CASE STUDY 活用事例

東邦ガス株式会社様（以下、東邦ガス様）は、エネルギー供給をはじめ、エネルギー関連の各種サービスを幅広く提供している総合エネルギー企業です。創業以来、都市ガスの安定供給を通じて中部地区の発展に貢献しています。また、サービス向上を目指し、環境負荷の低減や省エネルギー、リユースなどの取り組みを展開しています。 

東邦ガス様では、時代の変化に対応する柔軟な経営戦略で事業を展開しており、新しい技術やソリューションの導入にも積極的です。弊社のSaaS製品「i-ShareDX」もその一環として導入され、業務効率化やコスト削減を実現しています。 

今回の事例紹介では、「i-ShareDX」選定の決め手や活用法、効果などについてお客さま保安部の髙木博司様と堀江晋平様にお話を伺いました。  

これまで長年にわたり、当社の基盤業務であるガスの開栓・閉栓・修理に関する業務マニュアルを紙で制作してきました。数千ページの膨大なマニュアルを、数十社の協力会社の数百人名の作業者の方に配布し、更新ごとに差し替えを行う事は非常に手間がかかり、印刷コストもかかっていました。また、更新分の差し替えは各作業者に委ねられているため、最新情報の共有の観点でも課題がありました。 

加えて、マニュアルの編集にも課題がありました。例えば、複数人の編集者がそれぞれの価値観でマニュアルを編集することから、語句または体裁等の不統一、類似内容が複数のマニュアルに点在することによる更新漏れ等の不整合が生じる可能性がありました。 

また、紙の業務マニュアルでは検索性が悪いため、必要な情報にたどりつけず、作業者の方からお客さま保安部等への問い合わせも頻繁に発生していました。ガスの開栓・閉栓作業や修理等は365日行われていることから、これらの問い合わせへの対応はお客さま保安部のメンバーにとって負担になっていました。  

紙の業務マニュアルの運用を改革すべく、複数のサービスを比較・検討しました。機能面については、閲覧性、検索性、更新のしやすさ、既存の紙マニュアルからの移行のしやすさの4項目を中心に評価しつつ、コストも踏まえて、総合的にi-ShareDXを選びました。また、個別ニーズにも柔軟に対応していただけそうだったことも決め手になりました。 

検索機能の強化や既存の紙マニュアルの移管等の個別ニーズに対し、柔軟に対応していただけたため、当初のねらいどおりの業務マニュアルが出来上がりました。導入作業の間も、クイックスの担当者さんは弊社のニーズをしっかり汲み取っていただき、適切な提案をしていただきながら、ゴールに向かって伴走してくださったのでとても感謝しています。

最初の1カ月は、まず社内に限定してi-ShareDXの運用を行いました。ガスの開栓・閉栓作業や修理等に関する協力会社や作業者からの問い合わせに対応していた社員にi-ShareDXを使ってもらい、使い慣れてから協力会社等に展開しました。 

協力会社や作業者の方には「紙のマニュアルを半年後に無くす」という方針とあわせて、移行期間中の半年間は、紙のマニュアルと併用することを伝えました。導入当初、一部から否定的な意見もありましたが、移行期間を経て1年ほど経過した現在は定着しました。なお、業務マニュアルは365日24時間閲覧できるようにする必要があるため、カスタマイズにより、サーバーメンテナンス等に備えて公開サイトの冗長化を施しています。 

i-ShareDXによる業務マニュアル利用が浸透する中で、「i-ShareDXを使って営業資料も共有したい」という声が他部署から上がり、チラシやイベント告知などの営業用コンテンツの共有も始めました。作業者の方たちは営業活動にも携わっていることが多く、タブレット端末から最新のチラシや資料が閲覧できるようになり、営業情報の共有もスムーズになりました。

i-ShareDXを導入後、紙の業務マニュアル更新に伴う印刷費や、更新作業に関わる人件費分に相当する費用として、年間数百万円ほど削減できました。また、マニュアルがカバーしているガスの開栓・閉栓・修理に関する問い合わせや、その問い合わせに対応する時間も減少したと評価しています。また、作業者全員に対し、常に最新・正確な情報共有を行うことができるようになり、業務品質の向上にも寄与していると考えています。 

マニュアル製作においては、複数人によるチェック体制が確立されると共に、類似内容が複数のマニュアルに記載されていたとしても更新箇所の抜け漏れがなくなり、生産性が向上したと考えています。

i-ShareDXの検索機能を用い、抜け漏れなく更新箇所を洗い出した上で、各更新箇所をそれぞれの編集者が作業し、i-ShareDXのレビュー・承認機能により、複数人でチェックしていくことで、正確な内容で更新することができます。また、更新の履歴を確認し、版を管理することも簡単にできるので、「どこをいつ誰が直したかわからない」「情報をどこに反映したのかわからない」ということもなくなりました。

今後も引き続きi-ShareDXを情報のプラットフォームとして活用していきたいと考えています。今やi-ShareDXは弊社にとって重要なシステムの一つになっているので、クイックスさんには長期にわたるサポートをお願いしたいですね。加えて、検索精度の向上やAIチャットでの問い合わせ対応など、さらなる機能拡張を期待しています。  

i-ShareDXは、業務マニュアルや手順書、ISO文書などの社内文書を効率的に作成・管理・共有し情報を資産化するためのクラウドシステムです。

社内文書を資産化し、継続的に活用・進化させる仕組みによって、マニュアルDXの実現をサポートします。
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