COLUMN コラム

紙ベースのマニュアルではどのような課題が発生しやすいのか、具体的にご紹介します。

(1) 更新・管理の手間

• 紙マニュアルは変更時に手作業で修正が必要。
• 最新版が現場に行き渡らず、古い情報が使用されるリスクがある。
  
  

(2) 検索性の低さ

• 必要な情報を探すのに時間がかかる。
• 物理的な保管場所が必要で、管理が煩雑になる。
  
  

(3) コストの増大

• 印刷費や配布の手間がかかる。
• 古いマニュアルの破棄や更新作業が発生する。

DX化によって改善できる、マニュアル運用の課題は多くあります。
前章で挙げた課題に沿って、DX化のメリットを確認します。

(1) 最新情報の即時共有

• クラウド上で管理することで、リアルタイムで情報を更新・共有できる。
• ユーザーが常に最新版を参照可能。
  
  

(2) 検索性の向上

• キーワード検索やタグ付けにより、必要な情報に素早くアクセス可能。
• 目次やリンク機能を活用し、直感的なナビゲーションを実現。
  
  

(3) コスト削減

• 印刷や配布のコストを削減。
• 一元管理により、文書管理の工数を削減。

実際に紙ベースのマニュアルをDX化するには、いくつかの段階を踏み、運用の効率化を図ります。

(1) マニュアルのデータ化

• 紙マニュアルをスキャンし、電子データ化する。
• OCR機能を活用し、テキストデータとして認識可能にする。
  
  

(2) 検索性向上

• カテゴリ別に整理し、タグを付与する。
• AIを活用した検索機能を導入し、最適な情報をすぐに表示できるようにする。
  
  

(3) 運用の最適化

• クラウド型プラットフォームを活用し、複数ユーザーが同時に閲覧・編集できる環境を整備。
• 定期的なレビューやフィードバック機能を導入し、継続的な改善を行う。

クイックスの提供するマニュアルDXクラウド「i-ShereDX」を活用して、マニュアル運用・業務改善を図った事例をご紹介します。

企業Aの事例：

企業Aでは、従来の紙マニュアルの運用によって、情報更新の遅れや検索性の低さが課題となっていました。i-ShareDXを導入することで、クラウド上にリアルタイムで更新され、常に最新の情報が共有されるようになりました。また、高度な検索機能により、必要な情報へのアクセスが容易になり、業務効率が20%向上しました。

企業Bの事例：

企業Bでは、各部門が個別に管理していたマニュアルをi-ShareDXに統合することで、一元管理を実現しました。これにより、部門間の情報共有が円滑になり、業務の標準化が進みました。さらに、紙のマニュアルをデジタル化したことで、年間100万円の印刷コストを削減し、持続可能な運用が可能となりました。

DX化によるマニュアルのDX化は、業務の効率化とコスト削減に直結します。特に、検索性の向上やリアルタイム更新が可能になることで、現場の業務負担を軽減し、より迅速な意思決定が実現できます。i-ShareDXのようなクラウドツールを活用することで、マニュアルのDX化のハードルを下げ、よりスムーズな移行を進めることができます。

DX化を進めることで、業務の生産性を向上させ、組織全体の競争力を高めていきましょう。