めるために、社内のマニュアル管理担当を決め、変更の通知を受け取るフローを整えることも効果的です。
また、変更履歴を残すことで、過去の修正内容を確認でき、管理がしやすくなります。

検索性と可読性を向上させる：

マニュアルの検索性を向上させるには、適切なデジタルツールを活用することが重要です。適切な管理ツールを導入すると、キーワード検索やタグ付けが可能になり、必要な情報に素早くアクセスできます。目次の自動生成機能やリンク機能を活用し、関連情報へすぐに移動できるようにすると、さらに利便性が高まります。
また、文章は1文50～60文字を目安にし、箇条書きを活用して可読性を向上させると、現場でもスムーズに活用できます。

マニュアル改善の過程で発生しやすい課題をどのように解決し、改善を成功へと導いたのか。その具体的な事例をご紹介します。成功を収めた企業は、状況に応じた工夫や取り組みを実施しています。

企業Aの事例：

企業Aでは、業務フローの変化に対応するため、定期的なレビュー会議を設けました。担当者が最新の業務手順を共有し、マニュアルの更新を自動化することで、常に最新の情報が維持されるようになりました。

企業Bの事例：

企業Bでは、マニュアルの検索性向上に向け、i-ShareDXを導入しました。タグやキーワード検索を活用することで、必要な情報を素早く取得できる環境を整え、業務の効率化に成功しました。

企業Cの事例：

企業Cでは、視覚的にわかりやすいマニュアルを目指し、動画マニュアルを導入しました。これにより、新入社員のトレーニング時間が大幅に短縮され、教育コストの削減につながりました。

マニュアル改善を成功させるためには、現場での実務に即した内容にすることが不可欠です。また、継続的な更新の仕組みを作り、業務の変化に柔軟に対応できるようにすることも重要です。さらに、検索しやすく、直感的に理解できる構成を整えることで、誰もが活用しやすいマニュアルになります。成功企業の事例を参考にしながら、自社の業務に適した改善策を取り入れ、より実効性の高いマニュアルを構築しましょう。