COLUMN コラム

i‑ShareDXとは、業務マニュアルや品質保証文書を一元管理し、「作成」「改訂」「承認」「公開」「検索」を効率化できるクラウドシステムです。

特に品質保証文書においては、「改訂理由の明記」「承認プロセスの可視化」「過去版の保存」などが求められますが、i‑ShareDXではこれらを標準機能として備えており、監査対応やISO文書の運用においても高い実用性を発揮します。

閲覧者からのコメント機能、更新時期リマインド機能、版管理機能などを備え、紙やPDFでは難しかった「常に最新・正しい情報の維持」を実現します。

現場の声を即時に反映し、運用負荷を軽減することで、業務マニュアルを「使われる資産」に変えていきます。

2025年7月2日に搭載された「アクセスログ機能」 は、i‑ShareDX上で公開されている文書の利用状況を多角的に分析できるダッシュボードです。主な特徴は次の通りです。 

• 誰が・いつ・どの文書を閲覧したか を自動記録し、一覧表示
• 文書が公開されたサイト全体の訪問数・閲覧文書数・ユーザー数を時系列グラフで把握
• 文書ごとの閲覧回数や平均閲覧時間、見られていない文書（未閲覧文書）の抽出に対応
• 検索キーワードや、タグクリックの遷移を可視化し、ナビゲーションの改善に活用

これにより、単なる「保管庫」としてのマニュアルサイトから、データを活用して継続的に改善できるプラットフォーム へと進化させることができます。 

(1) サイト全体の傾向を把握

サイト全体の訪問数、文書の閲覧数、ユニークユーザー数を日別や月別で確認できます。さらに、ページ遷移の流れを視覚的に示すグラフ（サンキー図）を使って、ユーザーがどの文書にアクセスしやすいか、どこで離脱しやすいかを一目で確認できます。 

(2) 各文書の詳細な閲覧状況を確認

文書一覧から文書ごとの閲覧数や平均閲覧時間を集計し、未閲覧やダウンロードのみの文書を簡単にフィルター抽出できます。内容が古くなった文書・実際に使われていない文書を簡単に見つけられます。

(3) 検索キーワード＆タグから、ユーザーの検索行動を解析

ユーザーが入力した検索キーワードをマップで視覚化し、よく使われる言葉や組み合わせを把握できます。また、タグごとの閲覧遷移を確認することで、見つけにくい文書を特定し、タグ設計や文書内容の改善に役立てることができます。 

(1)改訂時期の最適化

アクセスデータを基に、どのタイミングで文書がよく読まれているかを把握し、そのタイミングに合わせて改訂スケジュールを設定しすることが可能です。i-ShareDXの「改訂リマインド機能 」と組み合わせれば、更新漏れを防止することができます。

(2) 類似した文書や不要な文書を統廃合し、検索性向上

未閲覧文書をまとめて抽出し、重複内容の統合・アーカイブを推進。キーワードマップを併せて活用し、よく検索される用語をタイトルやタグに反映して検索性を高めます。

(3) 教育・オンボーディング強化

新人や派遣スタッフが頻繁に閲覧する文書を特定し、必読リストやeラーニング教材に反映。読まれていない研修資料はコメント機能で収集した情報も活用しながら改善・更新を行い、閲覧促進を図ります。

i-ShareDXのさまざまな機能を組み合わせることで、よりスピーディーにPDCAサイクルを回し、業務の改善を進めることができます。 

• アクセスログ × 差分表示

変更箇所をハイライト表示できる「差分表示機能」で変更箇所を把握しながら、「アクセスログ機能」で変更後の閲覧数を比較することができます。これにより、改訂効果を定量評価し、確実なPDCAサイクルを回すことができます。

• 見られていない文書の抽出 × プッシュ通知

閲覧が低調な文書を自動抽出し、プッシュ通知による再周知を徹底することが可能です。これにより、ユーザーの「知らなかった」を減らします。

• 閲覧遷移分析 × 文書流用（目次編集）

一緒に読まれている文書を分析。必要に応じて、i-ShareDXの文書流用（目次編集機能）を活用し、スムーズに情報統合。これにより、より読みやすいマニュアルの作成が促進されます。

 i‑ShareDXは“作る・探す・管理・更新”をワンストップで支援

マニュアル運用の課題は、“作って終わり”ではなく“使われ続けるか”にあります。

i‑ShareDXの「アクセスログ機能」は、誰がどの文書を閲覧したかを定量的に把握し、改訂や統廃合の意思決定を加速させる強力な武器です。「差分表示機能」や「改訂リマインド機能」との連携により、閲覧データを根拠にした継続的な文書改善が可能となり、文書活用DXを一段と推進します。

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