COLUMN コラム

「業務マニュアルが現場で活用されない」という課題を抱えている企業は多くみられます。

その理由として、以下のような原因が考えられます。

(1) 検索性の低さ

• マニュアルが整理されておらず、必要な情報を探しにくい。
• 膨大なページ数の中で、どこに該当情報があるのかわからない。
  
  

(2) ユーザビリティの欠如

• 文章が冗長で読みづらく、実際の業務に即していない。
• 視認性が低く、どの手順が重要なのか直感的に理解できない。
  
  
  

(3) 教育の仕組み・運用ルールがない

• マニュアルがあるだけで、活用方法の教育がされていない。
• 更新されず、古い情報のまま放置されている。

前章で挙げた課題を解決し、活用されるマニュアルにするための効果的な施策をご紹介します。

検索性向上：

マニュアルの検索性を向上させるには、デジタルツールの活用が有効です。
適切なツールを導入し、キーワー ド検索機能を活かせる環境を整えましょう。

また、業務ごとにカテゴリーを統一し、目次を明確にすることで、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

さらに、タグやハイパーリンクを活用し、関連情報へスムーズに移動できるようにすると、マニュアルの活用度が高まります。 

ユーザビリティ改善：

マニュアルを読みやすくするには、文章の簡潔化と視認性の向上が必要です。文章は1文あたり50～60文字以内を目安にし、箇条書きを適宜活用しましょう。手順ごとに画像やフローチャートを加えることで、視覚的に理解しやすくなります。

また、「手順」「注意点」「ポイント」などを色分けし、重要な部分がひと目で分かるようにすることも有効です。実際の業務でどこがわかりにくいのか、現場担当者に確認しながら改善することが大切です。

教育の仕組み化・運用ルールの制定：

マニュアルを定着させるには、教育と運用の仕組みづくりが不可欠です。新入社員研修やOJTで、マニュアルの活用方法を明確に指導しましょう。

さらに、定期的な更新スケジュールを設定し、最新情報を維持する体制を整えることが重要です。マニュアル改善のためのフィードバックは、アンケートや定例ミーティング、チャットツールを活用して収集すると、現場の声を素早く反映できます。運用の仕組みを確立することで、マニュアルが現場で活きたツールとして機能するようになります。

前章のような施策でマニュアルの改善を行い、成果を上げた企業の事例を紹介します。

事例1: 製造業の現場マニュアルのDX化

ある製造業では、紙ベースのマニュアルが検索性の低さにより活用されていませんでした。そこで、デジタル化を推進し、検索機能を強化。

結果として、作業ミスが減少し、新人教育の効率が向上しました。

事例2: サービス業の業務マニュアル刷新 

サービス業の企業では、冗長な文章が多く、読みづらいマニュアルが問題でした。そこで、図や箇条書きを活用し、簡潔で直感的に理解できるマニュアルに変更。

その結果、業務の標準化が進み、業務効率が向上しました。

事例3: マニュアル運用の仕組み化 

あるIT企業では、マニュアルの更新が遅れ、現場で活用されていませんでした。そこで、定期的な更新スケジュールを設定し、現場からのフィードバックを反映する仕組みを導入。

これにより、現場ニーズに即したマニュアルが維持され、社員の満足度も向上しました。

マニュアルを業務の現場で実際に活用するためには、検索性、ユーザビリティ、運用の仕組みを整えることが不可欠です。デジタルツールを活用した検索機能の強化、視覚的に分かりやすいレイアウトの導入、継続的な更新とフィードバックの仕組みを取り入れることで、より効果的なマニュアルへと進化させることができます。現場のニーズを反映しながら、業務に即した「使える」マニュアルを作成し、活用の定着を図りましょう。