COLUMN コラム

マニュアルのあるべき姿がわかったら、次はポイントを明確にしてマニュアル改善に取り組みましょう。

そのマニュアルを読む担当者は誰ですか。
どのような作業をしていますか。
現場はどのような 環境ですか。
なにを使って作業しますか。
どのような結果を得るためのマニュアルですか。
マニュアルを作るときには、作業者の視点で手順を整理して、マニュアル化するタスクを明確にしましょう。

じっくり読み解かないと何をすればいいのかわからないようでは、マニュアルとして機能していません。情報が多すぎるのか、少なすぎるのか、適切な順序で並んでいないのか、あるいは表現方法に問題があるのか。伝わらない原因を明らかにして、改善しましょう。

そのマニュアルを読む担当者の作業知識レベルはどのくらいでしょうか。読み手に必要な情報を整理し、迷わず作業できる情報を過不足なく盛り込みましょう。

情報が古い、またはいつ作られたマニュアルなのわからない。そのマニュアルは「使える」のでしょうか。文書内容の鮮度が不明なマニュアルは、最新手順に照らし合わせて改善していきましょう。

マニュアルとして必要な情報は揃っていても、作成者の自己流になっていませんか。だれもが安全に、かつ確実に作業を実施できる手順を責任者が定めること。つまり手順を標準化してマニュアルを作り、その内容を上長に承認してもらうようにしましょう。

マニュアル改善のポイントはご理解いただけたでしょうか。時間はかかりますが、これらのポイントに従ってマニュアルを改善すると、長期的には作業効率UP以上の効果を得ることができます。

• 安全性・業務効率UP
  作業者が安全・確実に作業できる手順を標準化することで、業務上の安全性と業務効率がUPします。
  
• 品質UP
  確実に結果を得られる方法を標準手順とし、社内に展開することで、作業の品質がUPします。
  
• 教育時間削減
  マニュアルを読めば作業ができる環境を整備すると、新人・異動者への教育時間を削減できます。

逆に言えば、マニュアル整備を放置すると安全性・業務効率は上がらず、品質が安定せず、いつまでたっても教育に時間をとられるということになりますね。

あなたの会社をそんな環境にしないために。クイックスではマニュアルコンシェルサービスを提供しています。
マニュアル改善のなにからはじめればいいか迷ったら、ぜひお気軽にお問い合わせください。