COLUMN コラム

ISO文書や作業手順書、作業標準書などの社内文書を作成する際には、複数の部署に協力をしてもらい制作するのが一般的です。その際、WordやExcel、PowerPointなどバラバラのファイル形式で作成されてしまったり、表記が統一されずにわかりにくい記述になってしまったりすることがあります。

そうすると、マニュアルの利用者は内容をうまく把握できず、ストレスを感じてしまいます。結果、マニュアルを読まずに自己流で作業をしてしまうなんてこともあり得ます。

そういったことを防ぐために、まずは社内マニュアルの用語・表記・レイアウトを統一するためのルール作りから始めることが、マニュアル作りには大切です。

マニュアルの作成・運用ルールについて作成を行ったら、次はマニュアルの内容に過不足がないか確認しましょう。

具体的には

1. 作業者ごとに日々の業務・手順の洗い出しを実施。
2. 作業者ごとの手順のばらつきを確認。標準化を行う。
3. 標準化した作業とマニュアルの中身がマッチするようにマニュアルの整備を行う。

といった流れで行うとスムーズです。

ただし、仕事内容によってはこの流れを変えたほうが良いこともありますので注意してください。

最後に、マニュアルの検索性や閲覧性を高める工夫を行いましょう。

いくら中身が整備された良いマニュアルを作っても、「紙でしか保管されておらず外出先で必要な時に確認できない」「欲しい情報がすぐに見つからない」といったことがあれば、使われないマニュアルになってしまいます。

そんな時は

1. 社内サイトにアップロードし、すぐに見つかる仕組みを入れる。
2. 共有フォルダ内で常に最新のデータが見られるようにする。
3. 文書管理システムを導入する。

のように、必要な時にすぐに情報を見つけることができる仕組み作りを行いましょう。

まずは自社内でできる社内サイトやフォルダ管理のルール作りから始め、それでも対応ができない場合に文書管理ツール・ナレッジマネジメントツールを検討すると良いでしょう。

以上の3つのポイントを押さえれば、「使われない社内マニュアル」は「活用され続ける資産」に変わっていきます。ただ社内マニュアルを分析し、改善計画を立て実際に改善を行うことは人的コストと知識が必要になります。

そんな時は、弊社のコンサル事業である「マニュアル検証・改善サービス」と社内文書管理システムの「i-ShareDX」がお勧めです！30年を超えるマニュアルのコンサル・ライティング実績のある弊社スタッフが、御社の社内マニュアルを分析。改善のためのお手伝いを行います。

また「文書数が多い」、「様々な利用シーンに合わせたマニュアル運用設計が必要」といったお客様には、社内文書管理システムの「i-ShareDX」で解決いたします。

業務の効率化と品質向上のためには、社内マニュアルを「活用され続ける資産」にすることが重要です。社内マニュアル運用に課題のあるお客様は、まずはお気軽にお問い合わせください。弊社スタッフがヒアリングの上、改善方法についてご提案をさせていただきます。