COLUMN コラム

i‑ShareDXとは、業務マニュアルや品質保証文書を一元管理し、「作成」「改訂」「承認」「公開」「検索」を効率化できるクラウドシステムです。

特に品質保証文書においては、「改訂理由の明記」「承認プロセスの可視化」「過去版の保存」などが求められますが、i‑ShareDXではこれらを標準機能として備えており、監査対応やISO文書の運用においても高い実用性を発揮します。

閲覧者からのコメント機能、更新時期リマインド機能、版管理機能などを備え、紙やPDFでは難しかった「常に最新・正しい情報の維持」を実現します。

現場の声を即時に反映し、運用負荷を軽減することで、業務マニュアルを「使われる資産」に変えていきます。

(1) 改訂履歴だけでは現場に伝わらない

例えば、改訂履歴欄に「第5章作業手順を更新」と書き込むだけでは、具体的にどの手順がどう変わったか読み手が自力で突き合わせる必要があり、実運用に反映されにくい。

(2) 修正箇所を手作業でハイライトする負担

PDFに手動でマーカーを引いたり、別紙で差分一覧を作成すると、担当者の作業時間が膨らむうえ、ミスや漏れが発生しやすい。

(3) 部門横断の共有が追いつかない

品質保証・総務・現場など関わる部署が多い場合、メール転送やファイル添付だけでは最新版へのアクセスが遅れ、旧版運用リスクが高まる。

業務マニュアルや品質保証文書を改訂したあと、「どこがどう変わったのか」を関係者に正確に伝えるために役立つのが、2025年4月にi‑ShareDXへ追加された「差分表示機能」です。

この機能を使うと、改訂前の文書と自動的に比較して、追加・変更・削除された部分を色分けで表示できます。これにより、全文を読み返さなくても、変更箇所だけを一目で確認できるようになります。

操作方法は簡単で、差分を確認する際は、文書画面の左下にある「差分表示」のチェックボックスをオンにするだけです。

通常の文書表示から、変更点が色分けされた差分表示にワンタッチで切り替わります。

切り替えた後は、最新版とひとつ前のバージョンの差分が即座に画面に反映され、どこが変わったのかを視覚的に確認できます。

特別な設定や操作は不要で、文書が公開された時点で閲覧できる全ユーザーにこの機能が自動で提供されます。

(1) 文書管理者による改訂版の公開

文書を改訂後、承認を経てi‑ShareDX上で最新版として公開します。公開と同時にバージョンが自動更新され、以前の版は履歴として保存されます。

(2) 閲覧ユーザーが差分表示をチェック

通知メールに記載されたリンクをクリックすると、改訂済みの文書がi‑ShareDX上で開きます。

画面左下にある「差分表示」チェックボックスをオンにすると、前のバージョンと比較した変更点が色分けで表示されます。

（青＝追加、赤＝変更、グレー＝削除）全文を読み直さなくても、どこが変わったかが一目でわかります。

(3) 現場からのコメントをフィードバック

差分表示された文書に対して、画面下部のコメント欄から気づいた点や質問を直接投稿できます。投稿されたコメントは文書担当者に即時通知され、必要に応じて再改訂や回答が行われます。

(4) 教育担当者による教育資料への転用

差分表示された画面をスクリーンショットで保存し、必要な注釈を加えれば、改訂前後の比較説明資料としても活用可能です。特に、新人教育やマニュアル改訂説明会などで有効です。

(1) 導入効果

周知作業時間を最大70%削減：手作業ハイライトや別紙作成が不要。

旧版誤用リスクの低減：視覚的に変更点を確認できるため、最新版運用を徹底できる。

監査対応の簡素化：審査員に差分表示を提示するだけで、改訂内容を明確に説明可能。

多部門連携の向上：品質保証・業務改善・総務・現場が同一画面で変更点を共有。

(2) 活用シーン

■品質保証部門での活用例
製品マニュアルの手順に、リスクアセスメントの新項目を追加。改訂版を公開すると同時に追加箇所が青でハイライトされ、全現場へ自動通知されることで改訂説明会なしでも改訂点を正しく認識してもらえた。

■総務部門での活用例
社内規程のうち、古くなった福利厚生制度の記述を削除。差分表示機能により、削除箇所がグレー＋取り消し線で明示され、制度の廃止が周知徹底された。職場からの問い合わせも減少。

■製造現場での活用例
作業手順書の更新内容が多く、毎回説明会を実施していた。しかし差分表示機能を使うことで文書を見るだけで改訂内容が把握できるようになり、説明会の開催頻度を減らすことができた。

差分表示をはじめ、i‑ShareDXの機能は導入済みの企業だけでなく、これから検討される方にも活用しやすい仕組みです。

「改訂内容が伝わらない」「周知に時間がかかる」と感じたら、まずはi‑ShareDXの機能を知ることで、改善のヒントが見つかるかもしれません。

改訂点が伝わらない――その悩みは「視覚的に差を示す」ことで解決できます。

i-ShareDXの差分表示機能なら、追加・変更・削除を自動ハイライトし、設定不要で全閲覧者に提供することが可能です。ISO／品質保証部門はもちろん、業務改善担当や規程管理を行う総務でも負荷をかけずに最新版の浸透を実現できます。

効率的な変更点周知と品質維持を両立させたい方は、ぜひi-ShareDXの導入をご検討ください。問い合わせをお待ちしています！