COLUMN コラム

ISO文書管理は、企業全体の品質保証や業務効率の向上に直結しており、ISO認証の維持に欠かせない要素です。ISO文書に不備があると、以下のような問題が生じる可能性があります。

• 業務品質の不均一化：統一されたルールがなければ、現場での業務にばらつきが生じる可能性があります。
• 業務効率の低下：必要な情報がすぐに見つからないため、作業が滞りやすくなります。
• 監査時の指摘が増加：整理されていない文書は監査で指摘されやすくなります。

こうしたリスクを回避するため、まずは文書管理の基本を整えることが重要です。

日常の運用で品質と効率を維持するためには、文書が正確かつ一貫して管理されていることが求められます。また、十分に整理されていない文書は、ISO監査時に不適合事項として指摘されるリスクが高まります。その結果、監査対応にかかる手間や時間が増加する可能性があります。

文書内の目次構成や記載内容には一貫性が求められます。しかし、部門ごとに異なるフォーマットや情報の粒度の違いがある場合、一貫性が失われることがあります。
本節では、その問題点と改善策を解説します。

(1) 目次構成の不統一 

部門ごとに異なるフォーマットが使われていると、文書ごとに目次構成がバラバラになり、全体としての一貫性が失われます。

(2) 記載情報の粒度の違い 

詳細すぎる文書と簡潔すぎる文書が混在すると、情報の伝達に齟齬が生じ、標準業務の遂行が難しくなります。

【改善策】

• 標準フォーマットやテンプレートの導入
• 文書作成ガイドラインの策定により、記載レベルの統一を図る
• 事前に目次構成を定め、全体で統一感を持たせる

文書は環境変化に合わせて定期的に更新されるべきですが、更新スケジュールの曖昧さや連動不足で古い情報が残るリスクがあります。
本節では、更新不備の課題と対策を見ていきます。

(1) 定期見直しの不足 

業務環境の変化に合わせた文書更新が行われないと、情報が古いまま放置され、現場での誤運用が起こるリスクがあります。

(2) 関連文書の連動更新不足 

1つの文書だけを修正しても、関連する他の文書が更新されなければ、内容に矛盾が生じ、混乱を招く恐れがあります。

【改善策】

• 年1回など、定期見直しのスケジュールを明確に設定する
• 文書間の関連性を可視化し、変更時に自動通知が届く仕組みを整備する
• 更新責任者を明確にし、更新手順を標準化する

特定の担当者に依存する文書管理は、様々な問題を引き起こす可能性があります。
本節では、属人化がもたらすリスクと、組織全体での運用体制強化策を検討します。

(1) 特定担当者依存の問題

文書管理が特定の担当者に依存していると、その人物が不在の場合に管理が行き届かなくなります。

(2) 情報共有の不足

属人化により、他の社員が文書の存在や内容を把握できず、業務全体の運用に支障をきたすことがあります。

【改善策】

• チームでの文書管理体制を整え、複数の担当者で共有する
• 誰でもアクセスできる文書管理システムの導入
• 文書更新手順や管理ルールのマニュアル化

効率的な文書管理実現には、クラウド型システムや自動通知、承認フローの整備などが効果的です。
本節では、実践的な改善策を紹介します。

(1) クラウド型文書管理システムの導入

クラウドベースのシステムを活用することで、文書の検索性が向上し、リアルタイムでの更新が可能となります。

(2) 自動通知・承認フローの設定

文書更新時に自動で関連部署へ通知を行う仕組みを整えることで、更新漏れを防止できます。

(3) 検索性の強化

タグ付けやカテゴリ分けを効果的に行い、必要な文書を迅速に探し出せる環境を構築することが、業務効率の向上につながります。

【改善策（i-ShareDXの活用）】

• 全文検索機能により、目的の文書をすぐに見つけることが可能
• バージョン管理機能で、過去の変更履歴を容易に確認
• 自動ワークフローで承認や配信が効率化され、ISO準拠の運用が実現

「i-ShareDX」は、社内文書の活用を最大化するために設計されたクラウド型の文書管理システムです。従来の「作って終わり」のマニュアルを、常に活用され続ける資産へと変えるため、以下のような機能を搭載しています。

• 次回更新時期の設定と通知機能

各文書に次回の更新時期を設定でき、更新時期が到来すると自動で通知が行われるため、更新漏れを防止します。

• 版管理・差分管理の自動化

自動で版管理や差分管理が行われる仕組みにより、手動での確認作業や運用工数を大幅に削減。常に最新の状態で文書管理を維持できます。

• オリジナル文書テンプレートの作成

独自の文書テンプレートを作成できるため、各文書のフォーマットや記載情報の粒度を標準化し、統一感のある文書作成が可能です。

さらに、全文検索やワークフローによるレビュー・承認機能、ブラウザベースの共有サイトなど、多彩な機能を活用することで、社内文書の効率的な管理と運用が実現します。

業務の効率化と品質向上をお考えの企業様は、ぜひ「i-ShareDX」の導入をご検討ください。

ISO文書管理の鍵は、統一感一貫性のある目次構成と定期的な更新、さらには属人化を防ぐ仕組みづくりにあります。i-ShareDXのような文書管理システムを活用することで、文書管理の標準化、リアルタイムな更新、そして効率的な情報共有が実現でき、ISO認証の維持と品質向上が期待できます。

今一度、自社の文書管理体制を見直し、より効果的な運用へと改善を進めてみませんか？