CASE STUDY 活用事例

プレミアムウォータープロダクツ株式会社様（以下、プレミアムウォータープロダクツ様）は、宅配水業界No.1グループであるプレミアムウォーターグループの生産という中核を担う企業です。ミネラルウォーター等の飲料水の製造を通して、日本の資源である天然水の価値を多くの方々に届けています。

プレミアムウォータープロダクツ様では2024年9月から業務マニュアルなどをi-ShareDXに載せ替え、今では国内全工場でマニュアルの活用を推進しています。

今回、岐阜北方工場　勝又工場長︎、櫻井課長、浅野様、山田様に「i-ShareDX」の導入背景や効果についてお話を伺いました。

書式がバラバラ、最新版がどれかわからない……マニュアルの一元化が喫緊の課題に

以前使っていたマニュアルは作成者によってフォントや色などの書式や構成がバラバラで、読みやすさに課題がありました。また、マニュアルの格納場所も散在していて最新版の所在がわからないケースもあり、一元化して整える必要がありました。

また、同時期にISO取得に向けた取り組みを進めており、ISO文書の作成・更新にぴったりなツールを探していました。そんな中、「便利なツールがある」という情報を得て、クイックスさんのi-ShareDXにたどり着きました。他にもいくつかマニュアル制作ソフトを検討しましたが、最終的にi-ShareDXを導入することを決めました。

「承認機能」と「差分表示機能」がツール選定のポイント

i-ShareDXは他のツールに比べてシンプルで使いやすく、自然と統一されたマニュアルを作成して活用できる点で優れていると感じました。特に、「承認機能」と「差分表示機能」が当社にとってはとても便利で、選定の決め手になりました。

以前は、マニュアルを作成・更新した際には印刷したマニュアルを上長や各部署に回して承認を取っていましたが、これに時間も手間もかかっていました。対してi-ShareDXでは、ツール上の機能を使って各所にメールで承認依頼を送り、承認を簡単に取ることができます。約400件のマニュアルを作成・更新している当社にとってはとても便利な機能です。

「差分表示機能」は特にISO文書など、改訂履歴を厳密に管理しなくてはならない公式文書の作成や更新に欠かせない機能です。現在、ISO文書をi-ShareDXへ移行中ですが、差分機能がとても役立っています。

マニュアルの作成・更新を評価制度と連携。全社員が1本以上のマニュアル作成を実施

i-ShareDXの導入当初は、業務課を中心に3、4人で「まず使い慣れていこう」ということで簡単な文書の載せ替えからスタートしました。使い方を覚えるまでは少しコツがいりますが、クイックスさんのトレーニングも受けながら徐々に使いこなせるようになっていきました。当初は北方の拠点で展開していましたが、今は他の工場スタッフもi-ShareDXを閲覧・活用しています。

当社では社内にMVP制度というものを設けて、業務効率化や改善提案に貢献した社員を評価する取り組みを行っています。このMVP制度の一環として、i-ShareDXでのマニュアル作成・更新を評価項目として組み込み、マニュアルの作成・更新ごとに人事評価ポイントの加算を行っています。この評価制度も後押しとなり、今では国内全工場のスタッフがi-ShareDXを閲覧するだけでなく、1人１本以上のマニュアル作成・更新に携わっています。今では公開されているマニュアル数は390件にも上り、i-ShareDXは情報のプラットフォームとして社内にすっかり浸透しました。

i-ShareDXを導入したことによって、マニュアル作成と更新が活発になり、社内の情報共有がスムーズになりました。マニュアルの本数が増えたこともあり、先に述べた「承認機能」や、マニュアルに対してレビューが入った場合にすべての箇所を訂正しないと先に進めない「レビュー機能」が大活躍しています。

マニュアルをさらに磨き上げつつ、さらに多くの業務に活用していきたい

現在は、比較的シンプルな文書を中心にi-ShareDXへの載せ替えを進めていますが、今後は「Lucidchart」との連携機能を活用してチャートなどの複雑な内容の文書作成にも取り組む予定です。マニュアル作成のスキルを磨き、今まで以上に見やすくてわかりやすい内容の文書を展開していきたいと考えています。

i-ShareDXが社内の情報プラットフォームとして確立したので、これからの活用によってさらなる業務効率化や改善につながっていくと確信しています。工場内の各所で必要なマニュアルの情報をQRコードで参照できるようにする、教育マニュアルとi-ShareDXを紐づけて業務内容の理解を促す、といった新たな取り組みも進行中です。i-ShareDX活用と評価制度との連携も継続して行い、全スタッフの知見を会社全体の力につなげる環境づくりに役立てていきます。

i-ShareDXは、業務マニュアルや手順書、ISO文書などの社内文書を効率的に作成・管理・共有し情報を資産化するためのクラウドシステムです。

社内文書を資産化し、継続的に活用・進化させる仕組みによって、マニュアルDXの実現をサポートします。
i-ShareDXの詳細はこちら