COLUMN コラム

(1) 紙・エクセル管理の限界

• 文書更新が手作業のため、修正漏れが発生しやすい
• 最新バージョンの判別が困難
• 関連文書の整合性が保たれず、管理が煩雑になる

(2) 承認フローの複雑さ

• 手作業での承認プロセスは遅延を招く
• 誰がいつ承認したかの記録が曖昧になり、監査時に不備が指摘される

(3) 検索性の低さ

• 整理されていない文書は必要な情報へのアクセスに時間がかかる
• 関連文書を横断的に検索するのが困難

【改善策】

• 文書のデジタル化による一元管理の実施
• 承認ワークフローの自動化
• 全文検索機能など、迅速に情報へアクセスできる仕組みの整備

DXの活用により、文書管理の効率化と情報の一元管理が実現できます。具体的には、以下のポイントが挙げられます。

(1) クラウド型文書管理システムの導入

クラウドを活用することで、以下の効果が期待できます。

• 常に最新バージョンの文書が共有される
• 関連文書間でリンクを設定し、情報の一貫性を確保
• リモートワークにも対応可能などこからでもアクセスできる環境

(2) 承認ワークフローの自動化

システム化により、以下のメリットが得られます。

• 必要な担当者に自動で承認依頼が通知される
• 承認履歴が自動記録され、監査時の証跡管理が容易になる
• 期限設定により、未承認文書へのリマインド通知を実施

(3) 検索性とアクセス管理の強化

タグ付けや全文検索機能を活用し、必要な文書を迅速に見つけられる体制を整えます。

• キーワード検索で必要な文書を即座に取得
• 細かいアクセス権限の設定により、適切な担当者のみが編集可能

【改善策】

• クラウドベースの管理システムを導入し、ISO文書の一元管理を実現

• 承認フローの自動化で迅速な処理を確立

• 強化された検索機能で文書の可視性を向上

ISO認証を円滑に維持するため、DXの活用は重要な役割を果たします。以下ポイントで、運用の効率化とリスク低減を実現します。

(1) バージョン管理の最適化

• 変更履歴を自動保存し、過去のバージョンも簡単に確認可能
• 誤って古い文書を使用するリスクを低減

(2) 監査対応の効率化

• 監査時に必要な文書をワンクリックで出力
• 監査レポートと関連文書を自動で連携

(3) 文書管理の属人化防止

• 文書管理ルールを自動適用し、一貫性を維持
• 運用フローを標準化し、誰でも管理が可能な体制を構築

【改善策（i-ShareDXの活用）】

• i-ShareDXを導入し、ISO文書の一元管理を実現
• 承認フローを自動化して、監査対応を容易に
• 全文検索機能で文書の検索性を向上し、業務効率を最大化

ISO認証の維持には、効率的な文書管理が不可欠です。従来の手作業による管理では限界があるため、DXを活用したクラウド管理やワークフローの自動化が重要となります。これにより、業務負担を大幅に削減し、ISOの要求事項を確実に満たすことが可能です。i-ShareDXを活用すれば、文書の一元管理、承認プロセスの自動化、検索機能の強化を通じて、企業の品質マネジメントをさらに強化できます。

今こそ、自社の文書管理プロセスを見直し、DXを活用した効率的な運用へと移行しましょう。

「i-ShareDX」は、社内文書の活用を最大化するために設計されたクラウド型の文書管理システムです。従来の「作って終わり」のマニュアルを、常に活用され続ける資産へと変えるため、以下のような機能を搭載しています。

• 次回更新時期の設定と通知機能

各文書に次回の更新時期を設定でき、更新時期が到来すると自動で通知が行われるため、更新漏れを防止します。

• 版管理・差分管理の自動化

自動で版管理や差分管理が行われる仕組みにより、手動での確認作業や運用工数を大幅に削減。常に最新の状態で文書管理を維持できます。

• オリジナル文書テンプレートの作成

独自の文書テンプレートを作成できるため、各文書のフォーマットや記載情報の粒度を標準化し、統一感のある文書作成が可能です。

さらに、全文検索やワークフローによるレビュー・承認機能、ブラウザベースの共有サイトなど、多彩な機能を活用することで、社内文書の効率的な管理と運用が実現します。

業務の効率化と品質向上をお考えの企業様は、ぜひ「i-ShareDX」の導入をご検討ください。