COLUMN コラム

(1) 特定担当者への依存

文書管理が一部の担当者に集中していると、担当者不在時に運用が止まる恐れがあります。

(2) 引き継ぎ不足

管理方法が明文化されていないと、新任担当者へのスムーズな引き継ぎができず、業務の継続性が損なわれます。

(3) 組織全体での運用ルールの不備

文書について作成・更新・管理のルールが統一されていないと、担当者ごとに異なる方法で運用され、属人化が進みます。

【改善策】

• 文書管理の標準化とガイドラインの策定
• チーム全体での文書管理体制の整備
• 引き継ぎプロセスの明文化と定期研修の実施

(1) 文書管理チームの編成

複数人で担当するチームを設置し、文書管理の責任を分担することで、属人化を防ぎます。

(2) 定期見直しと運用ルールの設定

定期的なレビューと更新スケジュールを設定し、誰がどの文書を管理するかを明確にします。

(3) 教育・研修の実施

文書管理の標準化を図るため、定期的な研修や勉強会を開催し、継続的な運用スキルを向上させます。

【改善策】

• チーム全体での責任分担体制を構築
• 研修・勉強会で運用方法を共有
• 組織的な運用ルールの確立と役割・権限の明確化

(1) クラウド型管理システムの活用

クラウドベースのシステムにより、複数の担当者がリアルタイムで文書の更新・管理を行えます。

(2) 自動化による負担軽減

ワークフローの自動化により、更新・承認プロセスを明確化し、作業負担を削減します。

(3) 権限管理とアクセス制御の強化

適切な権限設定を行うことで、誰がどの文書にアクセスできるかを明確にし、情報漏洩や誤運用を防ぎます。

【改善策（i-ShareDXの活用）】

• i-ShareDXの権限管理機能を活用し、適切な役割分担を設定
• クラウド上でリアルタイムに文書を管理し、属人化を防ぐ
• 自動ワークフローで承認プロセスを明確化し、作業負担を軽減

ISO文書管理の属人化を防ぐためには、チーム全体での管理体制と明確な運用ルールが不可欠です。さらに、クラウド管理や自動化機能を取り入れることで、業務負担を軽減しながら、継続的な文書運用が可能になります。これにより、ISO認証の維持と業務品質の安定を実現できます。

「i-ShareDX」は、社内文書の活用を最大化するために設計されたクラウド型の文書管理システムです。従来の「作って終わり」のマニュアルを、常に活用され続ける資産へと変えるため、以下のような機能を搭載しています。

• 次回更新時期の設定と通知機能

各文書に次回の更新時期を設定でき、更新時期が到来すると自動で通知が行われるため、更新漏れを防止します。

• 版管理・差分管理の自動化

自動で版管理や差分管理が行われる仕組みにより、手動での確認作業や運用工数を大幅に削減。常に最新の状態で文書管理を維持できます。

• オリジナル文書テンプレートの作成

独自の文書テンプレートを作成できるため、各文書のフォーマットや記載情報の粒度を標準化し、統一感のある文書作成が可能です。

さらに、全文検索やワークフローによるレビュー・承認機能、ブラウザベースの共有サイトなど、多彩な機能を活用することで、社内文書の効率的な管理と運用が実現します。

業務の効率化と品質向上をお考えの企業様は、ぜひ「i-ShareDX」の導入をご検討ください。