CASE STUDY 活用事例

イオンタウン株式会社様（以下、イオンタウン様）は、イオングループの中でディベロッパー事業を担い、ショッピングセンター（SC）の開発・運営に携わっています。日本全国で159店舗（2025年5月現在）を展開し、地域の皆さまに愛される店舗づくりをされています。

イオンタウン様ではこれまで紙で運用していた「SC運営基準書」をi-ShareDXに載せ替え、さらに情報の更新やリライト、足りない部分の加筆を行い、マニュアルを体系的に整えることに取り組んでいます。

今回、イオンタウンの営業管理部・新福様に「i-ShareDX」の導入背景や効果についてお話を伺いました。

保存場所もフォーマットもバラバラ。手順書の形骸化が大きな課題に

当社では長年、Word、Excel、Power Point、PDFといったさまざまなフォーマットでできた、厚さ10cm以上にも及ぶ「SC運営基準書」を使っていました。しかし、データが保存されている場所がバラバラ、情報が更新されず古いままになっている、手順書の一部が不足しているといった問題があり形骸化していました。異動によって店舗・地域が変わった人の中には、赴任先の独自のルールになじめずに戸惑うケースもあり、業務の標準化・マニュアル運用改善が大きな課題になっていました。

そんな中、2023年に社長肝いりの組織として「業務マニュアル化推進チーム」が発足し、マニュアル改善を強く推し進めることになりました。当時チームメンバーは2人だけで他社の協力が必要不可欠だったので、展示会に赴いてマニュアル制作会社を探す中でクイックスさんと出会いました。

マニュアル作成、ライティングを丸ごとサポートしてくれる点が唯一無二だった

ツール選定では3社コンペを行い、サンプルとして「拾得物取り扱いマニュアル」を作成してプレゼンしてもらいました。その中でクオリティーが一番高かったのがクイックスさんでした。当社では、マニュアルとして既存の情報をまとめるだけではなく、不足している部分を新しくルール化してライティングする必要もあったので、マニュアルライティングのスキルに秀でたクイックスさんにお願いすることにしました。

当社のマニュアルは網羅する範囲が広く、食品衛生管理から入居店舗との契約関連、トラブル対応など多岐にわたります。当時の基準書ではすべて網羅されていない部分や、指標があっても手順書が整っていない部分もあったので、現場の方たちに直接聞き取りをしてルールを作成しなければならない分野もあります。クイックスさんはそういったヒアリングの場面にも同席して、マニュアル制作のプロとしてプロジェクトを推進するサポートをしてくださいました。そのおかげでスピード感を持ってマニュアル改善を推進することができるようになり、本当に助かっています。

i-ShareDXは社員にとって「情報の拠り所」。日々の業務に不可欠なツールとして定着

現時点で全体の半分ほどのマニュアルを新しいフォーマットで刷新でき、日々500名以上の従業員が閲覧して活用中です。残りの部分についてはリライトの着手中ではありますが、すべての手順書に関わるファイルをカテゴリーに分けてi-ShareDXに集約できました。そのおかげで「業務で困ったらi-ShareDXを見れば大丈夫」という社内認識が確立できています。

i-ShareDXを使うと、特に意識しなくても自然と整ったフォーマットで文書を作成でき、統一感のあるマニュアルに仕上げられます。目次のテンプレートがあるので情報整理がしやすく、マニュアルとして必要な情報を効率よくまとめていけるのも非常に助かっています。また、レビュー機能が優秀で、現場の担当者、総務部、法務部の内容チェックもスムーズに行えるのも特長です。

マニュアルを体系的に整えて、誰もが安心して業務を進められる環境をつくりたい

業務マニュアルがいつでも最新で見やすい状態にあることは、全社員にとって業務を進める上での安心感につながります。新入社員、中途入社社員、出向者など、誰にとっても「ここを見れば大丈夫」と業務の拠り所にしてもらえるようなマニュアルを整えていきたいです。

リライトや更新作業を行っている最中のマニュアルもあり、道半ばではありますが、i-ShareDXの機能を活用しながら効率的にマニュアルの整備を進めていきます。また、i-ShareDXの閲覧分析のデータを活用してよく見られているテーマを見つけ出し、優先順位をつけてマニュアル刷新に取り組んでいければとも考えています。クイックスさんには、これまでと同じように親身でこまやかなサポートをお願いしたいです。

i-ShareDXは、業務マニュアルや手順書、ISO文書などの社内文書を効率的に作成・管理・共有し情報を資産化するためのクラウドシステムです。

社内文書を資産化し、継続的に活用・進化させる仕組みによって、マニュアルDXの実現をサポートします。
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