COLUMN コラム

(1) 文書間の関連性が把握されていない

ISO文書は互いに関連する情報を含むため、関係性が管理されていないと、一部の文書だけが更新され、矛盾が生じるリスクがあります。

(2) 更新フローが不明確

誰がどの文書を更新し、どの段階で承認を得るかが明確でないと、更新漏れが起こりやすくなります。

(3) 文書管理の属人化

特定の担当者に依存している場合、その不在や異動で更新が滞る可能性が高まります。

【改善策】

• 文書間の関連性を可視化し、管理ルールを明確にする
• 更新ワークフローを標準化し、担当者を明確化する
• 複数人で管理できる体制を整え、属人化を防ぐ

(1) 文書管理システムの導入

フォルダで文書データの管理・共有を行っていると、管理が難しくなり、更新漏れが生じるリスクが高まります。 そのため、クラウド型システムを活用して文書間の関連性を管理することが重要です。

(2) 自動通知と承認フローの整備

更新時に関係者へ自動通知が届く仕組みと、明確な承認プロセスを整えることで、更新漏れを防止します。

(3) 更新履歴の記録と定期監査の実施

どの文書がいつ更新されたかを明確にすることで、監査時の対応が円滑になり、定期的な文書レビューで古い情報の放置を防ぐことができます。

【改善策】

• 関連文書のマッピングを作成し、影響範囲を把握する
• 文書変更時に自動通知機能を活用して、関係者へ即時共有する
• 定期的な監査で更新状況をチェックする

(1) クラウド型システムの活用

クラウドベースのシステムを導入すれば、リアルタイムで更新情報を共有でき、複数担当者が同時に作業できる環境を整えることができます。

(2) 検索性の向上

タグ、カテゴリー、キーワード検索機能を活用して、関連文書に迅速にアクセスできる体制を整えます。

(3) 自動更新チェック機能の導入

文書の変更を自動で検知し、影響を受ける文書をリストアップすることで、更新漏れを低減できます。

【改善策（i-ShareDXの活用）】

• i-ShareDXを活用し、文書間の関連性を自動で可視化
• 自動通知機能で、関係部署へリアルタイムで更新情報を共有
• 監査機能で、定期的な更新チェックを容易に行う

ISO文書の更新ミスを防ぐには、関連文書の関係性を明確にし、更新フローを標準化することが不可欠です。属人化を避け、文書間の関係を可視化する仕組みを導入することで、効率的な更新管理が実現します。i-ShareDXを利用すれば、文書間の関連性が自動的に可視化され、リアルタイム通知や監査機能を通じて、よりスムーズなISO文書運用が可能となります。

今一度、自社の文書管理プロセスを見直し、運用改善に取り組んでみましょう。

「i-ShareDX」は、社内文書の活用を最大化するために設計されたクラウド型の文書管理システムです。従来の「作って終わり」のマニュアルを、常に活用され続ける資産へと変えるため、以下のような機能を搭載しています。

• 次回更新時期の設定と通知機能

各文書に次回の更新時期を設定でき、更新時期が到来すると自動で通知が行われるため、更新漏れを防止します。

• 版管理・差分管理の自動化

自動で版管理や差分管理が行われる仕組みにより、手動での確認作業や運用工数を大幅に削減。常に最新の状態で文書管理を維持できます。

• オリジナル文書テンプレートの作成

独自の文書テンプレートを作成できるため、各文書のフォーマットや記載情報の粒度を標準化し、一貫性のある文書作成が可能です。

さらに、全文検索やワークフローによるレビュー・承認機能、ブラウザベースの共有サイトなど、多彩な機能を活用することで、社内文書の効率的な管理と運用が実現します。

業務の効率化と品質向上をお考えの企業様は、ぜひ「i-ShareDX」の導入をご検討ください。