COLUMN コラム

i‑ShareDXとは、業務マニュアルや品質保証文書を一元管理し、「作成」「改訂」「承認」「公開」「検索」を効率化できるクラウドシステムです。

特に品質保証文書においては、「改訂理由の明記」「承認プロセスの可視化」「過去版の保存」などが求められますが、i‑ShareDXではこれらを標準機能として備えており、監査対応やISO文書の運用においても高い実用性を発揮します。

閲覧者からのコメント機能、更新時期リマインド機能、版管理機能などを備え、紙やPDFでは難しかった「常に最新・正しい情報の維持」を実現します。

現場の声を即時に反映し、運用負荷を軽減することで、業務マニュアルを「使われる資産」に変えていきます。

ISO／品質保証部門では、マニュアルや手順書が古くなると監査対応や現場運用に大きな影響が及びます。

特に品質保証文書では、改訂記録の不備や承認フローの抜け漏れがあると、監査時に重大な指摘を受けるリスクもあり、文書の更新は「気づいたときにやる」では済まされません。

しかし日々の業務に追われる中、関連文書まで漏れなく更新するのは至難の業です。

(1) 影響範囲の見落とし

プロセス変更時、直接修正した文書しか更新対象に入れず、リンク先や下位手順書が旧版のまま残ってしまう。

(2) 更新サイクルが人に依存

担当者のスケジュール管理任せで、退職・異動・繁忙期になると見直し自体が後回しになってしまう。

(3) 現場との情報ギャップ

実務で気づいた改善点が担当者に届かず、内容が古いまま運用されるため「更新すべきポイント」を逃してしまう。

(1) 「影響範囲の見落とし」を防ぐ：関連文書の自動可視化

i‑ShareDXでは、関連するマニュアル同士をリンクでつなぐことで、管理画面上の文書検索機能を活用しやすくなります。

そのため、たとえば作業手順をひとつ変更したときでも、影響を受ける他のマニュアルを見落としにくくなり、改訂漏れのリスクを減らせます。

(2) 「属人管理」からの脱却：次回更新日のリマインド管理

文書ごとに「次回更新日」を登録可能で、期日が近づくと担当者へメール通知。ダッシュボード上でも対応すべき文書が一覧表示され、退職・異動・繁忙による「うっかり放置」を防ぎます。

(3) 「現場とのギャップ」を埋める：コメント機能と承認フロー

閲覧者がコメントを直接文書に残せるため、現場での気づきが即時に共有されます。通知機能で担当者も見逃さず、コメントを反映した改訂案はそのまま承認フローへ。改訂→承認→公開のサイクルが仕組み化され、属人化も軽減されます。

i‑ShareDXには、マニュアルの改訂作業をスムーズに進めるための機能が備わっており、日々の運用を自動化できます。

以下は、月に一度の見直し作業を行う場合の流れです。

(1) 現場スタッフがコメントで改善要望を投稿

マニュアルを閲覧している現場のスタッフが、気になる点をコメント機能で投稿します。コメントは自動的にマニュアル管理担当者に通知されます。

(2) マニュアル管理担当者が内容を確認し、改訂タスクに追加

通知を受け取ったマニュアル管理担当者は、内容をチェックし、必要があれば次回の改訂タスクとして登録します。

(3) 次回更新日が近づくとリマインド通知

各マニュアルには次回更新日を設定でき、期日が近づくとi‑ShareDXが自動でマニュアル管理担当者にリマインド（通知）を送ります。

これにより、監査対応やISOの定期審査などで「〇年に一度の見直しが必要」とされる文書も、更新タイミングを見逃さずに対応でき、管理ミスによる指摘リスクを軽減できます。

(4) 改訂版を作成し、承認フローで関係者確認

改訂内容を反映させた新しい文書は、承認ワークフローに従って、品質保証部門の責任者や現場管理者など、内容の確認・承認を担う社内メンバーにへ回覧され、内容確認・承認が行われます。

(5) 公開後、旧版は自動アーカイブされ履歴に保存

承認された文書はポータルサイト上に公開され、同時に旧版はシステム内で自動的にアーカイブされて履歴として保管されます。

このように、コメントの記録から改訂・承認・公開までをi‑ShareDX上で完結できます。そのため、マニュアル管理担当者による進捗確認や催促作業も不要になり、ミスや属人化のリスクを減らすことができます。

(1) 導入効果

• 更新漏れゼロ：期日管理と自動通知で関連文書も含めて確実に更新。
• 監査対応時間50%削減※：版管理と履歴検索で証跡抽出が容易。
• 現場満足度向上：コメント採用率向上で「現場の声が反映される」文化を醸成。
  ※導入企業ヒアリングより

(2) 導入ステップ

以下は、実際にi‑ShareDXを導入し、マニュアルを運用していく基本的なステップです。
専門的な操作知識がなくても、導入から活用までをスムーズに進めることができます。

1.  既存文書をi‑ShareDXへ一括インポート。
2.  目次とリンクを自動生成し、関連文書を相互にリンクづけして管理。
3.  次回更新日を設定し、リマインド運用を開始。

更新漏れは「気づけない」「忘れてしまう」といったヒューマンエラーが主因です。i‑ShareDXなら現場コメントで改善ポイントを収集し、次回更新リマインドと承認ワークフローで抜け漏れなく改訂できます。

ISO／品質保証部門の負荷を大幅に軽減し、監査に強い運用体制を構築しませんか？