COLUMN コラム

「作業の標準化」とは、特定のタスク、プロセス、または業務に関する手順を文書化し、それを組織内で適用するプロセスです。一般的な「作業の標準化」プロセスは以下のように考えられます。

1. 作業の標準化による具体的な目標を設定する
2. 標準化する作業を特定する
3. 標準化する作業の現状を分析する
4. 標準作業マニュアルを作成する
5. 標準作業マニュアルに基づき、担当者をトレーニングする
6. 担当者からのフィードバックを受け取る
7. フィードバックや業務更新に従って継続的に改善する

作業の標準化を目指していても、目指すゴールが明確でない、作業の現状分析ができていない、作業担当者からのフィードバックを考慮していないなど、必要なプロセスをたどっていないケースはありませんか?

では次に、前述のプロセスごとに何をやるべきか詳細を確認していきましょう。

作業の標準化による効果には、「品質の向上」、「業務の効率化」、「リスク低減」といったことが挙げられます。たとえば作業時間の削減など、具体的に何をめざして標準化するのか、数値化できる目標を定めて関係者に周知しましょう。目標が明確であれば、やるべきことが伝わりやすくなります。

標準化したい作業や工程を特定し、どの作業から標準化するか、優先順位をつけましょう。品質や効率性に直接影響を与える工程に注目すると効果的です。また、作業担当者に身体的な危険が及ぶ可能性がある業務に対しても、優先順位を上げて考えるべきです。

標準化のためには、現在どのような作業が行われているか調査します。作業者により進め方が違う、類似作業であっても前後の工程が異なると手順に違いがある、など、バリエーションを洗い出し、最も安全で、効率よく、効果的な手順を決定します。

また、作業工程が複雑になる場合は、工程を分割して単純化するようにしましょう。

現状分析が終わったら、いよいよ標準作業を文書化します。作業担当者が安全かつ効率的に作業を進められるよう、リスクを明記し、作業ステップを簡潔・明確に示したマニュアルを作成します。マニュアルの作成日、責任者承認日を記入することも忘れずに行います。

マニュアル完成後は作業担当者へのトレーニングを行います。標準作業はこれまで各自が進めてきた作業とは異なる場合があり、不安や反発を引き起こすことがあります。その場合は、標準作業が目指すゴールと効果を説明し、作業担当者全員が理解して実行できるよう支援しましょう。

標準作業マニュアルを使った運用が始まったら、担当者からマニュアルへのフィードバックを回収します。マニュアルのわかりやすさはもちろんですが、より効率的な手順への提案があれば積極的に受け入れてマニュアル改善を検討しましょう。

フィードバックのみならず、前後工程の変更や業務に使用する道具が更新された場合など、作成後のマニュアルは継続的に見直して業務のスパイラルアップを目指していきましょう。

いかがでしょうか。各プロセスとその詳細から、御社のプロセスがどこまで進んで、どこで止まっているのか、課題が見えてきたのではないでしょうか。

最後に各プロセスを推進していくためのおすすめポイントを3つあげておきます。

作業の標準化には、複数の部門や担当者と調整しながら、積極的に最適解を見出すリーダーが不可欠です。作業工程の知識だけでなく、交渉力や決断力に優れたリーダーを選出しましょう。

現場で実施されている作業は、名もない作業も含めてすべて洗い出しましょう。名前がない作業は標準化対象外となりがちです。その作業は各自が自己流で進めて問題がないものなのか、しっかりと検討してください。

作業を洗い出していくと、「通常はこの手順だけど例外があって・・・」というケースはよくあります。この場合、例外手順は作業発生頻度、その重要度、通常作業との差分を見て「標準作業」として扱うべきなのかを検討しましょう。たとえば特定顧客向けの作業や、特殊な条件下のみで発生する作業は標準作業マニュアルには含めず、別マニュアルを作成するほうが品質向上や作業効率をのぞめる場合があります。

今回は作業標準化の進め方 についてお話を致しました。マニュアルを書く前には必ず作業の棚卸工程が発生いたします。もし、人によって作業がばらついており、マニュアル化がうまくすすまないといったことがあれば標準化作業を行ってみてください。

また、当社では標準作業マニュアル作成に最適な、マニュアル活用プラットフォーム「i-ShareDX」を利用して、お客様の課題に一緒に取り組むマニュアルコンシェルサービスを提供しています。標準作業マニュアルに課題を感じたら、ぜひ、当社へご連絡ください。

「i-ShareDX」は社内文書を活用するための機能を備えたクラウド社内文書管理システムです。 

1.統一したフォーマットでマニュアルの作成が行える「作成・改訂」機能。

「手順」や「順序無しリスト」といった要素をドラッグ&ドロップでくみ上げていくことで、誰でも簡単に標準化された社内文書を作成することができます。従来のワードソフトではばらついていたマニュアル表現も、「i-ShareDX」では50％の工数で整えることができます。 

2.文書の信頼性を担保し、版管理も行うことができる「レビュー」「承認」機能。

業務の標準化を実現するためには、正しい情報が載ったマニュアル運用が必要です。 

i-ShareDXでは「レビュー」、「承認」が行えるワークフローを持っているため、社内で承認された最新のマニュアル管理をシステマチックに行うことができます。 

また、内容の指摘事項や変更履歴もすべて「i-ShareDX」内に記録されるため、従来行っていた旧版データの管理やコメントリスト作成は必要ありません。 

3.必要な時に必要な情報をすぐに活用することが出来る「共有サイト」

「i-ShareDX」ではブラウザベースで社内文書の閲覧が可能です。そのためPCやスマートフォンなど、デバイスや場所の制約を受けることなくマニュアル閲覧が可能です。また、i-ShareDXで製作した文書はPDF形式に自動書き出しすることもできるため、従来の紙ベースでの利用にも対応しています。全文検索やタグ検索による高い検索性と、利用シーンを選ばなずに利用できる共有機能で、マニュアルを基点にした業務標準化を実現します！ 

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